Лекция: «Деловое общение»
Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня
жүктеу/скачать 1,59 Mb. Pdf көрінісі
|
| 2. Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства,
можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляющей собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т.п. Признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов.) Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место. Русскоязычные названия таких систем обычно представляют собой более или менее удачные эквиваленты англоязычных аналогов: система управления документами (Document Management System), система управления потоками работ (Workflow Management System), электронный архив (Data Ware House). В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). 188 Некоторые системы второго уровня манипулируют параллельно регистрационной карточкой и собственно документом как цельным текстовым или графическим файлом, позволяя оперативно разыскать его и передать пользователю, который работает с ним с помощью программы-приложения — например, текстового редактора Word или электронной таблицы Excel (такой подход реализован, в частности, в системе «Дело» российской компании «Электронные офисные системы»). Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. Сегодня на белорусском рынке информационных технологий пред- лагается довольно широкий спектр АСДОУ. Представляют интерес разработки на базе системы Евфрат, созданной российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. Евфрат представляет собой настраиваемый программный комплекс, на базе которого Micro Express разработала интегральную технологию Micro Express Document Management System (MEDMS) — набор типовых модулей для быстрого создания АСДОУ, адаптированной под конкретную организацию. Важным преимуществом систем на базе Ефрата являются возможности полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которыми, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства. В Беларуси активно продвигается очень мощная и разносторонняя систе- ма коллективной работы с документами Lotus Notes / Domino, имеющая богатые возможности для создания систем документооборота на уровне разветвленной корпорации, территориальные подразделения которой удалены 189 друг от друга. В основе Lotus Notes / Domino лежит объектно-ориентированная (нереляционная) СУБД, позволяющая оперировать с объектами разных уровней, которые могут представлять собой папки, документы, их отдельные структуры и реквизиты, шаблоны и пр. Этот продукт также представляет собой настраеваемый программный комплекс. Несмотря на очевидный прогресс в продвижении подобных систем, сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документооборо- ту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение. Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного доку- ментооборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать проце- дуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив она обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи. жүктеу/скачать 1,59 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|