Лекция: «Деловое общение»
● служебная корреспонденция
жүктеу/скачать 1,59 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- ● письма граждан.
- «Делопроизводство»
| ● служебная корреспонденция — регистрация и контроль исполнения
входящих, исходящих и внутренних документов; ● решения и распоряжения — позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства; ● письма граждан. Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, ответы, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса). Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела. Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. В состав реквизитов РКК входят: корреспондент; краткое содержание; дата создания; регистрационный номер документа; подпись; резолюция; тематика; отметка о наличии приложений; номер дела по номенклатуре; состав документа и др. РКК можно объединять в 194 картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Обработка и хранение документов в системе производится только с РКК. Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел. Прикладная программа «Делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях. Она обеспечивает реализацию следующих функций: перенос входящих документов на машинный носитель; регистрацию документов и направление на рассмотрение; рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль; исполнение и составление отчетов о выполнении; контроль состояния документов при их движении по подразделениям; контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины; подготовку исходящих и внутренних документов, направление на согласование; согласование документов и направление на подпись, или отклонение их; подписание документов; регистрацию исходящих и внутренних документов; печать документов для отправки традиционным способом по почте; формирование дел и направление документов в дела; 195 сортировку и полнотекстовый поиск документов; передачу документов в электронный архив. Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет возможности по пересылке документов в электронной форме между террито- риально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности. жүктеу/скачать 1,59 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|