Мекемені басқару құрылымы. Мекемені басқарудың үш деңгейі

 Тақырып: Microsoft Project 2010 бағдарламалық қамтамасыз етуді жасауды басқару

 Жоба деп берілген мақсатқа жетуге бағытталған іс-шаралар немесе жұмыстың белгілі-бір уақытқа бағынышты құрамын айтамыз. Жобалаудың мысалы ретінде құрылыс нысандарын, кешендерді, ғимараттарды, кәсіпорындарды, өнімнің жаңа түрін шығаруды игеру, өндіріс модернизациясын өткізу,  бағдарламалық жобаны құрастыру және т.б. қарастыруға болады.

 3.1 Жобаны басқарудың негізгі түсініктері

 Жоба мынандай нақты қасиеттерге ие:

1.  жоба әрқашан нақты анықталған мақсатқа ие, ол белгілі бір нәтижеге жетуді талап етеді. Осы нәтижеге жету жобаның аяқталғанын және ойдағыдай біткенін білдіреді;

2.  жобаның нақты сызылған басы бар, ол бірінші жұмыстың басымен сәйкес келеді және қойылған мақсатқа жетуге бағытталған;

3.  жобаның нақты сызылған соңы бар, ол соңғы жұмыстың соңымен сәйкес келеді және ол берілген нәтижеге жетуге бағытталған;

4.  жоба командамен орындалады, оның мүшесіне жобаның басшысы, менеджерлер, орындаушылар кіреді. Негізгі командадан бөлек онда басқа да атқарушылар қатысуы мүмкін, яғни жеке жұмыстарды орындау үшін уақытша команда мен ұйым жұмылдырылуы мүмкін;

5.  жобаны жүзеге асыруда материалдық қор қолданылады. Оның жиынтығы мен саны жобаның мінезі, оған кіретін жұмыспен анықталады;

6.  жобаның бюджеті бар. Жобаның құны жұмсалған материалдың қорымен, нақты жұмыс түрлерінің негізіне байланысты оны жүзеге асыратын командаға төленетін еңбекақы шығындарымен, қосымша басқа да шығындармен есептеледі;

7.  жобада үш түрге шектеу қойылған:

- бюджет шектеуі- жеке жұмыс түрлері немесе барлық жобаның межелі құнын бекітуге;

- уақыт шектеуі- барлық жобаның немесе кейбір жұмыстардың межелі уақытта бітуін сұратуға;

- қор шектеуі- команда мүшесінің шектелуі немесе материалдық қор кестесінің түсуімен шектелу.

Жобаның өмірлік циклы – оның басталуы мен аяқталуы кезіндегі уақыт аралығы. Ол төрт фазаға бөлінеді:

1.  концептуалды фаза. Мақсаттың тұжырымын қосады, инвестициялық мүмкіндіктің талдауы, жүзеге асушының қисыны (техно-экономикалық қисыны) және жобаны жобалау;

2.  жобаны жүзеге асыру фазасы. Нақты жұмыс түрлері мен орындаушыларды қосады, күнтізбелік кесте жұмысын, жобаның бюджетін құрады. Жобалық-смекталық құжаттардың зерттемесі, мердігер мен жеткізушілер келісім-шартқа отырады;

3.  жобаны орындау фазасы. Жобаны жүзеге асыру жұмыстарын қосады, олар құрылыс, маркетинг, дербес оқыту және т.б.;

4.  жобаны аяқтау фазасы. Жобаны қолданысқа берер кездегі сынақтардан өтудің жалпы жағдайлары.

Жобаның нәтижесі – бұл жобаны орындау кезеңіндегі қажетті нәтиже немесе кейбір қажетті өнім. Жобаның мақсатына байланысты нәтиженің сапалы болуына мыналар жауап береді: ғылыми зерттеме, жаңа технологиялық процесс, бағдарламалық қаптама, құрылыс объектісі, жүзеге асырылған оқу бағдарламасы және т.б. 

Жобаның табысты жүріп жатқаны туралы, оның шығындары нәтижеге қаншалықты сәйкес келетінімен, кірісімен, инновациялығымен, сапасымен, уақытша, әлеуметтік, экологиялық және басқа да жоспарланған дәрежелер сипаттамаларымен өлшенеді.

Жобаның басқару параметрлері дегеніміз:

1.  жұмыс түрлері және көлемі;

2.  құны, қалдықтар, жоба бойынша шығындар;

3.  уақытша параметрлер, қосымша мерзім, ұзақтығы және орындалған жұмыстың  резерві мен жоба кезеңі, сонымен бірге,  жұмыстар арасындағы байланыс;

4.  қорлар, жобаның іске асырылуы үшін қажетті адами еңбектер, қаржылық, материалды техникалық база  қордың шектеуімен сұратылады;

5.  жоба шешімінің сапасы, қолданылатын қор, жоба компоненті және басқалар.

Жобаны басқару есебі дегеніміз:

1.  жобаның мақсатын анықтау және оның қисынын келтіру;

2.  жоба құрылымын құру (мақсатқа жету барысындағы жұмыстың негізгі кезеңдері);

3.  қажетті көлемді анықтау және қаржыландыру көздері;

4.  орындаушылар командасын жинақтау, басқа да орындаушылармен келісімшарт құру және дайындау;

5.  жобаны орындау мерзімін анықтау;

6.  жүзеге асыру кестесін жасау;

7.  материалдық қордың жобасы үшін қажетті есептеу, жеткізушілермен келісім- шарттар жасасу;

8.  сметаның есебі және жоба бюджеті;

9.  жобалау және тәуекел есебі;

10.  жобаның орындалу жолын бақылауды қамтамасыз ету.

Жобаны басқару – бұл жобалау процесі, ұйымдастыру, жұмысты және қорды басқару, көздеген мақсатқа жетуге бағытталған, уақытты шектеу шарттары мен жұмыс құны бар қорды бақылау.

Жобаны басқару негізгі үш кезеңнен тұрады:

1.  жобаның жобалауын құрылымдау;

2.  жобалаудың жүзеге асуын бақылау және оны шұғыл түзету;

3.  жобаның аяқталуы.

Бірінші кезеңде жобаның қисыны жүзеге асады, жұмыстардың тізімі бар қор құрылады, жұмыс бойынша қорларды тарату және жоба аяқталуының уақыт критерияларымен тиімді жобалануы, жоба бағасының соммалық құны, қорларды біркелкі тарату, тәуекелдің минимизациясы құрастырылады. Осы жерде барлық қажетті келісімшарттар орындаушылар, мердігер,  жеткізушілермен құрастырылады.  Екінші кезең алғашқы жобадан ауытқуларды болдырмау және уақытылы алдын алу шараларын қадағалау, жоба орындалуының қойылған мақсаттан ауытқымауын бақылау болады. Қандайда бір маңызды ауытқулар байқалса алғашқы жоба қайта өңделеді және жаңасы құрылады. Жобаның аяқталуы негізгі реттеулер әрекетінің орындалуын білдіреді, ол жобаның жұмысын тоқтату және аяқтау деген мағына. Мысалы, орындалған жұмысты қабылдау/тапсыру актісіне қол қою.

Қазіргі уақытта жобаны басқаруды автоматтандыру үшін басқару және желілік жобалау, құрылымдық және күнтізбелік жобалау және жедел басқару пайдаланылады.

Құрылымдық жобалау қорытындысы: жобаны кезеңге және жұмысқа бөлу, олардың ұзақтығын бақылау, орындалу тізбегін анықтау. Құрылымдық жобалаудың нәтижесі ретінде желілік жұмыс кестесін алуға болады, ол жоба ұзақтығын оңтайландыру үшін қолданылады.

Күнтізбелік жобалау уақытша жұмыс диаграммасының құрылуымен және еңбек қорларын орындаушылар жұмысы арасында тарату бойынша қортындыланады, күнтізбелік жобалау нәтижесі Гант диаграммасы болып табылады, онда уақыт осы орындалған жұмыс периодында графикалық көрініспен бейнеленеді. Бұл кезеңде жоба бюджеті және қоры тиімді орындалуы мүмкін.

Жедел басқару шын мәніндегі жұмыс графигінің жоспарлы жұмыспен үздіксіз сәйкес келуінен тұрады. Тиянақты ауытқулар нәтижесі күнтізбелік жоспар немесе алғашқы құрылымдық өзгерістер енгізуге шешім қабылдау болып табылады.

 3.2 Жобаны басқару жүйесіне шолу

Жобаны басқару жүйесі бағдарламалық қамтаманың жеке секторын құрайды. Ол Ресей нарығында көп сұранысқа ие. Мұндай жүйенің пайда болуы ғылымда жүйені басқару өнеріне өзгеріс енгізуге көмектесті, олар ашық стандарттар, әдістер және технологиялар.