2. организация хранения документов архивного

Российской Федерации и других архивных документов 
в государственных и муниципальных архивах, музеях 
и библиотеках, организациях Российской академии 
наук (- М., 2007)
П. 5.3.1
  
Система справочно-поисковых средств (система научно-
справочного аппарата) к документам архива - это комплекс 
взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных 
справочников о составе и содержании архивных 
документов, создаваемых на единой методической основе 
для поиска архивных документов и архивной информации 
в целях эффективного использования
***
"Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление 
описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им 
хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с 
первого взгляда: лишь специалист, знающий основательно свой предмет, 
может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и 
существенное".
Калачев Н.В. Архивы, их государственное значение, состояние и 
устройство. - СПб., 1877.
Архивные справочники в архиве могут вестись в традиционном и в 
автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и 
многоаспектного поиска и представления документной информации. 
Работа по созданию справочно-поисковых средств к архивным документам 
представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и 
лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это 
сведения, различные данные, содержащиеся в документе. 
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся 
первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и 
мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной 
документной информации. 
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных 
шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной 
документной информацией. 
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и 
сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности 
составляют архивную информационную среду. 
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, 
делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники 
существуют во всех государственных и муниципальных архивах и архивах 
организаций. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, 

путеводители. 
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов 
архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное 
хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например, 
выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся 
указатели, обзоры. 
Система СПС каждого федерального архива в середине 1990-х гг. подробно 
была представлена в справочнике "Федеральные архивы России и их научно-
справочный аппарат" [6]. В нем впервые в истории отечественного архивного 
дела воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата 
каждого федерального архива, при этом основное внимание уделено 
внутриархивным справочникам (каталоги, внутрифондовые и межфондовые 
указатели, картотеки, автоматизированные базы данных и др.), часть которых 
ранее была доступна только архивистам. 
Принципы построения системы СПС. Основными принципами построения 
системы СПС являются: 
1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных 
справочников, описывающих первичную ретроспективную документную 
информацию на разных уровнях; 
2) неповторяемость и недублированность информации различных видов 
справочников; 
3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и 
муниципальных архивов. 
Преемственность СПС архивов организаций, государственных и 
муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их 
построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в 
делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с 
необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных 
учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные 
экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение. 
После поступления документов на постоянное хранение описи становятся 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: