путеводители.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов
архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное
хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например,
выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся
указатели, обзоры.
Система СПС каждого федерального архива в середине 1990-х гг. подробно
была представлена в справочнике "Федеральные архивы России и их научно-
справочный аппарат" [6]. В нем впервые в истории отечественного архивного
дела воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата
каждого федерального архива, при этом основное внимание уделено
внутриархивным справочникам (каталоги, внутрифондовые и межфондовые
указатели, картотеки, автоматизированные базы данных и др.), часть которых
ранее была доступна только архивистам.
Принципы построения системы СПС. Основными принципами построения
системы СПС являются:
1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных
справочников, описывающих первичную ретроспективную документную
информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различных видов
справочников;
3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и
муниципальных архивов.
Преемственность СПС архивов организаций, государственных и
муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их
построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в
делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с
необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных
учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные
экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение.
После поступления документов на постоянное хранение описи становятся
Достарыңызбен бөлісу: