2. организация хранения документов архивного

Т1. 16: Т3. Радиофикация 
административных зданий
23.02.01.07:26.02.04.09. 
Радиофикация административных 
зданий
Система индексации СЕК имела 
ограниченные, возможности для 
дальнейшего развития, так как 
почти на каждом (кроме первого) 
классификационном уровне 
составители оставили свободные 
резервные индексы для 
дополнения схемы. Свободные 
индексы в подразделениях 
распределены неравномерно. 
Свободные индексы 
использовались государственными 
архивами по своему усмотрению 
после согласования с архивным 
органом (для индексов на уровне 
ниже раздела). Для использования 
свободных индексов на уровне 
подотделов и разделов архив 
должен был получить согласие 
ВНИИДАД
Система 
индексирования 
ЕКДИ
 
дает 
существенно большие, 
практически неограниченные, 
возможности для дальнейшего 
развития. Составители указывают 
на то, что государственные и 
муниципальные архивы могут 
осуществлять детализацию 
классификатора на уровнях, 
начиная с 5-го (частично), на 6-м, 
7-
м и последующих (полностью). 
При этом требование 
согласований доработки схемы 
классификатора с органами 
архивного управления либо 
ВНИИДАД отсутствует. 
 
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования 
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных 
документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и 
библиотеках, организациях Российской академии наук
 
(далее - Правила 2007 г.) 
продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения 
практику, традиционно относят каталог(и) к категории обязательных для ведения 
в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: "Состав 
системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных 
документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности 
архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. 
Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной" 
(с. 102). 
Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов 
в архивах должен продолжаться, и базой для данной работы должен стать 
новый 
"Единый классификатор документной информации Архивного фонда 
Российской Федерации"
 
[16]. Обратим внимание на ряд функций, которые 
составители относят к основным, исходя из положения, что 
ЕКДИ АФ РФ
- 
это 
современный методический инструмент для: 
объединения архивных ресурсов АФ РФ в единое информационное 
пространство и предметной идентификации национальных архивных ресурсов в 
глобальной информационной сети; 
унификации описания и индексирования тематической структуры АФ РФ; 

организации, структурирования и регулирования постоянно растущего объема 
архивной информации; 
обеспечения совместимости, тесного взаимодействия и взаимоувязанного 
функционирования всех элементов архивной информационной среды; 
повышения эффективности поиска и использования архивной документной 
информации; 
возможности внесения изменений и/или новых понятий без нарушения 
принятой структуры классификации" [20, c. 99-105]. 
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы 
документов: 
организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие документы 
учреждения-фондообразователя; 
руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно 
относящиеся к учреждению-фондообразователю; 
документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, 
обобщения, анализа; 
печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-
фондообразователя; 
копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие 
документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие 
каталогизации. 
При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, 
фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, 
событие или характер отдельной местности, региона и т.д. 
Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление 
очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений 
при их описании на каталожных карточках. При выборе фондов для 
каталогизации следует учитывать определенные факторы, оказывающие 
влияние на очередность работы с фондами: комплексность разработки фондов, 
интенсивность и возможности использования документов, состав и состояние 
СНСА архива и ее элементов, направление, деятельности архива, степень 
сохранности документов. 
При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими 
критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной 
информации, содержащейся в документах фондов, необходимости 
использования документов в плановой, текущей работе архива. 
В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее 
интенсивно используемые фонды: органов государственной власти и 
управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к 

каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при 
подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных 
документов. 
Основное внимание при выборе фондов для каталогизации следует обращать 
на фонды центральных учреждений, состоящих из высокоинформативных 
документов, которые чаще всего не могут быть включены в описание на уровне 
единицы хранения (дела) в полном объеме. 
В фондах отраслевых учреждений рассматриваются отдельные структурные 
части, в которых отложились дела многостороннего содержания, 
сформированные по номинальному признаку (например, протоколы, доклады, 
стенограммы). 
В архивах может применяться метод комплексной разработки фондов, когда 
первоочередной каталогизации подвергаются фонды, документы которых 
связаны между собой временем происхождения и масштабом деятельности в 
рамках одной административно-территориальной единицы, т.е. представляют 
собой определенный комплекс (фонды губернских учреждений определенного 
периода и фонды окружных и уездных учреждений того же времени). 
Использование комплексной разработки фондов дает возможность применения 
группового описания документов. Возможно также проведение каталогизации 
комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их 
существования независимо от административно-территориального деления 
(фонды органов культуры). 
При определении фондов для каталогизации должны учитываться также 
состав и качество CНСА архивов в целом и отдельных ее элементов, прежде 
всего описей. Наличие в архиве именного и географического каталогов может 
оказать влияние на выбор фондов, в которых содержится необходимая для них 
информация. Эти фонды разрабатываются в числе первых. 
Выбор фондов для каталогизации тесно связан с тематикой и интенсивностью 
использования архивных фондов. Например, многие исследования и запросы (в 
ЦГАНХ, РГАЭ) в 1980-е гг. касались агропромышленного комплекса. Поэтому 
разработке были подвергнуты фонды министерств сельского хозяйства, 
тракторного и сельскохозяйственного машиностроения и др. Разработке могут 
подвергаться дела не за весь период существования организации, а за 
определенный период ожидаемого активного использования документов. Так, по 
фонду Министерства сельского хозяйства СССР проводилась каталогизация 
документов до 1946 г., так как период активного обращения к этому фонду 
заканчивался серединой 40-х гг. 
При недостаточной степени сохранности документов фонда, намеченного к 
каталогизации в первую очередь, разработке могут быть подвергнуты также 
фонды учреждений его системы, если их документы более полно освещают 
деятельность основного учреждения. 
Для каталогизации во вторую очередь намечаются отдельные фонды, 
содержащие информацию о различных сторонах деятельности 
фондообразователей, которая не дублируется в документах учреждений [13, с. 
36, 37]. 

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на 
каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных 
приемов описания: 
подокументного; 
поединичного; 
группового. 
При подокументном описании на карточку выносится информация одного 
документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, 
доклады). 
При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, 
но при условии, что она касается одного вопроса или события. 
При групповом описании на карточку заносится информация группы 
документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одного фонда). В этих 
случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени. Как 
видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по 
возрастающей): 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: