Д.10 Переговоры с иностранной делегацией
При встрече иностранной делегации необходимо правильно определить
уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто
подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае – один из его заместителей.
В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между
двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими
же тесными и дружескими. Гостям может быть сообщена программа пребывания, а
если они знакомы с ней, можно подробнее рассказать о наиболее важных пунктах.
Вместе с тем не следует забывать, что первая встреча бывает, как правило,
непродолжительной, 20-30 минут. Беседа ведется за специально предназначенным
для этих целей столом. На стол выставляются минеральная и фруктовая вода,
кладутся сигареты. Через 10-15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе
или чай. Спиртные напитки не, подаются.
В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или
проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных
связях.
Программа пребывания. Деловые беседы могут быть незапланированные и
спланированные заранее. Любая случайная встреча может вылиться в официальный
контакт.
116
Но если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вам вопроса – лучше
тактично отказаться от продолжения беседы. Не стоит говорить о том, что вы не
готовы, или вам надо проконсультироваться с вашим начальством.
Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее программе
пребывания делегации, Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и
внутренние.
Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение,
проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во
внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки,
сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя
программа утверждается руководителем принимающей организации.
Составление программы – трудоемкое дело. Первоначально она составляется
согласно
пожеланиям
иностранцев.
Значит,
эти
пожелания
необходимо
предварительно собрать, а затем согласовать на всех уровнях. Корректировка
программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере.
Предварительные телефонные договоренности. Обычно о деловой встрече
договариваются заранее, и, чаще всего, по телефону. Такие переговоры имеют свои
особенности.
Наиболее целесообразный промежуток между договоренностью и беседой –2-
3 дня. Встреча, запланированная за две недели, бывает хуже подготовлена по чисто
психологическим причинам: хорошая подготовка откладывается «на потом», а затем
времени просто не остается.
Встречи проводятся, как правило, в служебных помещениях партнеров, но не
исключается и нейтральная территория. Ни одна из сторон не может навязать
другой стороне своего варианта места и времени встречи. При этом последнее слово
в этом вопросе всегда остается за приглашаемой стороной. Инициатор встречи
должен первым идти на уступки.
Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет
очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол
придерживается принципа равенства сторон.
117
Но главное, что следует оговорить по телефону, – это предмет беседы, т.е. то,
какие проблемы будут подняты, тематические рамки разговора.
Если вы забыли и упустили по телефону какой-то важный момент, то
перезванивать не рекомендуется. На этот случай протокол рекомендует записывать
перед телефонным разговором все важные позиции и, говоря по телефону, иметь
этот список перед глазами – это гарантия, что вы ничего не забудете.
В соответствии с протоколом право на участие в беседе предоставляется
руководителю принимающей организации и лицам, которых он включит в список. В
связи с этим руководитель организации должен составить протокольный список
участников деловой беседы. В нем указываются фамилия, имя и отчество, место
работы и должность участника. Протокольный список передается иностранцам. В
свою очередь, надо позаботиться о том, чтобы их протокольный список был у нашей
стороны. Обмен протокольными списками может происходить накануне
переговоров или в самом начале встречи.
Во время беседы на столе должны находиться блокноты и ручки для каждого
участника, минеральная вода, идеально чистые стаканы, сигареты, пепельницы.
Необходимо
готовиться
к
беседам,
чтобы
увеличить
вероятность
благоприятного исхода;
Анализ большинства неожиданно проигранных бесед показал, что всякий раз
была совершена некая ошибка – либо в создании обстановки, либо в тактике беседы.
Эти ошибки оказались довольно типичными, часто повторяемыми. Чтобы не
допускать их, разработаны специальные правила.
Правила подготовки и самого процесса беседы просты и естественны.
1. Сформулируйте конкретные цели беседы.
2. Составьте план беседы.
3. Выберите подходящее время и место беседы.
4. Задачи начала беседы: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного
доверия. Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не упоминая об
интересах собеседника, на успех рассчитывать трудно. Подумайте, как связать ваш
118
вопрос с проблемами собеседника, или найдите, что его сможет заинтересовать в
вашем предложении, т.е. начните разговор с темы, интересующей собеседника.
5. Подчините свою тактику целям беседы. Не отвлекайтесь от намеченной
цели.
Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов,
которые можно разделить на «открытые» и «закрытые».
Открытым называется вопрос, на который нельзя ответить односложно (да,
нет, не знаю), например: «Что вам известно про...», «Как вы думаете...», «А
почему...», «Ваше мнение», «Ваши предложения», «Чем вы это обмените».
Открытые вопросы незаменимы, когда вы хотите получить информацию.
Закрытые вопросы – противоположность открытым, они предполагают ответ
«да», «нет», «не знаю». Эти вопросы полезно использовать для убеждения,
получения согласия или отказа от чего-либо, преодоления сопротивления.
6. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух
беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а
не тот, кто много говорит.
7. Сначала – похвала, только потом – критика. Если цель беседы –
критика, то
прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить. Подыскивая, за что похвалить,
вы окажете помощь не только собеседнику, но и себе, поскольку сопоставление
хорошего и плохого сделает и вашу позицию более взвешенной, более терпимой.
Зафиксируйте полученную информацию. Сведения, полученные в процессе
беседы, улетучиваются» из нашей памяти во время самой беседы. Поэтому по ходу
разговора рекомендуется делать пометки, а по его окончании – краткую запись.
Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.
Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что
услышал в конце ее.
Этап знакомства и завязывания разговора:
Hello, how are you?
I don't think we've met before. My name is...
119
Isn't the weather nice? Или: It's been raining/snowing all day long. Is it always like
this here?
So, you are an engineer, aren't you?
What brings you here?
Your earrings are so beautiful. I suppose there should be quite a story about them?
How come you landed/are working /are living in this country?
Поддерживая разговор, можно продолжить задавать вопросы, которые
покажут собеседнику, что он вам действительно интересен:
Did you hear that news story about...?
I read an article in a fashion magazine about...
Did you see the match last night?
What kind of music do you like?
What's your favorite movie?
What kind of books do you read?
You are a lawyer, aren't you? How did you get into law?
Логичным завершением разговора будет умение попрощаться. Для этого стоит
вооружиться несколькими выражениями, которые поставят точку в вашей беседе:
Well, it was nice/lovely/pleasant talking to you.
It was nice to meet you.
I've really enjoyed talking to you.
Hope to see you soon.
It's been a pleasure.
Иногда беседу приходится прерывать более грубым способом:
I am terribly sorry, but I need to go.
I apologize, but I should be going.
А вот пример разговора, где вы найдете все три стадии развития беседы. Герои
John и Patricia, которые встречаются на деловом ужине.
John: Hi, I don't think we've met before. I am John from ABC company.
Patricia: Hi, I'm Patricia.
John: It's been raining cats and dogs for a week now.
120
Patricia: Oh, yes. That reminds me of buying a new umbrella. I get soaked through
every time I go outside.
John: I read an article telling people fall asleep better at the sound of the falling rain.
What do you think about it?
Patricia: I didn't think about it myself. Probably, it's true as I have been sleeping
lately unusually well.
John: Me too!
Patricia: So, I believe there is a bright side to the rain after all!
John: I guess so. Patricia, I see the presentation is starting. Well, it was nice meeting
you.
Patricia: You too. Hope to see you soon.
Это только скелет для разговора. Он служит для того, чтобы повернуть беседу
в правильное русло, чтобы приятно поговорить с человеком и оставить впечатления
общительного, ненадоедливого и интересного собеседника.
Достарыңызбен бөлісу: |