Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
| 5.9.
Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру Елбасының Қазақстан Республикасын əлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдар алдына қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер қойып отыр. Соның бірі «Электрондық үкімет» жобасын жүзеге асыру. Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыз уақытқа сай жұмыс істей алмайды. Бұл заман талабы. Бірқатар мемлекеттік функцияларды басқару ісінде дəстүрлі қағаз негізден электрондық салаға көшу өзге де маңызды факторлармен қатар табысқа жету шарттарының бірі болып отыр. Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте құжаттарды тіркеу жəне олардың орындалуын бақылау процестерін автоматтандыруды, кəсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді ішкі қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер жобаларын қарау мерзімдерін қысқартуды, ел басшылығы тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының, азаматтар мен заңды тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің орындалуын бақылау жөніндегі жұмыстарды жақсартуды, құжаттар бойынша ақпараттық талдау жұмыстары сапасын арттыруды, сондай-ақ ұйымның электрондық мұрағатын құруды қамтиды. Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесін жасау «элктрондық үкімет» құрудың негізгі элементі екенін кəсіби мамандар жақсы түсінеді. Өйткені бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды құжат алмасу ғана емес, сонымен қатар ол құжаттардың, басшылық тапсырмаларының орындалу барысын жедел түрде тексеруге, кемшіліктердің алдын алуға, туындаған проблемаларды дерек базасын пайдалана отырып дер кезінде айқындауға жəне талдауға, басшылық үшін шешімдердің əртүрлі нұсқаларын əзірлеуге, ахуалды жақсартып отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе ақпараттарды, статистикалық мəліметтерді есепке алу мен іздестірудің жеңілдетілетіні жəне жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен сақтаудың қарапайымданатыны іс жүзінде дəлелденіп отыр. Сонымен бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста тұйықталудан сақтайды, істің 224 мазмұндық жағына баса назар аударуға, жаңа ұсыныстар жасауға, қала берді, шығармашылық жағынан өсуге ықпал етеді. Бағдарлама қызметкердің «қағазын қолына алып» кабинет-кабинетке жүгірмей, ол қағаздарға қол қойдырып, мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау бөлмесі алдында кезекке де тұрмай, құжаттар жобасы туралы алыстан-ақ келісе беруіне, электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, оларды көбейтпей-ақ көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне мүмкіндік береді. Электрондық құжат айналымы іске қосылғаннан кейін электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағат қосалқы жүйесінің толық масштабты жобасын ендіру мынадай мəселелердің өз шешімін табуына ықпал етеді: 1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен ұштастыру. 2. Криптоқорғаныс модуліне қосылу, яғни құпияны қорғау қызметін тұрақты пайдалану. 3. Мəліметтердің иерархиялық тəртіпте сақталуын қамтамасыз ету. 4. Мəліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру. 5. Сканерден өткізілетін құжаттар құрамы ауқымын кеңейту. Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мəселелері бойынша қызу пікір алысулар нəтижесінде мамандар көптеген құнды ұсыныстар беруде. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тəжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының жəне электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік əрі əдістемелік базаларын одан əрі дамыту мақсатында мыналарды əзірлеу керек: – электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар; – электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық жəне мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері; – электрондық құжаттармен жұмыс жəне электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық; – тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі; – мемлекеттік сақтауға жəне ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сəйкестендіру жөніндегі нұсқаулық; Сонымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тəсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды əзірлеу қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап айтқанда: – құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау; 225 – мұрағатшылардың мəліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды əзірлеуге қатысуы; – құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау; – Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде жəне мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау жəне сипаттау əрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін жəне электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет. Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек: – іс номенклатураларында электрондық мəліметтер базасы жəне басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет; – мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету. |