Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению
Задачи автоматизации учета и анализа продаж
жүктеу/скачать 1,05 Mb.
|
| 1. Задачи автоматизации учета и анализа продаж
1.1 Постановка задачи 1.1.1 Назначение и цели создание системы Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Для того чтобы автоматизировать учет складских операций, необходимо решить следующие задачи: а) Собрать материал о предприятии; б) Проанализировать сущность задач учета складских операций; в) Обосновать использование вычислительной техники; г) Формализовать расчеты; д) Обосновать разработки по всем видам обеспечения; е) Построить инфологическую модель; ж) Охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию; Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта. Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций. Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров. Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система. При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца. Компьютерная система должна стать не столько помощником, сколько учителем, руководителем и инструментом принуждения необходимых технологии работ. В молодых компаниях начинают с инжиниринга бизнес процессов, так эффект от компьютеризации может кардинально влиять на результативность работы всей компании, если ее только поручить профессионалам реинжиниринга бизнес процессов, предварительно приготовившись к серьезным реформам в организации производственных операций. Но даже самые лучшие программные комплексы не дадут полной отдачи, если их внедрение не поручить специалистам, хорошо разбирающихся в организации управления бизнесом фирмы - заказчика и если высшее руководство не будет сотрудничать с этими специалистами. Склад, в современной форме, нашел широкое применение в производственных и торговых процессах. На этапе производства какого-либо продукта для обеспечения непрерывности его выпуска необходимо складировать сперва сырье, затем полуфабрикаты, а потом и готовую продукцию. Под складом понимается специализированное здание, сооружение, устройство, предназначенное для приемки, обработки, хранения и выдачи грузов (товаров) по назначению. В процессе производства, наряду со средствами труда, участвуют предметы труда, которые выступают в качестве производственных запасов. В отличие от средств труда, предметы труда участвуют в процессе производства только один раз и их стоимость производимой продукции, составляя ее материальную основу. В общем понимании товарно-материальные запасы - это активы в виде: - запасов сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, прочих материалов, предназначенных для использования в производстве или при выполнении работ и услуг; - незавершенного производства; готовой продукции; товаров, предназначенных для продажи. Перед учетом материальных запасов стоят следующие основные задачи: контроль за их своевременным и полным оприходованием, за сохранностью в местах хранения; своевременное и полное документирование всех операций по их движению; правильное определение транспортно-заготовительных расходов и фактической себестоимости заготовленных запасов; контроль за состоянием складских запасов; выявление и организация ненужных субъекту материальных запасов с целью мобилизации внутренних ресурсов; получение точных сведений об остатках и движении запасов в местах их хранения. В процессе производства материалы учитывают по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье, материалы, комплектующие изделия, полуфабрикаты и др.), другие - изменяют только свою форму (смазочные материалы, лаки, краски), третьи - входят в изделие без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые - только способствуют изготовлению изделий и включаются в их массу или химический состав (инструмент, спецодежду и др.). По функциональной роли и назначению в процессе производства все запасы подразделяются на основные и вспомогательные: основные - это материалы, вещественно входящие в изготовляемую продукцию, образуя ее материальную основу (мука при выпечке хлеба); вспомогательные - эти материалы входят в состав вырабатываемой продукции, но, в отличии от основных, они не создают вещественной(материальной) основы производимой продукции. Их применяют в качестве компонентов к основным материалам для придания продукции необходимых качеств (краски, лак, клей), либо они содействуют производственному процессу. Деление материалов на основные и вспомогательные условно, поскольку зависит это от количества применения одного и того же материала в разных видах продукции, от характера технологии и других факторов. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов (ТМЗ). В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте ТМЗ на предприятиях разрабатывается номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движения ТМЗ. Для сокращения номенклатуры ТМЗ и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер. Номенклатурные номера строятся по-разному: они могут быть из шести или девяти знаков и иметь следующую структуру: номер балансового счета, номер группы, номер подгруппы, порядковый номер материалов в подгруппе и т.д. Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов применяемых на предприятии, и используются в качестве справочника всеми отделами предприятия (отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, финансовый и т.д.). Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, на пристани, в аэропорту или непосредственно в своем складском помещении, где их принимает материально-ответственное лицо. Проанализировав деятельность фирмы, видно, что склад для предприятия имеет очень важное значение. Чтоб предприятие полноценно функционировало необходимо вести тщательный учет. Целью разработанной информационной системы, где в качестве клиента выступают поставщики склада, стала организация эффективной работы компьютерной системы, организация компьютеризации документооборота, учетных операций, развитие компьютеризации для поддержания управление предприятием на уровне современных требований. Создав удобный пользовательский интерфейс (меню, формы), требуется обеспечить решение следующих задач: Ввод, корректировка, просмотр входных данных; Анализ и обработку данных; Формирование необходимых запросов и отчетов с возможностью вывода результатов на экран монитора или принтер. жүктеу/скачать 1,05 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|