Диаграмма и номер операции на диаграмме
|
Операция
|
Исполнитель
|
Как часто
|
Входящие документы (документы-основания)
|
Исходящий документ (составляемый документ)
|
Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1Пл_Зак
1а
|
1. Получение внутренней статистики продаж
|
Менеджер гр. планирования и маркетинга
|
Ежесуточно
|
Отчет-таблица собственных продаж
|
Нет
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
1б
|
2. Получение внешней статистики продаж
|
Менеджер гр. планирования и маркетинга
|
Ежесуточно
|
Отчет-таблица продаж внешних источников
|
Нет
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
2
|
3. Расчет потребностей в товаре
|
Менеджер гр. планирования и маркетинга
|
Еженедельно
|
Отчет-таблица собственных продаж
Отчет-таблица продаж внешних источников
|
Таблица потребностей в товаре
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
3
|
4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно
|
Прайс-листы поставщиков
|
Прайс-листы поставщиков
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
4
|
5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
|
Список поставщиков
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
5
|
6. Выбор поставщиков
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Список поставщиков
|
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
6
|
7. Формирование графика поставок без указания количества
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
|
График поставок
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
7
|
8. Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
|
Менеджер группы логистики
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Таблица потребностей в товаре, график поставок
|
План заявок на месяц
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
8
|
9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
|
Менеджер группы логистики
|
Ежедневно по плану заявок
|
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
|
Заказы поставщику
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
9
|
10. Расчет затрат на сертификацию
|
Менеджер группы логистики
|
По мере необходимости
|
Заказы поставщику
|
Отчет о затратах на сертификацию
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
10
|
11. Проверка затрат на непревышение нормы
|
Менеджер группы логистики
|
По мере необходимости
|
Отчет о затратах на сертификацию
|
Отчет о затратах на сертификацию
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
11
|
12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
|
Менеджер группы логистики
|
Ежедневно
|
Заказы поставщику
|
Заказы поставщику акцептованные
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
12
|
13. Направление заказа в отдел закупок
|
Менеджер группы логистики
|
Ежедневно
|
Заказы поставщику акцептованные
|
Заказы поставщику акцептованные
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
13
|
14. Направление заказа поставщику
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежедневно
|
Заказы поставщику акцептованные
|
Заказы поставщику акцептованные
|
Нет
|
|
Задание 5. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме
|
Составляемый документ (исходящий документ)
|
Операция
|
Кто составляет (исполнитель)
|
Как часто
|
Документы-основания (входящие документы)
|
Реестр, в котором регистрируется документ
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Примечание. После того, как документы будут описаны , приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 5
Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ "Заказ", то "Реестр заказов"; документ "прайс-лист", тогда "реестр прайс-листов" и т.д.
На следующих страницах приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)" Общее описание бизнес-процесса
ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
|
Диаграмма и номер операции на диаграмме
|
Составляемый документ (Исходящий документ)
|
Операция
|
Исполнитель
|
Как часто
|
Документы-основания (Входящие докуметы)
|
Реестр, в котором регистрируется документ
|
Комментарий
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1Пл_Зак
2
|
1. Таблица потребностей в товаре
|
Расчет потребностей в товаре
|
Менеджер гр. планирования и маркетинга
|
Еженедельно
|
Отчет-таблица собственных продаж
|
Реестр статистических отчетов
|
|
1Пл_Зак
3
|
2. Список поставщиков
|
Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
|
Реестр прайс-листов
|
|
1Пл_Зак
4
|
3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов
|
Выбор поставщиков
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Список поставщиков
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
5
|
4. График поставок
|
Формирование графика поставок без указания количества
|
Менеджер отдела закупок
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
6
|
5. План заявок на месяц
|
Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
|
Менеджер группы логистики
|
Ежемесячно и по мере необходимости
|
Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
7
|
6. Заказы поставщику
|
Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
|
Менеджер группы логистики
|
Ежедневно по плану заявок
|
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
|
Реестр заказов
|
|
1Пл_Зак
9, 10
|
7. Отчет о затратах на сертификацию
|
Расчет затратов на сертификацию
Проверка затрат на непревышение нормы
|
Менеджер группы логистики
|
По мере необходимости
|
Заказы поставщику
|
Нет
|
|
1Пл_Зак
11, 12, 13
|
8. Заказы поставщику акцептованные
|
Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
Направление заказа в отдел закупок
Направление заказа поставщику
|
Менеджер группы логистики
|
Ежедневно
|
Заказы поставщику
Заказы поставщику акцептованные
|
Реестр заказов
|
|
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
Достарыңызбен бөлісу: |
