Практикум по управлению временем лучшие методы управления временем это методы, удобные лично для вас

му видению готовый органайзер, либо создать свой собственный.
Я, например, могу сознаться перед читателями, что до сих пор исполь-
зую органайзер «ручной работы», представляющий собой обычную
папку-скоросшиватель (формата А4) с подшитыми листочками-блан-
ками, которые просто распечатаны на принтере.
Главной «клеточкой» органайзера (не случайно в русском языке
используется слово «ежедневник») является листок дневного учета
времени. Листок выглядит как таблица, в самом минимальном виде
содержащая три столбца: время начала события, время окончания
события и, собственно, описание самого события. Пример заполне-
ния подобного элементарного листка дневного учета времени приво-
дится ниже:
Можно создать собственный ежедневник, можно использовать уже
готовые органайзеры (если они вас устраивают), но при их заполне-

нии обязательно следует придерживаться описанных ниже правил уче-
та времени.
1. Учет времени действительно должен быть ежедневным, без про-
пуска дней. В некоторых крайних случаях допускается заполнение
органайзера «задним числом» (то есть за вчерашний день), но, по-
пробовав это сделать, вы сами убедитесь, какая это непростая зада-
ча — большой объем информации забывается и теряется.
2. Общее время учета времени, которое позволит вам выявить тен-
денции и закономерности индивидуальных трат времени, — от 2 не-
дель до 2 месяцев. Указанный срок предназначен для ТМ-новичков,
которые желают произвести всего лишь «разведку» своих временных
трат. Если вы серьезно намереваетесь «жить по ТМ-системе», то мож-
но использовать тотальный хронометраж, продолжительность кото-
рого — годы или даже десятилетия.
3. Допустимая точность учета — не менее 15 минут. Хорошая точ-
ность учета — 5 минут (допускается округление до 5 минут).
Более высокая точность учета времени (менее 5 минут) имеет смысл
только при детальном анализе временных трат в каких-либо особых
ситуациях деятельности (в данном случае точность учета может дос-
тигать 15—20 секунд), в противном случае сам учет времени с чрез-
мерно высокой точностью станет занимать слишком много времени
(то есть превратится в «вора времени»).
Точность учета может быть и снижена, например, до получаса. Но
подобное снижение точности учета позволяет получить лишь грубый
«черновик» временных затрат, что имеет смысл лишь при видах дея-
тельности, структурированных большими блоками. Например, в про-
цессе написания этой книги моей ежедневной «плановой нормой» был
четырехчасовой период, не привязанный жестко к какому-либо вре-
мени суток. Недоработка в полчаса и более засчитывалась как серьез-
ная и требующая последующей отработки; в то время как недоработ-
ка (или переработка) в 15—20 минут считалась «несерьезной». Такая
относительно большая погрешность в учете времени, на мой взгляд,
вполне допустима в творческой работе, ведь как сказал Л. Н. Толстой:
«Нельзя жить подробно».
4. Учет времени должен быть объективным — без приписок, «ок-
руглений» в выгодную для себя любимого сторону, без «забывания»
непродуктивных трат времени и т. п. Это не такая простая задача, как
может показаться на первый взгляд. Объективности учета препятству-
ет множество психологических факторов (см. раздел 3.1) нашего «не-
просветленного» сознания — желание приукрасить себя, страх перед

тотальной непродуктивностью собственной жизни, просто лень или
усталость. За объективностью учета времени надо следить, а иногда
даже и бороться! (В этом могут оказаться полезными некоторые ме-
тоды ТМ-контроля, например, помощь со стороны внешних «конт-
ролеров времени»; см. раздел 5.4).
5. В конце каждой недели учета составляется краткое резюме (сво-
его рода «докладная аналитическая записка» самому себе, которая
пишется в произвольной форме), содержащее ответ на следующие
вопросы:
1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно
устранить?
2) На какие виды деятельности тратится больше всего времени?
На какие виды деятельности нужно сократить траты времени?
Каким образом это сделать?
3) Существует ли периодичность (ритм) в каких-либо видах дея-
тельности или в помехах? Как можно использовать (оптимизи-
ровать) эту периодичность?
Лучше, если в составленном резюме будут содержаться хоть какие-
либо цифры, например, суммарные затраты времени по основным
видам деятельности, помехам. Но иногда можно обойтись и без вы-
числений, достаточно лишь наглядно представить порядок времен-
ных затрат на те или иные виды деятельности, «прочувствовав» их
эффективность либо неэффективность.
6. На основе резюме составляются листки-памятки, напоминаю-
щие вам о помехах, способах сокращения временных трат на конк-
ретную деятельность и т. п. Их нужно разместить на виду (удобно,
например, использовать цветные листочки-стикеры с липким слоем,
которые вклеиваются прямо в органайзер или расклеиваются в райо-
не рабочего места).
Используете ли вы в своей работе (или в жизни в целом) органайзер?
Рассмотрите его внимательно: какая ТМ-система в нем заложена, как и
какие виды временных затрат он позволяет планировать, учитывать, кон-
тролировать? Какие из этих возможностей вы используете (регулярно или
изредка), а какие нет? Что вам не нравится в вашем органайзере, чего не
хватает именно для ваших целей управления временем?

3.8. ОРГАНАЙЗЕР ДЛЯ КАЧЕСТВЕННОГО УЧЕТА
ВРЕМЕНИ
Простите за тавтологию, но простой органайзер (см. раздел 3.7)
является крайне простым инструментом для учета индивидуального
времени. С его помощью можно легко оценить количественные зат-
раты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению,
утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке времен-
ных трат.
Как правило, простой органайзер очень легко превращается в орга-
найзер для качественного анализа времени: достаточно лишь приду-
мать несколько качественных категорий, предложить числовую (или
символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзе-
ра несколько столбцов по числу разработанных качественных кате-
горий.
Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для каче-
ственного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер
станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени —
слишком долгой и трудоемкой.
Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре катего-
рии качественного анализа времени (табл. 22), предложена класси-
ком ТМ Лотаром Зайвертом.
В качестве способа анализа предложенных качественных катего-
рий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:
Время полезной работы = общее время работы — (время работы,
которая не была необходима + время работы с неоправданными
затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы,
длительность которой не планировалась).
Могу признаться, что я в течение некоторого времени пользовал-
ся качественными оценками Л. Зайверта для инвентаризации и ана-
лиза моих временных затрат, пока у меня не возникли те самые со-
мнения, которые приведены в столбце «Критика». Возможно, в этом
и есть какой-либо великий и недоступный мне смысл, но категории
Зайверта для качественного анализа времени, на мой взгляд, являют-
ся неточными и семантически размытыми.
Взять хотя бы категорию «необходимость». Какую оценку в своем
органайзере я должен ставить, если существует, например, такой «кон-

фликт необходимостей»: мой не отягощенный интеллектом руково-
дитель считает, что работа необходима, а я (прекрасный эксперт в дан-
ном вопросе) уверен, что работа не нуж а, а даже вредна? А что если
я и сам не уверен — необходима эта работа или нет? Наш мозг может
оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести
которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «0») — просто
невозможно.
Разочаровавшись в качественных оценках временных трат, пред-
ложенных Зайвертом, я решил разработать собственные оценки, ко-
торые и предлагаю вашему вниманию. «Шапка» бланка для качествен-
ного учета времени из моего органайзера выглядит так:

Первые столбцы органайзера для качественного анализа времени
ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и
окончания событий, их длительность, сами события. Вместо «лири-
ческой» графы «Примечания» я решил добавить более целеориенти-
рованную графу «Результат, эффект». По моему мнению, необходи-
мость каждый раз указывать конкретный результат произошедшего
события обладает мощным мотивирующим и контрольным эффек-
том, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени
(помехи) и в то же время развивает «позитивное мышление», помо-
гая обнаруживать «другую выгоду» (см. раздел 1.12) даже там, где ее
на первый взгляд вроде бы и нет.
Я использую пять направлений качественного анализа (табл. 23).

Сразу хочу оговориться, что предлагаемая система не идеальна и,
возможно, кому-то покажется неудобной. Например, для меня ис-
пользование 5-балльной шкалы является удобным с точки зрения
дальнейшей математической обработки, визуализации и анализа по-
лученных данных, а кому-то подобное оценивание покажется избы-
точным.
Выбор самих категорий для качественного анализа времени осу-
ществлялся мною для углубленного анализа моих собственных «сла-
бых мест» в управлении временем (именно поэтому лучше не слепо
заимствовать категории качественного анализа времени откуда-ни-
будь из книжек, а разработать их самостоятельно). Например, для меня
в периоды интенсивной занятости, когда приходилось работать од-
новременно на 3—4 работах и над 8—10 проектами сразу, крайне важ-
но было решить «энергетический кризис», так как зачастую я просто
валился от усталости или внезапно заболевал от хронического пере-
напряжения. Использование категории «Затраты энергии» (Затр.)
позволило мне, во-первых, выявить собственные энергетические «рит-
мы», достаточно точно узнав периоды подъема и спада сил в течение
суток, недели, месяца. Во-вторых, я смог очень точно определить
людей, события и ситуации, выступающие для меня в роли «энерге-
тических вампиров», лишающих меня сил. В-третьих, выявив собы-
тия и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, я
смог лучше понять природу собственных сил и возможностей, что
позволило мне более творчески заниматься собственным «энергети-
ческим самоменеджментом».
Категории «Эффективность» (Эфф.) и «Делегирование» (Дел.)
были введены мною как «средство самолечения» от излишней ответ-
ственности, упрямства, перфекционизма и вообще, вредного стрем-
ления все и всегда делать самому (в том числе и за других). Работа с
категорией «делегирование» в значительной мере помогла развить мне
«аутсорсинговое мышление» и заодно помогла укрепить чувство глу-
бинного доверия к людям и улучшить отношения со многими из мо-
его социального окружения.
Учет времени по категории «эффективность» позволил мне суще-
ственно пересмотреть мои внутренние нормативы на те или иные виды
деятельности. Появилось подкрепленное цифрами понимание, что
«укреплять силу воли» (как в одном из рассказов М. Зощенко, где
маленький мальчик неоднократно заявлял: «А я ем кислую клюкву —
и не морщусь!»), проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда
полезно и продуктивно. Оказывается, многих результатов можно до-

стичь гораздо проще, быстрее и эффективнее, если не «брать против-
ника измором», а приложить «точное усилие в нужное время и в нуж-
ном месте». Оценка эффективности разных видов деятельности
позволила мне серьезно оптимизировать мои способы достижения ре-
зультатов, а также пересмотреть индивидуальные нормативы на раз-
ные виды деятельности как в сторону их уменьшения, так и в сторону
их увеличения.
Изучите предложенные категории для качественного учета времени и
систему их оценивания (запланированность/незапланированность, эф-
фективность, затраты энергии, возможность делегирования или реше-
ния другим способом). Приведите по 2—3 аргумента как «за», так и «про-
тив» каждой из выделенных категорий и системы их оценивания.
Предложите (и обоснуйте) собственные категории качественного уче-
та времени, а также систему их оценивания.
3.9. КАТЕГОРИИ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ
(КОДИФИКАТОР)
Главный смысл инвентаризации индивидуальных трат времени —
проведение (хотя бы на первых порах) тотального хронометража. Это
означает, что независимо от вида выбранного вами органайзера (про-
стой или для качественного учета времени) в графу «Дело, задача»
необходимо тщательно записывать все, что происходит, с «суровой»
периодичностью в 10-15 минут.
Уже через 2—3 недели такой инвентаризации, бросив даже беглый
взгляд на получившийся список событий, вы легко можете прийти в
ужас от полученного «винегрета». Событий и дел так много, они на-
столько разнообразны, что становится крайне трудно их анализиро-
вать и выявлять какие-то общие закономерности.
Чтобы немного облегчить дальнейший анализ трат времени, ре-
комендуется обобщить все многообразие дел и событий, сведя их
к сравнительно небольшому числу качественных категорий (типов,
видов) временных затрат. В основу подобного кодификатора может
лечь схема индивидуального фонда времени (см. раздел 1.8), но обоб-
щенные категории для качественного учета времени могут быть бо-
лее детализированными. Мало того — можно разработать и исполь-

зовать совершенно произвольные категории учета времени, наибо-
лее удобные для изучения ваших персональных трат времени.
Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета
персональных временных затрат. (Пусть вас не смущает числовая «сто-
балльная система» маркировки категорий и субкатегорий — в свое
время это было сделано автором для того, чтобы категории «лучше
понимала» компьютерная программа для статистической обработки.)
100. Работа.
101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорга-
низацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками зап-
ланированных дел, поиск и сортировка документации и т. п.).
102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть распи-
саны детально).
103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не
были завершены вовремя (все — по собственной вине).
104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед,
обусловленное организацией трудового процесса ожидание).
105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть рас-
писано детально).
106. Дорога (на работу и с работы).
200. Помехи.
201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (инфор-
мации, техники, инструментов и т. п.) в организации. Ресурсы могут
быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных
трат времени.
202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и уп-
равленческой неэффективности руководства (нечеткость постанов-
ки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т. п.).
203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неваж-
но — деловое общение или неформальное).
204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интере-
са, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т. п.).
205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (оши-
бочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков
и т. п.).
300. Самообслуживание.
301. Сон.
302. Пассивный отдых.

303. Еда.
304. Гигиена.
400. Домашний труд.
401. Магазины.
402. Уборка, наведение порядка в доме.
403. Ремонт, в том числе мелкий.
404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.
405. Разное (например, дача).
500. Свободное время.
501. Общение с друзьями, треп по телефону, гости и т. п.
502. Чтение книг, прессы.
503. Телевизор.
504. Творчество, хобби.
505. Спорт (утренняя гимнастика + бег).
506. Путешествия, поездки, походы, прогулки.
Приведенным выше кодификатором, без затей «списанным» со
схемы индивидуального фонда времени (раздел 1.8), я пользовался
на протяжении примерно полутора лет. В принципе, для начала он
оказался довольно неплох, хотя и возникали некоторые затруднения.
Вот, например, субкатегория «Еда» — в большей степени относится к
категории «Самообслуживание» или к категории «Домашний труд»?
Возможно, для многих женщин «Еду» следует разделить на две субка-
тегории — «Потребление пищи» («Самообслуживание») и «Приготов-
ление пищи» («Домашний труд»). Но я готовлю редко, обычно — толь-
ко для себя самого, мало того, приготовление еды для меня часто
является приятным и интересным занятием. Именно из этих сообра-
жений я решил отнести «Еду» только в категорию «Самообслужива-
ние», но не включил ее в «Домашний труд» или в «Свободное время».
Следует отметить, что кодификатор не является чем-то «вечным» —
его можно и нужно изменять в соответствии с актуальными задачами
ТМ. За годы освоения ТМ я модифицировал свой кодификатор, по
меньшей мере, раз пять. В приведенном выше в качестве примера
кодификаторе — 5 категорий и 26 субкатегорий, но бывали времена,
когда я использовал 8 категорий и порядка 40 субкатегорий! На мой
взгляд, оптимальное для глубокого качественного анализа число ка-
тегорий равно 5—6, а число субкатегорий не должно превышать 30.
Отклонения от этих «оптимальных» чисел нежелательны: уменьше-
ние числа категорий (субкатегорий) делает анализ слишком поверх-

ностным, банальным и неинформативным, а увеличение числа кате-
горий (субкатегорий) сделает его громоздким и запутанным, затруд-
нит понимание четких тенденций в качественных затратах времени.
Изменение кодификатора может быть чисто механическим: «ук-
рупнение» (объединение каких-либо субкатегорий в более обобщен-
ные) или «дробление» (деление субкатегорий на более детализи-
рованные). Но изменение кодификатора может включать в себя и
качественное реструктурирование, когда какие-либо субкатегории
«мигрируют» в другие категории, добавляются новые категории или
исключаются старые, утратившие свою актуальность.
Изучите предложенный кодификатор затрат времени. Если бы вы ре-
шили использовать этот кодификатор качественных затрат времени, то
как бы вы хотели его оптимизировать?
Какие субкатегории учета времени вы хотели бы добавить в предло-
женный список? Какие — исключить из предложенного списка?
Может быть, какие-либо из предложенных субкатегорий вы хотели бы
«укрупнить», «раздробить», «передвинуть» в другие категории?
3.10. КАТЕГОРИИ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ
МЕНЕДЖЕРА
Если решать задачу качественного учета временных трат по раз-
личным категориям не в рамках «индивидуального» ТМ, а в рамках
«ролевого», то возможно выделение специализированных категорий,
позволяющих оценить затраты рабочего времени для различных про-
фессий, видов и направлений трудовой деятельности.
Ниже приводятся примеры категорий для детального учета вре-
менных затрат менеджера.
Функции менеджера:
1. Стратегическое планирование, выработка ценностей, целей,
работа над видением, миссией и т. п.
2. Оперативное планирование, формулировка текущих проблем,
задач и т. п.
3. Постановка задач перед подчиненными, инструктаж, делеги-
рование и т. п.

4. Оперативное управление, координация деятельности сотруд-
ников и т. п.
5. Обратная связь, контроль над выполнением работ, оценка ре-
зультатов и т. п.
6. ...
Содержание решаемых вопросов:
1. Стратегические вопросы, связанные с комплексным анализом
целостной ситуации, планированием и целеполаганием на раз-
ных уровнях управления (общее управление).
2. Финансовые вопросы.
3. Вопросы производства (процесса и технологий деятельности).
4. Вопросы ресурсов, материально-технической базы.
5. Вопросы сбыта, маркетинг, реклама, PR.
6. Кадровые вопросы.
7. Вопросы отношения организации с внешней средой.
8. ...
Характер общения:
1. Индивидуальная работа в одиночестве.
2. Диалог с подчиненным (вертикальная коммуникация).
3. Диалог с руководителем (вертикальная коммуникация).
4. Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).
5. Групповая работа с подчиненными и коллегами (совещания,
отчеты, планерки и т. п.).
6. Групповая работа с руководителем и коллегами.
7. Общение с внешними партнерами (проведение переговоров
и т. п.).
8. Общение с представителями власти, контролирующими орга-
низациями, прессой и т. п.
9. ...

жүктеу/скачать 13,34 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: