Редакциялық алқасы

 
ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
 
 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ 
 
43 
 
 
 
 
 
Б.Д. Шайлазымов,
 
руководитель управления архивных технологий
 
Архива Президента РК 
 
 
ОРГАНИЗАЦИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА»
 
В АРХИВЕ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
 
 
Вопрос неуклонного роста объемов архивных документов ее систематизации и обес-
печения сохранности является актуальным
 
практически для всех предприятий и органи-
заций, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принад-
лежности.
 
Сегодня  наиболее  используемым  решением  данного  вопроса  стала  автоматизация 
процесса, путем внедрения современных информационных технологий, а именно органи-
зация многофункционального электронного архива учреждения.
 
Современный электронный архив должен как минимум обеспечивать быстрый поиск, 
прямой доступ к записанным на них сведениям с возможностью редактирования и функ-
ции  передачи  записанной  информации  по  каналам  связи,  поэтому  процесс  ее  организа-
ции является сложным, требующим комплексного подхода и существенных материальных 
затрат.
 
В  2004  г
. 
в  рамках  принятой  Го-
сударственной  программы  формиро-
вания  «Электронного  правительства» 
был  разработан  проект  электронных 
архивов  государственных  органов 
СЭАГО,  в  соответствии  с  которым,  в 
2005 г. началась ее опытная эксплуа-
тация  на  базе  Архива  Президента 
Республики Казахстан.
 
С тех пор, на протяжении 10 лет 
электронный архив АП РК находится в 
постоянном  процессе  улучшения  и 
совершенствования,  результаты  ра-
боты  будут  изложены  в  данном  док-
ладе.
 
В  целом  электронный  архив  уч-
реждения  представлен  в  виде  ин-
формационно
-
поисковой 
системы 
(далее –
 
ИПС) «Электронный архив», 
которая  содержит  электронные  копии 
архивных  документов  (т.
 
е.  электрон-
ный  фонд  пользования)  и  обладает 
многоуровневой системой их поиска. 
 
Формирование ИПС начинается с 
создания  электронных  копий  архив-
ных  документов,  а  именно  перевод 
бумажных  документов  в  электронный 
вид. 
 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
44 
 
Рис.
 1 
 
Работа по данному направлению осуществляется на Станции оцифровки бумажных 
документов, в которой функционирует 6 многофункциональных устройств (далее –
 
МФУ) 
со  встроенными  высокоскоростными  сканерами.  Из
-
за  разнородности  форматов  архив-
ных документов выбор пал именно на эти устройства. Дополнительный планшетный ска-
нер и обходной лоток позволяет придерживаться темпов сканирования даже в тех случа-
ях  когда  в  архивном  деле  встречаются  страницы  не  соответствующие  стандартному 
формату –
 
А4 или с колеблющейся плотностью бумаги. Встроенный планшетный модуль 
так же необходим для сканирования ветхих архивных документов.
 
В  среднем  оператор  одной  машины  сканирует  около  12  дел  в  день  объемом 
 
1 
200 стр., что в месяц составляет 240 дел (24
 
000 стр.). Таким образом, за 1 месяц через 
6 МФУ проходят около –
 1 
440 дел (144
 
000 стр.).
 
К сканированию допускаются документы, не требующие либо прошедшие реставра-
цию.  Данная  мера  обеспечивает  не  только  физическую  сохранность  сканируемых  доку-
ментов,  но  и  позволяет  операторам  станции  оцифровки  придерживаться установленных 
темпов работы.
 
Документы  с  размытым  текстом,  механическими  повреждениями  (мятые,  порван-
ные), залитые чернилами, имеющие жировые пятна и следы реставрации, затрудняющие 
чтение документа, не всегда поддаются восстановлению, поэтому сканирование произво-
дится с использованием специальных графических редакторов.
 
Посредством локальной сети сканеры в паре с рабочими станциями взаимосвязаны 
единым банком данных. Операторы оцифровки, находясь  за своими рабочими местами, 
занимаются  только  сканированием  и  приданием  им  первичных  атрибутов,  такими  как: 
фонд, опись и дело. Весь отсканированный материал попадает и аккумулируется в еди-
ном банке данных, где их систематизируют, отправляют на электронный носитель и вно-
сят в базу данных.
 
Значительную помощь в увеличении объемов оцифровки бумажных документов так 
же  оказывает  и  Com
-
система.  Предназначенная  для  создания  микрофиши  страхового 
фонда, система была настроена таким образом, что перед экспозицией и проявкой мик-
роформ,  отсканированные  документы  сохраняются  в  памяти  рабочей  станции  в  элек-
тронном  виде.  Далее  остается  лишь  придать  опознавательные  атрибуты  данным,  запи-
сать их на электронный носитель и  внести в базу данных.
 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
45 
Работа  по  усовершенствованию  вопросов  ускорения  оцифровки  продолжается,  так 
как одной
 
из приоритетных задач Архива является широкомасштабная оцифрования все-
го объема архивного материала учреждения.
 
Следующей  немаловажной  составляющей  является  организация  работ  по  система-
тизированному наполнению информационно
-
поисковой базы данных ИПС «Электронный 
архив».
 
Данный  процесс  осуществляется  на  Станции  ввода  электронных  документов.  Про-
цесс ввода начинается с линии ретроконверсии, так как для решения задач атрибутивно-
го и контекстного поиска возникает необходимость перевода документа в  машиночитае-
мый вид.
 
 
Рис. 2
 
Ретроконверсия (ретроспективная конверсия)
 
–
 
это специальная промышлен-
ная (т.
 
е. в больших объемах) технология перевода текстовых данных из графическо-
го  вида  в  цифровой  машиночитаемый  вид  путем  сканирования  и  автоматического 
распознавания.
 
Для  организации  этой  линии  используется  технология  оптического  распознавания 
символов,  в  нашем  случае  представленная  программным  продуктом  Capture  Batch 
Manager компании «Kofax».
 
Оптическое  распознавание  символов 
(
англ.
  optical  character  recognition  OCR) 
–
 
механический или электронный перевод изображений рукописного, машинописного или 
печатного текста в текстовые данные –
 
последовательность кодов, использующихся 
для представления символов в компьютере (например, в текстовом редакторе). Рас-
познавание  широко  используется  для  конвертации  книг  и  документов  в  электронный 
вид.
 
По  завершению  автоматического  процесса  распознавания  мы  получаем  дополни-
тельную прикрепленную копию исходного документа в формате текстового файла (Word) 
с любым заданным расширением (DOC или DOCX).
 
Полученный  машиночитаемый  документ  позволяет  нам  в  дальнейшем  ставить  до-
полнительную задачу для поисковой системы по осуществлению полнотекстового поиска 
необходимого документа. 
 
Полнотекстовый поиск  –
 
автоматизированный  документальный поиск, при  ко-
тором в качестве поискового образа документа используется его полный текст или 
существенные части текста.
 
Объем  распознанных  текстовых  символов  прямопропорционально  зависит  от  каче-
ства бумажного документа и процесса сканирования. Поэтому для категории слабочитае-
мых документов  с затухающим или слабоконтрастным текстом  после  распознавания не-
обходим процесс верификации и редактирования.
 
После  завершения  этого  цикла  работ  данные  экспортируются  в  базу  данных  (плат-
форма IBM FileNet) и с помощью встроенного функционала им придают поисковые атри-
буты, а также определяют место расположения. Атрибуты подразделяются на основные и 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
46 
вспомогательные.  Основными  атрибутами  электронного  архивного  дела  считаются:  но-
мер фонда, описи, дела и его название. В случае если за единицу хранения берется до-
кумент,  то  и  его  номер  с  названием.  Вспомогательные  формируются  в  зависимости  от 
рода  деятельности  и  задач  каждого  учреждения.  Учитывая  направление  работ  Архива 
Президента Республики Казахстан, а так же предложения наших исследователей в функ-
ции поиска вошли следующие вспомогательные атрибуты:
 
–
 
поиск по составу и виду документа;
 
–
 
поиск по географическому указателю;
 
–
 
поиск по персоналиям;
 
–
 
поиск по автору документа;
 
–
 
поиск по начальной и конечной дате документа.
 
Поиск архивных документов по атрибутам бессмыслен без удобного путеводителя по 
фондам, поэтому в ИПС «Электронный архив» предусмотрен электронный путеводитель 
по фондам –
 
БД «Архивный фонд».
 
 
Рис 3.
 
 
Он  представляет  собой  систематизированный  перечень  наименований  архивных 
фондов с их краткими характеристиками. Данные БД «Архивный фонд» активны и могут 
углубляться до уровня описи, а далее и дела, что в свою очередь позволяет оперативно 
получать информацию о составе, количестве и состоянии архивных документов.
 
Таким образом организован электронный архив нашего учреждения, работы по раз-
витию и совершенствованию которого продолжаются, и по сей день.  
 
 
 
 
Н.Ю. Новикова,
 
главный эксперт управления архивных технологий
 
Архива Президента РК
 
 
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
 
НА МИКРОФОРМАХ В АРХИВЕ ПРЕЗИДЕНТА РК
 
 
Обеспечение  сохранности  исторического  и  культурного  наследия  народа  нашей 
страны  является  одной  из  важнейших  задач  государства,  без  решения  которой  невоз-
можно дальнейшее гармоничное развитие общества. Это ясно отражено в Положении о 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
47 
Государственном страховом фонде копий документов от 28 мая 2002 г
.
, одной из базовых 
задач которого является страховое копирование редких и особо ценных архивных дел и 
отдельных документов.
 
Архив  Президента  РК  является  хранителем
 
уникальных  документов  по  истории  Ка-
захстана, и как и перед любым архивом, перед АП
 
РК стоит задача не только их сохран-
ности, но и возможности долговременного использования. 
 
В АП
 
РК работа по созданию страхового фонда документов велась с момента обра-
зования  архива,  для  чего  использовался  наиболее  экономичный  и  практичный  способ 
создания страховых копий документов –
 
микрография. 
 
Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, в ча-
стности  микрофише,  без  потери  качества  и  специальных  требований  к  условиям  хране-
ния составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз.
 
До  2008  г
. 
в  архиве  использовалось  оборудование  для  микрофильмирования  рос-
сийского  производства  –
 
комплекс «Старт М». На нем производилось  т.
 
н. классическое 
микрофильмирование, являющееся особой разновидностью фотографии. У этого метода 
копирования  были  свои  «минусы».  Классическое  микрофильмирование  ведется  практи-
чески вслепую, и качество работы можно было оценить только после проявки пленки. Ес-
ли при этом
 
оператор допускал ошибку, например, в расположении страницы в кадре или 
порядке кадров, ошибался при фокусировке и т.
 
п., оригинал приходилось полностью пе-
реснимать,  что  дополнительно  его  травмировало и  требовало  больших затрат  времени. 
Классическое  микрофильмирование  с  использованием  микрофиш  в  настоящее  время 
практически прекращено во всем мире, и соответствующие камеры серийно не произво-
дятся. Со временем оборудование не только морально, но и физически устарело, и встал 
вопрос о его замене.
 
Бурное  развитие  цифровых  технологий  и  компьютерной  техники  дало  возможность 
хранить большие массивы  информации в  цифровом виде. Практически во всех крупных 
архивах мира создаются электронные базы данных документов, т.
 
к. хранение копий ар-
хивных фондов в электронном виде обеспечивает максимально быстрый поиск информа-
ции и доступ к ней, быстрое копирование и рассылку с использованием Интернета. Каза-
лось бы, что с появлением новых технологий, основанных на создании и хранении элек-
тронных образов документов, востребованность такого способа копирования документов 
как микрофильмирование должна снизиться. Но этого не произошло, так как со временем 
проявились  проблемы хранения информации в цифровой форме.
 
Одной  из  проблем  является  сравнительно  малый  период  хранения  –
 
уже  сегодня 
носители цифровой информации, произведенные 20 лет назад, невозможно прочитать в 
связи с полной сменой парка аппаратных средств и программного обеспечения. 
 
Вторая  проблема  –
 
это  высокая  себестоимость  хранения  информации:  достаточно 
надежное хранение цифровой информации подразумевает ее обязательное копирование, 
внедрение и использование специальных программ, обеспечивающих постоянное тести-
рование базы данных, обеспечение других процедур, направленных на недопущение по-
тери информации. Кроме того, в ситуации, когда полная замена аппаратных и программ-
ных средств происходит не реже одного раза за несколько лет, возникает необходимость 
постоянной закупки новых компьютеров, программ и перезаписи информации. При увели-
чении объема базы данных затраты на ее поддержание растут в геометрической прогрес-
сии. То есть, хранение единицы информации в цифровом виде значительно дороже, чем 
хранение на микроформах.
 
Кроме  того  информация,  хранящаяся  в  электронном  виде,  подвержена  внешним 
воздействиям,  таким  как  электрические  и  магнитные  поля,  сбои  электропитания,  хакер-
ские атаки, рассылки вирусов. Не стоит забывать и «человеческий фактор» –
  
просто слу-
чайное нажатие клавиши, приводящее к удалению информации.
 
Вывод  –
 
электронная  форма  хранения  информации  может  быть  охарактеризована 
как  быстрая,  гибкая  и  оперативная,  но  дорогая
 
и  недостаточно  надежная,
 
когда  речь 
идет о хранении копий документов на протяжении сотен лет. 
 
Оптимальное  решение  задачи  заключается  в  создании  комбинированного  метода 
копирования,  сочетающего  в  себе  плюсы  обеих  технологий.  Это  т.
 
н.  СОМ–технологии, 

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
48 
которые идеально встраиваются в  концепцию создания параллельно двух фондов  доку-
ментов –
 
электронного фонда пользования и страхового фонда на микроформах.
 
После тщательного ознакомления с современными мировыми
 
тенденциями в облас-
ти  долговременного  хранения  информации,  было  выбрано  уникальное  оборудование 
SMA для сканирования и микрофильмирования, производимое немецкой компанией SMA 
Elektronic  Document  GmbH 
–
 
СОМ
-
система.  Это  оборудование  для  существенно  усовер-
шенствованной  и  обогащенной  новыми  возможностями  микрографии.  СОМ
-
технология 
предусматривает  предварительное  сканирование  оригинала  с  последующим  выводом 
полученного графического файла на микроформу (кадр микрофиши). 
 
СОМ
-
системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом об-
работки  микрофотоносителей,  т.
 
е.  вся  химико–фотографическая  обработка  микроформ 
производится автоматически внутри самой СОМ
-
системы. Подавая на вход файлы, мы на 
выходе  получаем  готовые  сухие  микрофиши  архивного  хранения.  Система  не  требует 
подачи воды и наличия канализации, т.к. использует готовые наборы герметично закры-
тых  химикатов.  После  отработки  химикатов  они  просто  заменяются  новыми.  СОМ–
система  сохраняет  документы,  представленные  в  электронном  виде  в  любом  формате
 
(TIFF, PDF, JPEG, BMP и т
. 
д.), оперативно конвертируя их в аналоговую форму и запи-
сывая на носитель долговременного хранения (микропленку).
 
Остановимся подробнее на
 
преимуществах СОМ
-
системы.
 
1. 
Побочным продуктом СОМ
-
технологии являются электронные образы докумен-
тов, которые можно использовать для пополнения «Электронного архива» и фонда поль-
зования.  Возможен  и  обратный  процесс  –
 
использование  уже  имеющихся  электронных 
ресурсов для создания страхового фонда на микрофишах.
 
2
.  При  работе  с  документом  СОМ
-
процесс  подразумевает  его  только  однократное 
сканирование. В современных сканерах используется LED–подсветка, низкая по интен-
сивности и не содержащая ультрафиолетовой и инфракрасной составляющей, т.
 
е. ока-
зывает  на  оригинал  гораздо  меньшее  влияние,  чем  микрофильмирующая  камера  с  ее 
мощным световым потоком.
 
3. 
В  СОМ
-
процессе  все  файлы  можно  предварительно  проконтролировать,  устано-
вить их порядок. Другими словами, СОМ
-
система позволяет проверить качество микро-
фильма
 
до его создания, а не после.
 
4. 
Имея  набор  файлов,  выведенных  на  пленку  в  первый  раз,  можно  повторить  эту 
операцию многократно, получая микрофиши с исходной читаемостью.
 
5. 
СОМ
-
микрофильмирование не требует создания специальных условий в помеще-
нии,  где  оно  производится.  СОМ
-
системы  гораздо  компактнее  микрофильмирующих  ка-
мер и требуют намного меньшей площади для их установки и обслуживания, а также ха-
рактеризуются пониженным энергопотреблением.
 
6. 
СОМ
-
системы позволяют микрофильмировать электронные документы, изначаль-
но не существующие на бумаге, но представляющие ценность.
 
Многие  архивы  исторически  в  качестве  микроформ  для  долговременного  хранения 
информации используют микрофиши, т.
 
к. микрофиша является наиболее емким носите-
лем.  При  одинаковом  объеме  хранимой  информации  микрофиша  занимает  гораздо 
меньший  физический  объем  по  сравнению  с  рулонным  микрофильмом.  Именно  это  об-
стоятельство, а также простота поиска документа, является аргументом в пользу микро-
фиш.
 
Микрофиша (от «микро»
 
и француз
. 
«f
icher
» –
 
вбивать, втискивать) –
 
копия плоских 
оригиналов  документа,  изготовленная  в  виде  микроформы  на  прозрачной  форматной 
пленке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в не-
сколько рядов. 
 
На одной микрофише помещается от 30 до 130 страниц книжного текста. Существу-
ют  ультрамикрофиши  –
 
микрофиши,  содержащие  копии  изображений  документов  или 
предметов с уменьшением более чем в 90 раз.
 
Для создания страхового фонда в  Архиве  Президента РК выполняются форматные 
микрофиши размером 105 х 148 мм, с уменьшением в 24 раза. На одной микрофише по-
мещается 98 кадров (из них 95 –
 
копии документов, а 3 это т.
 
н. служебные кадры –
 
тра-

ЖАҢА ТЕХНОЛОГИЯЛАР МЕН ТЕХНОТРОНДЫҚ МҰРАҒАТТАР 
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНОТРОННЫЕ АРХИВЫ
 
49 
фареты, на которых указываются номера листов оригинала с которых начинается и кото-
рыми заканчивается микрофиша).
 
Формирование  микрофиши  производится  с  помощью  программного  обеспечения 
Batch  Scan  Wizard,  возможности  которого  позволяют  сделать  вполне  читаемыми  даже 
слабоконтрастные тексты или тексты с затемненным фоном.
 
Для  чтения  м/ф  используются  специальные  проекционные  аппараты,  (т.
 
н.  читаль-
ные)  создающие  на  встроенном  экране  увеличенное  в  24  раза  изображение  страниц. 
Микрофиши также можно читать с помощью фотоувеличителя, диапроектора или сильной 
лупы.
 
В заключение –
 
статистические данные. На сегодняшний день в Архиве Президен-
та  РК
 
хранятся   
48 
128  микрофиш,  отснято  –
  62 
484  дела,  всего  сделано  –
  7 518 091 
кадр, показания счетчика сканера СОМ–системы –
 1 276 
310 кадров
. 
 
 
 
 
Сальменбаева А.,
 
главный эксперт управления комплектования и документации
 
Архива Президента РК
 
 
НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
 
 
В  этой  статье  рассматривается  важность  создания  электронного  архива,  основные 
этапы и современные тенденции. 
 

жүктеу/скачать 7,14 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: