132
1 Заголовок. Заголовок чаше всего печатается на бланках типографским
способом и содержит название организации или фирмы, от которой исходит письмо,
её адрес, номера телефонов, название кодов и другие данные. Названия всесоюзных
внешнеторговых
организаций пишутся латинским шрифтом, например: Sojuzexport
2 Дата. Наиболее распространенные способы написания дат следующие:
20
th
May, 19... (читается)
the twentieth of May, 19...
May 20, 19... (читается)
May the twentieth, 19...
3 Адрес. Адрес получателя пишут на левой стороне письма в
следующем
порядке:
1) наименование организации (или фамилия должностного лица);
2) номер дома, название улицы;
3) название города (с указанием почтового района или штата);
4) название страны.
В заголовках и дате писем точка не ставится.
4 Вступительное обращение. Наиболее распространенными формами
вступительного обращения являются:
Dear Sirs,
Уважаемые господа!
Gentlemen:
Господа! (форма, чаще употребляемая в США)
После вступительного обращения в Великобритании ставится запятая, в США
– двоеточие.
5 Текст письма. Весь текст разделяется на абзацы без использования красной
строки. Перед основным текстом часто даётся пояснение относительно его
содержания.
Примеры
1 Re: (читается: regarding) Order No.... for Working Drawings.
П р и м е ч а н и е –
Re – сокращение латинского выражения
in re
– «no делу». Оно означает
«касательно» или «относительно».
2 About: Contract No. 2535/45.
3 Subject: Order for Pumps.
Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
133
Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing
to you to ...".
В деловом письме не допускаются произвольные сокращения или изменения
наименований советских и иностранных организаций, объединений или фирм.
Например, нельзя Посольство Арабской Республики Египет именовать Египетским
посольством. В
тексте делового письма недопустимы также сокращенные грам-
матические формы. Например, нельзя писать we shan't, we don't, it can't, it won't,
we’ll, etc.. а следует писать: we shall not, we do not, it cannot it will not, we shall (will),
etc. С прописной буквы пишутся:
1) все слова в заголовках (кроме артиклей, предлогов и союзов), включая
сокращения;
2) слова, обозначающие государственную и национальную принадлежность
(Russian, English. French, etc.);
3)
названия организаций, фирм, отделов, контор и т.д.;
4) географические названия;
5) названия месяцев и дней недели;
6) слова во вступительных обращениях;
7) первое слово в заключительной формуле вежливости;
8) названия документов и объектов.
6 Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной формулы
вежливости обычно используются:
Yours faithfully С уважением
Respectfully yours
Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for
your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата
и "Yours faithfully", если нет.
Формулы Yours truly и Yours sincerely в
деловой переписке, как правило,
употребляются в США.
7 Подпись. После заключительной формулы (иногда) ставится запятая и затем
подпись.
Подпись, расшифровка подписи, должность следуют друг за другом в
134
строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть
продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарём.
Например, директор, отправляясь в командировку, оставил задание секретарю
напечатать письмо. В этом случае подпись будет выглядеть так:
pp Diana Price
David Bradly
Managing Director
где pp (per procurationem – лат.) означает по доверенности, за кого-то.
8 Приложение. Если в одном конверте с
деловым письмом адресату посланы
какие-либо материалы, например, спецификации, каталоги и т.п., на письме делается
пометка Епсl., сокращение, принятое для слова Enclosure «приложение», которое
ставится в нижнем левом углу письма, после подписи.
Достарыңызбен бөлісу: