Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов.
В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором
перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения
документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и
руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в
дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и
состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и
их перевозка соответствовала требованиям обеспечения их сохранности.
Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и
использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
Выдача дел оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел и актами о
выдаче дел во временное пользование, а также фиксируется в книге выдаче
документов.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается
карта-заместитель, которая при возвращении дела изымается и хранится до
минования надобности, но не менее 1 г. [36, с. 35-37].
Публикация документов - одно из важнейших направлений научной работы
архива.
Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по
подготовке документов к изданию.
Существуют различные типы, виды и формы публикации документов:
Достарыңызбен бөлісу: