2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
3.-Бурова-Е.М.-Архивоведение-2012-g
| В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по
инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем. Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым информационным запросам потенциального потребителя. В результате работы по инициативному информированию в государственном, муниципальном или архиве организации, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива. Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В архиве организации лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации. Региональные, муниципальные архивы работают с кругом постоянных потребителей информации. Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, с целью реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее. Одна из основных форм использования архивных документов - предоставление архивных документов пользователям (исследователям). В государственном и муниципальном архиве для этой цели создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также справочно- поисковыми средствами. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В архиве организации обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей. Документы Архивного фонда Российской Федерации предоставляются российским и зарубежным пользователям в читальных залах государственных и муниципальных архивов для проведения научных исследований, генеалогических изысканий, поиска правоустанавливающих документов для оформления земельных участков и строений и т.д. Так, в 2004-2005 гг. в читальных залах федеральных архивов работало около 23 тыс. пользователей, которые сделали 119 908 посещений. В читальные залы по их запросам было выдано более полумиллиона дел, изготовлено 1 млн 300 тыс. копий документов на различных носителях. Предоставление документов и справочно-поисковых средств в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном или муниципальном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан для пользователей. Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Федеральной архивной службой в 1998 г. При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшивается: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов. В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др. В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной. Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы должны быть выданы. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовала требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе. Выдача дел оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел и актами о выдаче дел во временное пользование, а также фиксируется в книге выдаче документов. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, которая при возвращении дела изымается и хранится до минования надобности, но не менее 1 г. [36, с. 35-37]. Публикация документов - одно из важнейших направлений научной работы архива. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикации документов: жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|