2. организация хранения документов архивного

годам); 
и другие 
(на 
усмотрение 
архива) 
Предоставлен
ие архивных 
документов 
пользователя
м в читальном 
зале архива
Журнал 
регистрации 
посещений 
пользовател
ями 
читального 
зала
Журнал 
регистрации 
пользователей 
(исследователе
й) в читальном 
зале и их 
личных дел
- 
- 
Заказы 
(требования) 
на выдачу 
документов
Требования 
(
заказы) на 
выдачу 
документов, 
копий фонда 
пользования, 
описей
Карточка 
пользовател
я
Личное дело 
пользователя 
(исследователя
) (письмо 
учреждения 
или личное 
заявление о 
допуске в 
читальный зал, 
анкета 
пользователя, 
заказы на 
выдачу описей 
и дел, заказы 
на копирование 
документов) 
Лист 
использован
ия дела
Картотека 
учета 
пользователей 
и тематики 
исследований в 
читальном 
зале
Книга выдачи 
дел из 
хранилища
Лист 
использования 
дела

Заказ на 
копирование 
документов
Журнал учета 
заказов на 
копирование 
документов
Книга выдачи 
документов, 
копий фонда 
пользования из 
хранилища
Экспонирован
ие архивных 
документов на 
выставках
- 
Картотека 
(журнал) 
подготовленны
х архивом 
информационн
ых документов 
и других форм 
использования
- 
- 
Использовани
е архивных 
документов в 
средствах 
массовой 
информации
- 
Картотека 
(журнал) 
подготовленны
х архивом 
информационн
ых документов 
и других форм 
использования
- 
- 
Проведение 
информацион
ных 
мероприятий с 
использовани
ем архивных 
документов
- 
Картотека 
(журнал) 
подготовленны
х архивом 
информационн
ых документов 
и других форм 
использования
- 
- 
Публикация 
архивных 
документов
- 
Картотека 
(журнал) 
подготовленны
х архивом 
информационн
ых документов 
и других форм 
использования
- 
- 

Возможно 
ведение 
отдельной 
картотеки 
учета изданий 
архива
Лист 
использования 
дела
Выдача дел 
во временное 
пользование
Акты о 
выдаче дел 
во 
временное 
пользование 
Карта-
заместитель 
дела 
Книга выдачи 
дел из 
хранилища
Акты о выдаче 
дел во 
временное 
пользование 
Карта-
заместитель 
дела 
Книга выдачи 
дел из 
хранилища
- 
- 
Выдача 
владельцам 
подлинных 
личных 
документов
Справка о 
выдаче. 
Книга выдачи 
дел из 
хранилища 
документа 
Расписка 
получателя 
(при личном 
обращении в 
архив) 
Описи, 
листы- 
заверители 
дел и другие 
учетные 
документы
Акт об изъятии 
из дел 
подлинных 
документов 
Расписка 
заявителя. 
(Вместе с 
документами, 
послужившими 
основанием 
для изъятия 
включаются в 
дело фонда) 
Описи, листы- 
заверители дел 
и другие 
учетные 
документы
- 
- 
В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками 
отдела использования ведется картотека или журнал регистрации и учета 
исполнения запросов. Отдельная картотека (журнал) может быть заведен для 
регистрации социально-правовых запросов (в связи с необходимостью особо 
тщательного контроля сроков их исполнения); на заявления граждан, 

передаваемые через приемную, а не по почте. Социально-правовые запросы 
иностранных пользователей (юридических и физических лиц) и российских 
пользователей регистрируются в отдельных картотеках. Что касается запросов, 
поступивших по электронной почте, то они регистрируются наряду с другими, 
распечатываются и исполняются на общих основаниях, если содержат обратный 
адрес пользователя (почтовый или e-mail). В карточке регистрации и учета 
исполнения запроса указывается название архива, исходящий (для запросов 
юридических лиц) и входящий индекс (номер), дата запроса, исходящий индекс 
(номер) и дата ответа, вид подготовленного информационного документа 
(архивная справка, архивная выписка, копия, информационное письмо, 
тематический перечень документов; тематический обзор документов, 
тематическая подборка копий), автор запроса (ФИО заявителя или название 
учреждения), содержание и цель запроса, характер ответа. Подчеркивается или 
указывается цель использования - политическая, народнохозяйственная, 
социально-культурная. В случае, если запрос непрофильный, указывается 
учреждение, в которое он пересылается. На обороте карточки указываются 
архивные шифры использованных для ответа документов. На карточке 
указывается дата исполнения, должность исполнителя, ставится подпись 
исполнителя. Для удобства заполнения картотеки регистрации запросов 
целесообразно заранее разработать примерный перечень тем и видов запросов. 
Записи в картотеку регистрации запросов вносятся в момент получения запроса 
и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения 
запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке). 
В архиве организации роль регистрационно-контрольной картотеки по работе 
с запросами граждан и организаций играет журнал регистрации выданных копий, 
выписок, справок, тематических материалов. В нем указывается дата и 
регистрационный номер запроса, его автор, контактные данные заявителя, 
содержание запроса, название, дата и регистрационный номер выданного в 
ответ на запрос документа (копия, справка, выписка и др.), расписка заявителя в 
получении ответа или дата отправки ответа по почте. В случае большого 
количества социально-правовых запросов по ним может быть заведена 
отдельная картотека (журнал). Впрочем, запросы могут регистрироваться и в 
общей картотеке писем и заявлений граждан, которая ведется 
делопроизводственной службой организации. 
Прием граждан в столе справок (приемной) архива фиксируется в 
специальном журнале регистрации обращений граждан. В журнале указывается 
фамилия, имя отчество заявителя, обратившегося в архив, дата приема, краткое 
содержание обращения, результат обращения (дана консультация, принято для 
исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная 
справка и проч.). Если заявитель не удовлетворился устной консультацией, его 
просят написать письменное заявление по установленной форме или заранее 
заготовленную для данного вида запроса заявление-анкету. После регистрации 
заявления в канцелярии архива, в журнал вносится регистрационный номер 
запроса. 
Множество учетных форм порождает процесс использования документов в 
читальном зале: исследователь должен оставить свой автограф в книге 
(журнале) регистрации посетителей читального зала. Книга обычно лежит на 
видном месте, помимо даты визита в архив и автографа, от него требуется 
разборчиво указать фамилию и инициалы. После этого сотруднику читального 

зала предъявляется письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, 
в котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество пользователя, 
должность, ученая степень, ученое звание, название направившей его 
организации, тема исследования, ее хронологические рамки. Если пользователь 
работает не по заданию учреждения, его попросят написать личное заявление 
на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении 
темы исследования он должен представить новое отношение или написать 
новое заявление. Разрешение на работу в архиве дается, как правило, на год. В 
случае необходимости оно может быть продлено. Иностранные исследователи 
могут быть оформлены на основании письма зарубежной научной организации 
или письма принимающей исследователя российской организации, а также 
письма дипломатического представительства либо личного заявления. После 
этого исследователя ознакомят с Правилами работы в читальном зале 
государственных архивов и центров документации РФ и предложат заполнить 
анкету пользователя. В анкете указывается фамилия, имя, отчество 
исследователя, год рождения, место работы (учебы) и должность, образование, 
название и адрес организации, направившей исследователя, его ученая степень 
и звание, тема и цель исследования, реквизиты документа, удостоверяющие его 
личность, контактные данные. В архиве организации исследователь заполняет 
карточку пользователя, в которой указываются те же сведения, что и в анкете 
исследователя. 
В конце анкеты (карточки) исследователь должен дать расписку в том, что он 
обязуется выполнять правила работы читального зала. Кроме того, могут быть 
вписаны дополнительные обязательства - ссылаться на все документы архива, 
используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не 
публиковать документы без договора с архивом, не разглашать 
конфиденциальную информацию и т.д. 
На каждого исследователя в читальном зале государственного и 
муниципального архива заводится "личное дело", в которое включаются 
следующие документы: 
официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о 
допуске в читальный зал; 
анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с 
документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию; 
требования на выдачу описей и дел; 
заказы на копирование документов. 
В государственном и муниципальном архиве исследователи и их личные дела 
учитываются в специальном журнале регистрации пользователей и их личных 
дел. В отличие от журнала регистрации посещений читального зала, в котором 
ежедневно расписываются сами посетители, журнал регистрации 
исследователей ведется архивистом - сотрудником читального зала. В нем 
указываются фамилии исследователей, номера их личных дел (в случае 
повторного обращения исследователя должны быть указаны все прежние 
номера). 

Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить 
требование (заказ) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей. В 
архиве организации для получения дел необходимо заполнить заказ 
(требование) на выдачу документов. На каждый фонд, как правило, заполняется 
отдельное требование. Требование является документом, в котором 
фиксируются итоги эвристических изысканий. Чтобы своевременно получить 
дела, следует точно указывать в требовании поисковые данные документов 
(номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если 
он указан в описи, заголовок дела количество листов, время звучания - для 
аудио документов). На требовании ставится виза, разрешающая выдачу дел или, 
напротив, указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Кроме 
того, требование также является формой учета использования документов, 
поэтому следует внимательно относиться к заполнению первой части 
требования, в которой указывается фамилия и инициалы исследователя, номер 
его личного дела, тема, цель использования, иногда форма реализации 
информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже 
перечислены, их следует только подчеркнуть. Наконец, требование является 
формой учета документов и может послужить основанием для привлечения 
пользователя к ответственности за хищение или порчу документов в 
соответствии с действующим законодательством, и доказательством в суде. 
Напротив шифра и заголовка каждого дела пользователь расписывается в его 
получении. По окончании работы с делом сотрудник читального зала точно 
также расписывается в его приеме. Здесь следует быть внимательным и ставить 
свою подпись только напротив заголовков тех дел, которые действительно были 
выданы или получены обратно. После приема дел в хранилище проводится 
проверка наличия и состояния документов. Поэтому пользователю лучше до 
начала работы с делом также просмотреть его и сообщить сотруднику 
читального зала об имеющихся дефектах (отсутствующих листах, разрывах, 
вырванных фотографиях). Если они не отражены в листе-заверителе дела, 
сотрудники архива должны внести информацию в этот учетный документ и 
принять меры по выяснению того, откуда появились дефекты. 
Данные из личного дела исследователя в конце года для удобства учета 
использования обобщаются и формализуются в специальной форме - карточке 
учета исследователей и тематики исследований. В карточку вносятся тема 
исследования, ФИО исследователя, N личного дела, его должность, ученая 
степень, звание, учреждение, которым командирован исследователь, время 
занятий, цель занятий, цель использования, архивные шифры всех 
использованных фондов и дел. Картотеки тем исследований должны быть 
доступны для посетителей в читальном зале - их изучение позволит ученым 
сделать выводы о степени разработанности проблемы, избежать дублирования 
в формулировках исследовательских задач. 
Наконец, все учетные формы заполнены и дела получены. Открыв дело, вы 
видите лист использования дела. В заголовке листа использования приведен 
заголовок дела и его архивный шифр. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: