2. организация хранения документов архивного

централизованного государственного учета и представление их в Росархив 
(Федеральное архивное агентство). 
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов: 
централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального 
архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ 
РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета 
архивных документов; 
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех 
этапах работы с ними (единство учетных документов); 
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, 
выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах; 
полноты и достоверности учета - отражение в учетных документах реального 
количества и состава документов, находящихся на хранении. 
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в 
архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. 
Единицей учета архивных документов называется единица измерения 
количества документов. 
Единицами учета документов Архивного фонда РФ и других архивных 
документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления 
информации, являются: 
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); 
единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, 
заключенных в обособленную обложку, папку). 
Россыпь, т.е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета 
150 листов в одной условной единице хранения. 
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются так же по единицам 
учета, которые имеют свою специфику, например, это может быть часть 
единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью фильма, 
диафильма, электронного документа и т.д. 
***
В странах США и Европы традиционной единицей учета является 
погонный метр стеллажа. Возможно, это многим покажется удобным. Но в 
нашей стране исторически сложилось так, что архивные документы 
считались по физически сформированным, "осязаемым" комплексам - ларям, 
связкам, столбцам, а с XVIII в. - делам и нарядам дел.
Вот, например, какие единицы учета использовались в русском 
государстве:

"Столпами или столбцами назывались сборники документов и актов, 
написанных на одной стороне бумажных листов разной длины около трех с 
половиной вершков ширины, склеенных узкими концами и свернутых в форму 
цилиндрического свитка так, чтобы исписанные стороны составляли 
внутреннюю, а белые внешнюю поверхность свитков... Слово "тетрадь" в 
Московском царстве означало всякое канцелярское дело и всякий сборник дел, 
состоявшие из листов, несклеенных и непереплетенных, а слово "книга" 
означало дело и сборник дел в "переплетенных тетрадях". Но книгами 
назывались и разные виды актов канцелярского делопроизводства, в отличие 
от законодательных актов и правительственных распоряжений. "Связки в 
Московском царстве были обычной формою сборников документов и актов 
всех видов и форм; были "связки столбцов и столпиков", связки тетрадей, 
"связки книг и книжечек", "связки всякой розни", а свертками назывались 
сборники документов и актов в первоначальном их виде, несклеенных и 
непереплетенных, а свернутых в форму цилиндрической трубки".

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: