Қағидалары Жалпы ережелер
Параграф 8. Мұрағаттық анықтамаларды, мұрағаттық үзінділерді және мұрағаттық көшірмелерді рәсімдеу тәртібі
жүктеу/скачать 195 Kb.
|
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын
| Параграф 8. Мұрағаттық анықтамаларды, мұрағаттық үзінділерді және мұрағаттық көшірмелерді рәсімдеу тәртібі
454. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзінді «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗІНДІ» деп аталатын ақпараттық құжаттың атауын белгілей отырып жасалады. 455. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін осы Қағидалардың 60-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың түрі мен олардың уақыты көрсетіле отырып, оқиғалардың хронологиялық тізбегімен беріледі. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттардан үзінді алуға рұқсат етіледі. 456. Жекелеген мұрағат құжаттарының деректері сұрау салуға айтылған мәліметтермен сәйкес келмеуі, егер барлық қалған мәліметтермен сәйкестігі тұлғаның немесе мұрағат құжаттарында айтылған фактілердің ұқсастығына күмән келтірмеген жағдайда, оларды мұрағат анықтамасына енгізу үшін кедергі бола алмайды. Мұрағаттық анықтамада бұл деректер мұрағаттық құжаттарда қалай берілсе солай баяндалады, ал айырмашылықтар, сәйкессіздік және анық емес атаулар, атының, әкесінің атының, есімінің бас әріптерінің жоқ болуы немесе олардың біреуі анықтама мәтінінде жақшаның ішінде («Құжатта осылай», «Тұпнұсқа мәтінінде осылай») ескертіледі. 457. Бір мұрағаттың құжаттары бойынша табылған жұмыс туралы, бірнеше ұйымдарда оқығандығы, оқу орындары туралы мәліметтер бір мұрағаттық анықтамаға енгізіледі. 458. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін бойынша ескертпеде анық жазылмаған, автор жөндеген, түпнұсқа мәтінінің зақымдануына байланысты оқылмайтын («Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Мәтінде анық емес») кемшіліктер жазылады. Мұрағат анықтамасының мәтінін өзгертуге, жөндеуге, түсініктеме беруге, мұрағаттық құжаттардың негізінде дайындалған мұрағаттық анықтамада мазмұны бойынша орындаушының тұжырымын берілмейді. 459. Мұрағаттық анықтаманың соңында мұрағаттық шифрлар және мұрағаттық құжаттардың сақ. бір. парақтарының нөмірі, мұрағаттық анықтаманы дайындау үшін қолданылған баспа жазылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтінінде әрбір дерек пен оқиға баяндалған соң мұрағаттық шифрлар мен мұрағаттық құжаттардың сақ. бір. парақтарының нөмірі қойылуға рұқсат етіледі. 460. Көлемі бір парақтан асатын мұрағаттық анықтаманың парақтары тігілген, нөмірленген және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітілуі керек. 461. Қазақстан Республикасының аумағында қолдануға бағытталған мұрағаттық анықтамаға мұрағаттың басшысы, орындаушы қол қояды және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Егер онда берілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жазылады. Керек болған жағдайда, мұрағаттық анықтамадағы мәліметтерді растау үшін мұрағаттық құжаттардың көшірмесі немесе одан үзінді қоса беріледі. Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық анықтамаға мұрағат басшысының қолы қойылады және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. 462. 1961 жылы Гаага конвенциясына қол қойған, тиісті ресми құжаттарға консулдық заңдастыруды қажет етпейтін мемлекеттерге бағытталған мұрағаттық құжаттар арнаулы «апостиль» мөртабанымен бекітіледі және толтырылады. Апостиль мөртабаны Қазақстан Республикасымен азаматтық, отбасылық және қылмыстық істер бойынша құқықтық көмек және құқықтық қарым-қатынас туралы шарт жасасқан мемлекеттерге, сондай-ақ мұрағаттық ақпараттарды пайдалану саласындағы қағидаттар мен өзара іс-қимыл түрлері туралы Келісімге қол қойған немесе ынтымақтастық туралы екіжақты келісімі бар Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы (әрі қарай – ТМД) елдерінің қатысушыларына бағытталған мұрағаттық анықтамаларға қойылмайды. 463. Сұранысты орындауға қажетті мұрағаттық құжаттар мұрағатта жоқ болған жағдайда мұрағаттың бланкісінде сұраныстың тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ екендігі туралы жауап жазылады және мүмкіндігінше қайда өтініш беруге болатындығы туралы ұсыныс беріледі. Қажет болған жағдайда жауап мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. 464. Сұратылып отырған мәліметтер бар мұрағаттық құжаттардың жоғалғандығы туралы құжат түрінде дәлелдейтін дерек болған жағдайда, мұрағат сол мәселе бойынша анықтама береді, қажет болған жағдайда мұрағаттың елтаңбалық мөрімен бекітіледі. 465. Мұрағаттық үзіндіде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмірі және уақыты толық көрсетіледі. Мұрағаттық құжаттардың мәтінінен үзінді алуда сұраныс бойынша барлық бар деректер алынуы тиіс. Әрбір үзінді алуда басы мен соңын, сонымен қатар мұрағаттық құжаттарда жеке сөздердің бос орнына көпнүкте қойылады. Мұрағаттық үзінді мәтінінің ескертпе бөлігінде түпнұсқа мәтінінің бөлімі, анық емес жазулар, автормен жөнделгендігі, мәтіннің зақымдануына байланысты оқылмайтын мәтіндер туралы және тағы басқа сәйкес ескертулер жазылады. Түпнұсқадағы күмән тудыратын жеке сөздер мен өрнектер «Түпнұсқа мәтінінде осылай», «Құжатта осылай» деп беріледі. Мұрағаттық үзінді мәтінінен соң мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттың сақ. бір. парақтарының нөмірлері көрсетіледі. Сұраныс бойынша берілген мұрағаттық үзінділердің түпнұсқамен заңды күші тең құжат мұрағат басшысының қолымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен және мұрағаттың елтаңбалық мөрімен куәландырылады. 466. Мұрағаттық көшірменің әрбір парағының сыртына мұрағаттық шифр және мұрағаттық құжаттардың сақ. бір. парақтарының нөмірі қойылады. Мұрағаттық көшірмелердің барлық парақтары бекітіледі және бекітілген жер мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және мұрағаттың басшысымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен куәландырылады. Шетелге жіберуге арналған мұрағаттық көшірме мұрағаттың елтаңбалық мөрімен және басшысының қолымен куәландырылады. 467. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді, мұрағаттық көшірме және сұраныстарға жауаптар жай хатпен пошта арқылы жөнелтіледі. ТМД қатысушы мемлекеттерге жіберуге арналған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, сұратылып отырған мәліметтің жоқ екендігі туралы жауаптарды қоса алғанда, мұрағат тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды. ТМД елдерінің қатысушысы болып табылмайтын мемлекетке жіберуге арналған мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзіндіні және мұрағаттық көшірмені, сұратылып отырған мәліметтердің жоқ екендігі туралы жауапты қоса алғанда сұраныммен бірге (сауалнама, жеке өтініш және тағы басқа) мұрағат уәкілетті органға немесе тиісті жергілікті атқарушы органға белгіленген тәртіппен жөнелтеді. 468. Азамат жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме төлқұжатын немесе өзге де куәландыратын құжатты көрсеткен кезде оған қолхат арқылы беріледі, сенімді тұлғаға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхат арқылы беріледі. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе ілеспе хаттың сыртына қол қояды, оларды алған уақытын көрсетеді. Азаматтың жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы мұрағатқа өтініш білдірген жағдайда апостильмен куәландырылған мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді және мұрағаттық көшірме, апостиль мөрі басылғаны үшін мемлекеттік баж төлеу туралы түбіртекті ұсынған жағдайда қолға беріледі. жүктеу/скачать 195 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|