Қағидалары Жалпы ережелер
Параграф 4. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі
жүктеу/скачать 195 Kb.
|
| Параграф 4. Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі
352. Істер, құжаттар тізімдемесі (сақ. бір./ес. бір. құрамын және мазмұнын ашуға бағытталған, олардың ішкі жүйелеуін және есепке алуын бекітетін мұрағаттық анықтама) сақ. бір./ес. бір. баяндау мақаласынан, қорытынды жазбалардан, куәландыру парағынан және тізімдеменің анықтамалық аппаратынан тұрады. 353. Істер, құжаттар тізімдемесінің анықтамалық аппаратына төмендегілер кіреді: 1) титулдық парақ. Істердің мұрағат тізімдемесінің титулдық парағында төмендегі мәліметтер кіреді: мұрағаттың толық атауы; құжат мұрағаттық тізімдемесіне енген мерзімге жататын хронологиялық реттілікпен ұйымның ресми атауы ретінде жазылатын қортүзушінің барлық қайта атауларымен қоса мұрағат қорының атауы, барлық бағынушылардың өзгерген және қысқартылған атаулары (жақшаның ішінде); мұрағат қорының нөмірі; мұрағат тізімдемесінің нөмірі (мұрағат қорының парағы бойынша); мұрағат тізімдемесінің атауы; мұрағат тізімдемесіне енгізілген құжаттардың соңғы мерзімі. Егер мұрағат тізімдемесіне үзіліспен бірнеше жылдың ісі енгізілген болса, титулдық парақта құжаттары бар жылдар ғана көрсетіледі; 2) мазмұны . Мазмұнында мұрағат тізімдемесінің ісіне және анықтамалық аппарат бөліміне мыналар аталып шығады - алғы сөз, барлық бөлімінің, бөлімшелерінің, мұрағат тізімдемесіне енгізілген істегі басқа да ұсақ топтардың қысқартылған атауларының тізімі, көрсеткіштер, шифрлар аударма сызбаларының қарсысына тізімдеменің сәйкес парақтарының нөмірлері қойылады; 3) алғы сөз. Алғы сөз істер, құжаттар тізімдемесінің әрбіріне немесе мұрағат қорындағы барлық тізімдемелерге жалпы жасалады. Алғы сөзде заң шығарушы көздерге және қор құжаттарына сілтеме көрсете отырып қортүзушінің қысқаша тарихы жазылады. Егер құрамына кіретін барлық мұрағаттық қор бір мұрағат тізімдемесіне енгізілген болса, онда біріккен мұрағат қорының мұрағат тізімдемесіне жалпылама алғы сөз беріледі. Сонымен қатар, біріккен мұрағат қорына кіретін бөлек мұрағат қоры тізімдемесіне де алғы сөз жазылады. Бұл жағдайда жалпылама алғы сөзде біріккен мұрағат қорының және олардың жеке тектік мұрағаттық қорының және олардың мұрағаттық тізімдемелеріне ортақ мәліметтер қамтылады. Бөлек мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесінің алғы сөзінде тек сол мұрағаттық тізімге қатысты мәліметтер беріледі және жалпы алғы сөзге сілтеме жасалады. Алғы сөздің бірінші бөлімінде ұйымның – қор құрушының тарихына арналған мына мәліметтер қамтылады: қор құрушы – ұйым пайда болған және қызмет еткен тарихи жағдай; нормативтік құқықтық актілерге сілтеме көрсетіле отырып ұйымның – қор құрушының пайда болған мерзімі, сонымен қатар ізбасар ұйымның атауы, қор құрушының бағынатын ұйымы көрсетіледі; қор құрушы ұйымның құзыреті, жүйесі және қызметі; негізгі себебін көрсете отырып ұйымның – қор құрушының атауының, жүйесінің және ведомстволық бағынушыларының өзгеруі; нормативтік құқықтық актілерге сілтеме көрсете отырып ұйымның – қор құрушының таратылу мерзімі (қайта құрылуы), сонымен қатар оның қызметін атқаратын мұрагер ұйымның атауы; Мұрағат қоры тарихының және жай-күйінің сипаттамасында мыналар көрсетіледі: істің мұрағатқа келіп түсу мерзімі, мұрағат тізімдемесіндегі құжаттардың толықтығы; бір мұрағат қорының бағытына жататын, бірақ екінші мұрағат қорының құрамында жүрген құжаттардың бар болуы туралы мәлімет және бар болған жағдайда олардың аттары мен нөмірлері көрсетіледі; мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын істердің бар болуы. Бұл жағдайда бұрынғы ұйымның немесе мұрагер – ұйымның мұрағаттық қорының нөмірі және берілген ұйымның жекелеген қызметін атқаратын ұйымның (таратылған немесе қайта құрылған жағдайда), яғни аталмыш құжаттар болған ұйымның атауы беріледі; мемлекеттік (арнаулы мемлекеттік) мұрағаттарда жүргізілген құжаттарға сипаттама беру, қайта өңдеулер немесе мұрағаттық тізімдемелерді жетілдіру жұмыстары және осы жұмыстардың себебін көрсететін мәліметтер (құжаттарды қайта қорға енгізу, біріккен мұрағаттық қор жасау және басқа себептер). Мұрағат тізімдемесіндегі істердің құрамы мен мазмұны туралы қысқаша сипаттамасында істердің анағұрлым тұрпаттық тобы, құжаттардың түрлері және әртүрлілігі белгіленеді. Алғы сөзде істі құрастырудың негізгі принциптері, құжаттың мағынасын ашудағы тәсілдер, істерді сипаттаудағы және толтырудағы ерекшеліктер көрсетіледі. Сонымен қатар бірнеше жылдардың құжатын құрайтын істер жүйесінің ерекшеліктерін, жүйелеу сызбасын қайта жаңғыртпай мұрағат тізімдемесінің құрылым принципі көрсетіледі. Алғы сөздің соңғы тарауында анықтамалық аппараттың мұрағат тізімдемесіне сипаттама, оларды құрудағы негізгі принциптер және оларды қолдану ережесі туралы нұсқау беріледі. Алғы сөзге құрылған уақытын көрсете отырып құрастырушы қол қояды; 4) қысқартулардың тізімі. Қысқартулар тізімін жасау – істердің мұрағаттық тізімдемесін және анықтамалық аппаратты бірізділендіру, оның көлемін азайту үшін қажет. Қысқартулар тізімі сипаттамасында қысқарған сөздер болған жағдайда жасалады. Қысқартулар алфавиттік реттілікпен орналастырылады, сол жағында – қысқартылған сөз, сызықша, түсіндірме. Тізімге жалпыға мәлім қысқартылған сөздер кірмейді. Қысқартуларды өздігінен жасалмайды; 5) көрсеткіштер. Мұрағаттық тізімдемелердің ақпараттылығын арттыру мақсатында көрсеткіштер жасалады. Ғылыми айналымның құрамына кіретін, басқа қор иелерінің құжаттары бар мұрағат қоры, белгілі бір қортүзушінің құжаттарын іздеуді қамтамасыз ету мақсатында арнайы қордың көрсеткіштерін жасау қамтамасыз етіледі. Онда мұрағат қорының аты мен нөмірі көрсетіледі және сол мұрағат қорына жататын істердің нөмірлері жазылады. Тиісті көрсеткіштер істер жататын мұрағат қорындағы мұрағат тізімдемесінің алғы сөзіне де жазылады; 6) мұрағат шифрларының аударма кестесі (тізімдемені қайта жасаған уақытта). 354. Мұрағат қажет болған жағдайда істердің, құжаттардың тізімдемесін жетілдіреді және қайта жасайды. 355. Істер, құжаттар тізімдемесін жетілдіру – тізімдеменің ақпараттылығын көтеру мақсатындағы жұмыстар жинағы - сақ. бір./ес. бір. (олардың жүйесін бұзбай) атауын анықтау (редакциялау), тізімдемеге қажетті анықтамалық аппарат құру жұмыстары. Атауларды редакциялау істі қарап (толығымен немесе таңдаулы) немесе қарамай іске асады. Белгілі жағдайларда істерді қарау қажеттілігі атаудың сапасын алдын ала сараптаудан өткізгеннен соң айқындалады. Атауларды редакциялау тізімі көшірмесінің екінші данасымен іске асады және ол кейін басылып шығарылады. Атауына енгізілген барлық өзгертулер мен анықтаулар істің қаптамасының сыртына жазылады. Атауды редакциялау барысында іс құжаттарының мағынасын атауға дұрыс енгізілгені тексеріледі, мерзімдері айқындалады, істің қорға, жүйеге жататындығы айқындалады. Бұрмалаулар, ұқыпсыздықтар жойылады, стилистикалық және грамматикалық қателер жөнделеді, атаулар бір ізге салынады, қысқартулар шифрланады. Қажет болған жағдайда жеке құжаттардың аннотациясы жүргізіледі. 356. Істер, құжаттар тізімдемесінің қайта өңделуі – мұрағаттық құжаттарды іздеу және есепке алу талаптарына сай келмейтін ескі тізімдеменің орнына жаңа тізімдеме жасау. Тізімдемені қайта өңдеуге мыналар кіреді: 1) сақ. бір./ес. бір. қорға қарай жүйелей отырып, құндылығына сараптама жүргізіп оларды зерттеу; 2) сақ. бір./ес. бір. атын айқындау немесе құрастыру; 3) олардың соңғы мерзімін белгілеу немесе анықтау; 4) сақ. бір./ес. бір. жаңа жүйенің кестесіне сәйкес жүйелендіру және қайта шифрлау; 5) тізімдемеге қажетті анықтамалық аппарат құру, Қайта өңдеу кезінде бірнеше құжаттар, істер тізімдемесін жаңа бір мұрағат тізімдемесіне қосуға болады. Тарихи қалыптасқан және ғылыми айналымның құрамына кірген мұрағат қорын қайта өңдеуге болмайды, тек аса керек жағдайларда ғана қайта өңделеді: 1) қордың көп бөлігі жоғалған жағдайда (өрт, су тасқыны және сол сияқты); 2) қор көлемінің ұлғайып кетуі (құпиясыздандыру, сыйлау, құжаттарды сатып алу және сол сияқты). 357. Тізімдемені қайта өңдеу кезінде сақ. бір./ес. бір. мұрағаттық шифрының ескі және жаңа аударма кестелері дайындалады. Онда ескі мұрағат шифрынан жаңа мұрағат шифрына төмендегідей түрде сілтеме жасалады: 1) ескі мұрағаттық тізімдеме бойынша істің нөмірі; 2) жаңа мұрағаттық тізімдеме бойынша істің нөмірі; 3) ескертпелер. 358. Егер жаңа мұрағаттық тізімдемеде бірнеше қайта өңделген мұрағаттық тізімдеменің істері, құжаттары болатын болса, онда аударма кестесіне ескі мұрағаттық тізімдеменің нөмірімен баған қосылады. 359. Сақ. бір./ес. бір. басқа мұрағаттық қорға берген жағдайда, олардың бір мұрағат қоры төңірегінде бірігуі аударма кестесінде оның жаңа нөміріне көрсетіледі. «Ескертпе» бағанында басқа мұрағатқа беру себебі (біріктіру себебі) көрсетіледі. 360. Ескі істер, құжаттар тізімдемесін қайта өңдеген соң немесе жетілдірген соң оларды жойып жіберуге тыйым салынады. Ескі тізімдемелер бөлек сақ. бір. құқығында жаңа тізімдеме бойынша есепке алынады және жаңа тізімдеменің соңында өз атауымен соңғы нөмірде орналастырылады және «Тізімдеме қайта жасалды (жетілдірілді)» деген белгі қойылады. Тізімдеменің қайта өңделген қорытындылары бойынша акт жасалады. жүктеу/скачать 195 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|