Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар 263. Іс номенклатурасы белгіленген нысан бойынша бөлімдерді көрсете отырып жасалады. Мекеменің бекітілген құрылымына сəйкес номенклатурада орналасқан Мекеме бөлімшелерінің атаулары жиынтық номенклатурасындағы бөлімдердің атаулары болып табылады. 264. Іс номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген əрбір істің индекстері қойылады. Индекс Мекемеде белгіленген бөлімшенің сандық көрсеткішінен жəне бөлімшенің іс номенклатурасы бойынша іс атауының рет нөмірінен тұрады (бірінші екі дəреже Мекеме бөлімшесінің нөмірін білдіреді). Істе бірнеше том (бөлік) болған кезде индекс əрбір томда «1-т.», 2-т.» тиісті жазбасын қоса отырып қойылады. Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің номенклатура істерінің индекстерін уəкілетті бөлімше əзірлейді жəне оларды Мекеменің басшысы бекітеді. Істер индекстерінің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында əрбір бөлімде бұрын көзделмеген істерді ашу үшін бос индекстер қалдырылады. Мекеме бөлімшелерінің үш деңгейлі құрылымы бар (мысалы: департамент, басқарма, бөлім) индекстері алты дəрежеден құрылуы мүмкін, мысалы: 181207, мұндағы бірінші екі дəреже департамент индексін, үшінші дəреже - басқарманың нөмірін, төртінші дəреже - бөлімнің нөмірін, соңғы екі дəреже істің номенклатура бойынша нөмірін білдіреді. 265. Іс номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің) атаулары енгізіледі. Істің атауында нақты емес қисындарды (мысалы, «түрлі материалдар», «жалпы хат жазысу», «келіп түсетін құжаттар», «жіберілетін құжаттар»), сондай-ақ қыстырма сөздер мен күрделі тіркестерді қолдануға рұқсат етілмейді. Номенклатура бөлімдері мен шағын бөлімдерінің ішіндегі іс атауларының орналасу тəртібі істердің негізін құрайтын құжаттардың маңыздылығы дəрежесімен жəне олардың өзара байланысымен белгіленеді. Ең алдымен ұйымдастыру-басқару құжаттамасы бар істердің атаулары орналастырылады. Мұндайда мемлекеттік билік органдарының қаулылары мен өкімдері бар істердің атаулары Мекеменің қаулылары, бұйрықтары мен өкімдері бар істер атауларының алдында орналасады. Бұдан əрі жоспарланған жəне есеп беру құжаттары бар істердің атаулары орналасады. Басқару құжаттарының жобалары жəне оларды дайындау үшін пайдаланған басқа құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздемелер іс номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін қойылады. 70 Географиялық жəне корреспонденттік белгісі бойынша ашылған істердің атаулары іс номенклатурасына корреспонденттердің немесе географиялық атаулардың алфавиті бойынша енгізіледі. 266. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс номенклатурасының 3-бағанында жыл ішінде ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны толтырылады. 267. 4-бағанда Құжаттар тізбесіне сілтеме жасай отырып істің сақталу мерзімі, баптардың нөмірлері көрсетіледі. 268. Мұрағат «Ескерту» деген 5-бағанда номенклатураның барлық қолданылу мерзімі ішіндегі құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу кезінде қолданылатын құжаттар тізбесінің атауларын көрсетеді, істерді ашу, ауыспалы істер, жоюға арналған істерді бөлу, істердің жасалуына жауапты адамдар туралы, істерді басқа ұйымға беру туралы ақпаратты машинаға жəне басқа тасымалдаушыларға ауыстыру туралы белгілер қояды. 269. Күнтізбелік жыл аяқталған соң бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасының аяғында тұрақты жəне уақытша сақталатын істерді бөлек көрсете отырып ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны туралы қорытынды жазба жасайды. Қорытынды жазбадағы мəліметтер мұрағатқа хабарланады, бөлімшенің жауапты адамы бұл туралы номенклатурада белгі қояды. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|