Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын және мұрағаттағы басқа мұрағаттық құжаттарды пайдалану

15 тамыз 2015 жыл

www.egemen.kz

17

жіберілген мекенжайы, сұрақ немесе тақырып, оқиға, дерек, тұлға, көрсетілген құжаттың мазмұны жататын төңіректің 

аты, оқиға уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер жоқ болған жағдайда, анықтамалық ақпараттар көрсетіледі 

- «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген». Қажет болған жағдайда құжаттың атауы мәнін толықтай ашатын 

аннотациямен толықтырылады;

2) мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық мәліметтер. Мұрағаттық құжаттар туралы ақпарат мұрағаттық 

шифр элементтерінен (қор нөмірі, құжаттар, істер тізімдемесі, сақ. бір./ес. бір. нөмірі, парақтар нөмірі), мұрағаттық 

құжаттардың көлемінен (парақтар саны), құрылған уақытынан тұрады;

3) түпнұсқаға/көшірмеге нұсқау;

4) тасығыш түрі (немесе жаңғырту әдісі);

5)  пайдалану  және  қол  жеткізу  шарты.  Мұрағаттық  құжаттарға  қол  жеткізу  және  оларды  пайдалануда 

Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен пайдалануға және қол жеткізуге шектеу енгізілген 

құжаттар, соның ішінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттардың және 

физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі, пайдалану қорының бар екендігі туралы, 

мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы, ҒАА жүйесіне қосылғандығы туралы ақпараттың 

бар екендігі туралы мәліметтер болады.

ҒАА жасау кезінде мұрағат мұрағаттық анықтаманың сипаттау тарауын жасау барысындағы жалпы талап-

тармен қатар олардың әрбір түрінің дайындық ерекшеліктерін есепке алады.

324. Сақ. бір. атауын жасау барысында, оны түзу негізіне қандай элементтердің және олардың байланысы 

болғанын, оның тақырыбының немен тұжырымдалатынын ескеру қажет. Осыған орай:

1) сақ. бір. құрамын сипаттайтын сақ. бір. түрі (іс, өзара жазысқан хат-хабарлар, құжаттар, тізілім, альбом, жур-

нал, кітаптар және тағы сол сияқты) немесе құжаттардың түрі (әртүрлілік) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есеп 

берулер, еске алу актілері, мақалалар, романдар, жазба кітапшалары және тағы басқа) атаудың басында көрсетіледі;

2) іс жүргізуде бір сұрақ бойынша сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің атаулары бірізділікке 

байланысты «іс» деген сөзбен аяқталады;

3) іс жүргізу реттілігімен байланысы жоқ, бір сұрақты қамтитын сақ. бір. «құжаттар» сөзімен басталады, 

атаудың соңына құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі, «құжаттар» терминімен қандай да бір қорытынды құжаттардың 

(бұйрық, хаттама, өкім) қосымша құжаттары да белгіленеді. Жеке қорда бұл термин бір тұлғаға тиесілі құжаттар 

түрінің әр түрлі руды сипаттау барысында қолданылады; 

4) егер сақ. бір. хат алмасу болып табылатын болса, құжат атауына корреспонденттердің ресми атауы және 

көтерілген мәселе (зат) көрсетіледі. Егер хат алмасу бірыңғай корреспонденттермен жүргізілген болса, атауында 

сол корреспонденттердің жалпы атауы көрсетіледі; 

5) құжаттың мағынасын көрсететін сұрақтың (заттың) мазмұны атаудың негізгі бөлігі болып табылады және 

құжаттардың іс түрін, авторын, корреспондентін (адресатын) көрсеткеннен кейін беріледі.

325. Құжаттың мазмұнын көрсететін сұрақтың (заттың) атауын мазмұндау барысында:

1) ұйым атауының немесе тұлғаның тегінің және аты-жөнінің толық немесе ресми қысқартылған атауын, 

тұлғаның қызметін, шенін, егер істегі құжаттардың мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған 

жағдайда мамандығы көрсетіледі, егер үш немесе одан да көп ұйым немесе тұлға ескертілетін болса, олардың 

түрлеріне түсініктеме беру керек;

2) қылмыстық істер атауында тұлғаның тегі, аты, әкесінің атынан (немесе аты-жөні) басқа істің мәнін ашу керек;

3) егер сақ. бір. құжатының мазмұны жалпы бір сұрақтың бөлігі болып табылатын бірнеше сұрақтарға байланы-

сты болса, атауында жеке сипаттағы барлық сұрақтарды қамтитын тұжырымдалған жалпы бір тақырып көрсетіледі.

326. Жергілікті жердің атауы (тұрғылықты жердің, географиялық нысандардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) 

егер құжаттардағы оқиғаның орнын немесе автродың тұрғылықты жерін (адресаттардың, корреспонденттердің) 

көрсету керек болған жағдайда істің атауына кіргізіледі. Олардың атаулары өсу реттілігімен беріледі - ауыл (село, 

деревня), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, бөлік) және тағы басқалар.

327. Бір түрдегі ұйымдық-басқару құжаттамасының сақ. бір. құру барысында, құжаттар атына құжаттардың 

атауы көпше түрде қысқа нөмірлері қойылып беріледі.

328. Іс түрін немесе құжаттың түрін белгіліген соң, атына іске кірген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер 

құжаттың авторы қызметі барысында түзілген ұйым болып табылған жағдайда, істің атында ұйымың аты түсіп 

қалады немесе жалпы түрлік атауы беріледі (комитет, сот, комиссия және тағы сол сияқты).

329. Егер көрсетілген күн оқиға мен болған факті арасындағы тарихи байланысты көрсететін және құжаттардың 

нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, құжатта баяндалған күн тақырыпта көрсетіледі. 

330. Егер іс бір құжаттан тұратын болса, онда тақырыбында құжаттың түрі, кімнен келгені, кімге бағытталғаны, 

уақыты және қысқаша мазмұны көрсетіледі.

331. Жоспарлар мен есеп берулерден тұратын сақ. бір. құжаттар атауында жоспар жасалынған жыл (кезеңі) 

немесе есеп берілген жыл (кезеңі) көрсетіледі.

Статистикалық есептері бар сақ. бір. атауы, статистикалық есептілік нысанының нөмірін көрсетумен жасалады.

332. Егер іс бірнеше томнан (бөлімнен) тұратын болса, барлық томына (бөліміне) ортақ тақырып беріледі, 

сонан соң (қажет болған жағдайда) әрбір томның (бөлімнің) мазмұнына жеке-жеке түсініктеме беріледі, соңғы томға 

(бөлімге) «соңғы» деген сөз жазылады.

333. Тақырыпқа енгізілген зерттеу арқылы тақырып түзуші белгілеген деректер (тегі, аты, әкесінің аты, жергілікті 

жердің атауы, ұйымның атауы және тағы басқа) төртбұрышты жақшаға алынады.

334. Бірыңғай бір немесе бірнеше маңызды белгілері бойынша істер сипаттамасын бір ізге салу үшін тұрпаттық 

атаулар жасалады. Бұл ретте, ұйымның функциясы, іс жүргізу жүйесінің ерекшелігі, сонымен қатар жиналып қалған 

және тұрпаттық құжаттамалардың сипаты есепке алынады. Тұрпаттық атауға географиялық, хронологиялық және 

басқа элементтер кіреді. Ол түр атауынан және құжат авторынан, түрден және корреспонденттен, түрден және 

корреспонденттердің жалпы атауынан және мазмұнынан тұрады. Нақты бір істің тақырыбын жасау барысында 

тұрпаттық атауды құжат мазмұнына сәйкестендіру қажет.

335.  Құжаттардың  бір  бөлігі  аннотациялануға  жатады.  Сақ.  бір.  құжаттарын  аннотациялау  дегеніміз 

ерекшеліктері сақ. бір. атауында көрсетілмеген жекелеген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беру. 

Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша құжаттар, бұрынғы ұйымның құжаттары, ақпараттық мәні бар 

жеке құрам бойынша мәліметтерден тұратын құжаттар, оның атауы дербес іздестіру пәні болатын (үндеулер, 

парақшалар, прокламациялар, кітапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, фотосуреттер және тағы сол сияқты) 

анықтамалық мәні бар құжаттар аннотацияланады.

336. Аннотация жеке құжатты сипаттау үшін немесе құжат мазмұнының бөлігіне қысқаша сипаттама беру 

тәртібі бойынша жасалады.

Баспасөз материалдарын аннотациялау барысында құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы 

сөзі (атауы болмаған жағдайда), ұйғарынды деректері көрсетіледі.

Сызба және басқа да өнертапқыштық материалдарды аннотацияланған жағдайда материал, түрі, құжаттың 

форматы және оны орындау әдістері, карталар үшін масштабы көрсетіледі.

Аннотацияда тұлғаның аты, ұйымның атауы, географиялық атаулар және сол сияқты құжаттарда аталған және 

маңызды мәні бар деректер (аннотация соңында «аталады» айдарымен санамаланады) келтіріледі.

337. Аннотацияның соңында аннотацияланған құжаттардың парақ саны жазылады. Аннотацияда мәліметтердің 

толықтық дәрежесі көрсетіледі («қысқаша мәлімет», «толық мәлімет»). Аннотация құжат атауынан соң жаңа жол-

дан бастап жазылады.

Аннотацияланған құжаттар көлемі үлкен болған жағдайда, аннотация жеке парақта дайындалып, мұқаба 

мен бірінші парақтың арасына қойылады.

338. Аннотация жазылғанда негізгі мағынасы жоқ сөздер мен сөз тіркестерін («құжаттарда бар...», «құжаттарға 

... қатысы бар»), сондай-ақ «аса құнды құжаттар», «өте қызықты құжаттар» және тағы сол сияқты субъективті 

тұжырымдарды қолданбаған жөн.

Параграф 2. Құжаттардың түпнұсқалығын, толықтық дәрежесін, 

жаңғырту тәсілдері мен істердің сыртқы ерекшеліктерін сипаттау тәртібі

339. Істің құжаттарын бейнелеу барысында, олардың көшірмелігі көрсетіледі. Аса құнды құжаттарды бейне-

леу барысында, олардың түпнұсқасы немесе көшірмелігі белгіленеді және көрсетіледі.

340. Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер:

1) ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есеп-

ке алу нөмірі және сол сияқты;

2) жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.

341. Егер түпнұсқалық туралы мәліметтер атауында көрсетілген бір құжатқа (құжаттар бөлігіне) қатысты бол-

са, түпнұсқалық туралы нұсқаулар құжаттың (құжаттардың) сипатынан кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен 

жазылады.

342. Істе құжаттардың түпнұсқалығы немесе көшірмесі жазба әріптерімен атаудан соң жазылады. Егер, атау-

ында көрсетілген бір немесе бірнеше құжаттар ғана көшірме болып табылатын болса, атауында олардың көшірме 

екендігі көрсетілген құжаттан (құжаттардан) кейін жақша ішінде кішкентай әріптермен беріледі.

Егер істегі құжат (құжаттар) аннотацияланатын болса, түпнұсқа немесе көшірме туралы мәлімет аннотаци-

ядан соң жазба әріптерімен беріледі.

343. Егер істе аса құнды бірақ толығымен сақталмаған құжаттар болған жағдайда, олардың толықтығының 

дәрежесі көрсетіледі - «үзінді», «жекелеген парақтар», «басы жоқ», «соңы жоқ» және сол сияқты.

344. Аталған құжаттар түріне (әртүрлі құжаттарға) жаңғырту ерекше болған жағдайда немесе мазмұнын си-

паттау үшін принципті мәні болған жағдайда құжаттар үшін жаңғырту тәсілі көрсетіледі.

Құжатта жаңғырту әдісін көрсету үшін мына терминдер қолданылады - «қолжазба», «қолтаңба», «машинкаға 

басылған», «баспа», «гектограф», «стеклограф» және басқалары.

345. Егер істің сыртқы ерекшелігі мұрағат қорындағы құжаттардың көпшілігінен ерекшеленетін болса, оны 

баяндау барысында сол ерекшеліктері көрсетіледі. Істер мен құжаттардың сыртқы ерекшелігіне мыналар жатады:

1) ерекше жазба материалы (пергамент, жібек және сол сияқты);

2) мұқабаның және тысының ерекше материалы (былғары, бедерлі мата және сол сияқты);

3) мұқабадағы безендіру, мәтіндегі иллюстрациялар немесе безендірулердің бар болуы;

4) мұрағат қорының құжаттарының тілінен ерекшелеп тұратын құжаттардың тілі;

5) мөрлер;

6) қосымша қағаздар, маталар үлгісінің және тағы сол сияқтылардың бар болуы;

346. Толықтық дәрежесі туралы, жаңғырту әдісі туралы, құжаттың ішкі және сыртқы ерекшеліктері туралы 

деректер атаудан соң келтіріледі және аннотация жаңа жолдан басталады.

Параграф 3. Сипаттау барысында құжаттар мерзімін көрсету тәртібі

347. Жазбаша және санмен жазылған толық мерзімі (күні, айы, жылы) нормативтік құқықтық актілерде, 

шығармашылық құжаттарда, құқық және азаматтардың заңдық қызығушылықтарына қатысты құжаттарда, қаржылық 

құжаттарда, бір мәселе бойынша істе, сонымен қатар мерзімін көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарда 

(баяндамаларда, үнпарақтарда, стенограммаларда, хаттарда және сол сияқты) көрсетіледі. 

348. Істі құрап тұрған құжаттардың соңғы мерзімін айқындау үшін төмендегілерді ескеру қажет:

1) істің бастапқы мерзімі болып ең алғашқы құжаттың құрылған (тіркелген) күні болып табылады, ал соңғысы 

болып – ең соңынан құрылған (тіркелген) құжаттың күні болып саналады;

2) декреттер, жарғылар, шарттар, қаулылар, бұйрықтар, өкімдердің және сол сияқты мерзімі, қол қойылған 

күні көрсетіледі, егер құжаттарда мерзімі көрсетілмеген болса жарияланған уақытының мерзімі немесе қызметке 

енген күннің мерзімі жазылады;

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығындар есебіне, штаттық кестелерге, есептерге және сол сияқтыларға 

соңғы мерзімі қойылмайды;

4) егер істе құжаттардың қосымшасына істегі құжаттан бұрын мерзім қойылған болса, онда мерзімі жаңа 

жолдан - «...жылдың құжаттары бар» деп жазылады;

5) егер іс кітаптар мен журналдардан тұратын болса, олардың соңғы мерзімі етіп алғашқы және соңғы жаз-

ба алынады;

6) егер іс түпнұсқасынан кейінірек жасалған немесе қортүзуші жұмысы үшін алған көшірген құжаттардан 

тұратын болса (мысалы, редакцияның мұрағат қорынан, әртүрлі комиссия және сол сияқты) соңғы мерзім болып 

көшірме дайындалған күн болып табылады (түпнұсқаның мерзімі атауында көрсетіледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталған болса, үш мерзім көрсетіледі - бірінші ұйымның іс 

жүргізуінде басталған іс, екінші ұйымға келіп түскен мерзім және соңғы ұйымның іс жүргізуінде аяқталған іс (бірінші 

және екінші мерзім бөлшек ретінде көрсетіледі);

8) егер істе революцияға дейінге және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, соңғы мерзімге екі кезеңнің де 

мерзімі кіргізіледі;

9) мерзімін көрсетер кезде бірінші күні, айы, жылы көрсетіледі.

349. Мерзімдерді құжат мерзіміндегі стильді бұзбай отырып көрсету керек (басқа стильге аудармай). Тек 

төмендегілер өзгереді:

1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру кезеңіне жататын құжаттары бар істер, яғни 1918 жылдың 14 ақпаны 

мен 1 шілде арасы, оларға екі мерзім көрсетіледі. Бірінші жаңа стильдегі мерзім көрсетіледі, одан соң жақшаның 

ішінде ескі стильдегі мерзім көрсетіледі;

2) егер істегі құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін құрылған болса және халықаралық маңызы 

болса, онда оған екі стиль бойынша мерзімі қойылады, кейін жақшаның ішінде жаңа стильдегі мерзімі жазылады.

350. Егер істің толық мерзімі немесе олардың жеке элементтері құжат мағынасы анализі негізінде шамамен 

айқындалатын болса, өзгерістер келісіледі, ал мерзімі немесе жеке элементтері төртбұрышты жақшаға алына-

ды. Толығымен анықталмаған толық немесе олардың жекелеген элементтерінің соңына сұрау белгісі қойылады. 

351. ҒАА-ты дайындау барысында мұрағат анықтамасының сипаттамалық мақаласын жасау барысында 

мұрағат тек жалпы талаптарды ғана емес, сонымен қатар әрбір түрін және тұрпатын дайындау ерекшеліктері 

есепке алынады. 

жүктеу/скачать 2,67 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: