Қазақстан Республикасының ғылым және жоғары білім министрі

жүктеу/скачать 20,5 Kb.

Дата	25.04.2023
өлшемі	20,5 Kb.
	#86729

Байланысты:
ҚІҚЖ 10 срсп (1)

ӨСӨЖ 10. «Электрондық құжат айналымы»

Қазақстан Республикасының ғылым және жоғары білім министрі
Қ.Жұбанов атындағы Ақтөбе өңірлік университеті
Экономика және құқық факультеті

ӨСӨЖ 10. «Электрондық құжат айналымы»

Орындаған: Есалина Жанерке
Тобы: Экономика-2
Тексерген: Ибрашева А.Ж.

Ақтөбе 2022
Ақпаратты қағаз тасығыштан электрондық тасығышқа алмастыру негізінде құжаттың түпнұсқалығын және заңдық күшін куәландырудың дәстүрлі құралдарын қолданудың орнына (ұйымның мөр бедері, лауазымды тұлғаның қолтаңбасы және құжаттың басқа да деректемелері) электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданады (бұдан әрі – ЭЦҚ), яғни, авторды сәйкестендіруге және электрондық құжаттың түпнұсқалығын куәландыруға мүмкіндік беретін электрондық цифрлық белгілердің жиынтығы.
«Іс қағаздарын жүргізу» термины қазіргі кезде Records management ағылшын сөз тіркесінің калькасы болып табылатын «құжаттаманы басқару» немесе «басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» терминдерімен ауыстырылды.
Электрондық құжат айналымының және электрондық архивтің құқықтық құрамдас мәселесіне ең алдымен Қазақстан Республикасының бейінді заңдары жатады. Осылайша, Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» № 370-ІІ Заңы (2015.24.11 берілген өзгерістермен және толықтырулармен) (бұдан әрі – Электрондық құжат туралы заң) заңды түрде электрондық және қағаз құжатты, сондай-ақ оларды куәландыру құралдарын – дәстүрлі мөр, қағаз құжаттағы қолтаңба және электрондық құжаттағы ЭЦҚ-ны теңестірді. Назар аударуға тиіс негізгі ұғымдар, ол:
1) электрондық архив – архивтік электрондық құжаттардың жиынтығы (архивті қоймаға немесе құжаттарды жинауға теңестіретін бұлыңғыр анықтама);
2) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және ЭЦҚ арқылы куәландырылған құжат;

Электрондық құжат туралы заң Қазақстан Республикасы Үкіметінің, сондай-ақ ақпараттандыру саласындағы мемлекеттік уәкілетті органның (Қазақстан Республикасы Ақпарат және байланыс министрлігі) міндеттерін белгіледі.

Ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган:
1) электрондық құжат және ЭЦҚ саласындағы мемлекеттік саясатты іске асырады;
2) Қазақстан Республикасының электрондық құжат және ЭЦҚ саласындағы нормативтік құқықтық актілерін әзірлейді;
3) мемлекеттік органдар мен ұйымдарға электрондық құжат және ЭЦҚ мәселелері бойынша практикалық және әдістемелік көмек көрсетеді;
4) электрондық құжат және ЭЦҚ саласында Қазақстан Республикасының электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы заңнамасын сақтау тұрғысынан мемлекеттік бақылауды жүзеге асырады;
5) куәландырушы орталықтың үлгілік ережесін бекітеді;
6) Қазақстан Республикасының негізгі куәландырушы орталығын, мемлекеттік органдардың куәландырушы орталығын, Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығын және Қазақстан Республикасының сенім білдірілген үшінші тарапты қоспағанда, куәландырушы орталықтың тіркеу куәліктерін беру, сақтау, кері қайтарып алу және ЭЦҚ ашық кілтінің тиесілілігі мен жарамдылығын растау қағидаларын бекітеді;
7) объектілік сәйкестендіргіштердің қазақстандық сегментіндегі объектілік сәйкестендіргіштерді тіркеу, қайта тіркеу және олардың күшін жою қағидаларын бекітеді;
8) Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 29 қазандағы «Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексі» № 375-V қаулысына (бұдан әрі – ҚР КҚ) (2016.10.09 берілген өзгерістермен және толықтырулармен) сәйкес тексеру парақтарын, тәуекелді бағалау өлшемшарттарын, тексерулер жүргізудің жартыжылдық кестелерін бекітеді
9) шет мемлекеттердің куәландырушы орталықтарының, сенім білдірілген үшінші тараптарының Қазақстан Республикасының сенім білдірілген үшінші тарапымен өзара іс-қимылын тіркеу және тоқтату қағидаларын бекітеді;
10) ЭЦҚ-ның төлнұсқалығын тексеру қағидаларын бекітеді;
11) куәландырушы орталықтарды аккредиттеуді жүргізу қағидаларын әзірлейді;
12) Қазақстан Республикасының негізгі куәландырушы орталығының, мемлекеттік органдардың куәландырушы орталығының және Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығының тіркеу куәліктерін беру, сақтау, кері қайтарып алу және ЭЦҚ-ның ашық кілтінің тиесілілігі мен жарамдылығын растау қағидаларын бекітеді;
13) Қазақстан Республикасының сенім білдірілген үшінші тарапының шетелдік ЭЦҚ-ның төлнұсқалығын растау қағидаларын бекітеді;
14) осы Заңда, Қазақстан Республикасының өзге де заңдарында, Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерінде көзделген өзге де өкілеттіктерді жүзеге асырады.

Архивтер мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органының функциялары

Архивтер мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы:
1) электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы мемлекеттік саясатты іске асыруды жүзеге асырады;
2) электрондық құжаттар мен электрондық архивті пайдалана отырып іс қағаздарын жүргізу мәселелеріне салааралық ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылықты қамтамасыз етеді;
3) Қазақстан Республикасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілерін әзірлейді;
4) электрондық құжаттар мен электрондық архивті пайдалана отырып іс қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша, Қазақстан Республикасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы заңнамасының сақталуы тұрғысынан мемлекеттік бақылауды жүзеге асырады;
5) ҚР КК сәйкес тексеру парақтарын, тәуекелді бағалау өлшемшарттарын, тексерулер жүргізудің жартыжылдық кестелерін бекітеді;
6) осы Заңда, Қазақстан Республикасының өзге де заңдарында, Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерінде көзделген өзге де өкілеттіктерді жүзеге асырады.

Яғни, Қазақстан Республикасының мәдениет және спорт министрлігіне:

1) Ұйымдарда электрондық құжат айналымының үлгілік қағидаларын;
2) Электрондық істер мен құжаттарды мемлекеттік архивтерде қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларын;
3) Электрондық істер мен құжаттарды ведомстволық және жеке меншік архивтерде қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларын;
4) Ұйымдардың электрондық құжат айналымының және электрондық архивтердің жағдайын тексеру қағидаларын әзірлеу қажет.

Жоғарыда аталғандардың ішінен қазіргі кезде:

1) Электрондық істер мен құжаттарды ведомстволық және жеке меншік архивтерде қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларының жобасы;
2) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналымының қағидалары (2013.23.07 берілген өзгерістермен және толықтырулармен) әзірленді.

Осы жобаларға толығырақ тоқталамыз.

Электрондық құжат айналымының қағидалары туралы айтатын болсақ, электрондық құжаттың аталған деректемелерінен, яғни:
1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы;
2) ұйым туралы анықтамалық мәліметтер (заңды мекенжайы, телефон, факс, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);
3) құжат түрінің атауы;
4) тіркеу нөміріне және келіп түскен құжаттың күніне сілтеме;
5) құжатты жасаған немесе шығарған жер;
6) адресат;
7) құжатты бекіту грифі (бар болса);
8) мәтінге тақырып (бар болса);
9) құжаттың мәтіні;
10) қосымшаның бар екені туралы белгі (бар болса);
11) орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі мен телефоны);
12) ЭЦҚ
Авторлар құжатты келісу туралы белгіні алып тастаған немесе ол белгі көзделмеген, электрондық құжаттың метадеректері болуы, сондай-ақ электрондық құжаттар электрондық істерге қалыптасуы туралы жазылмаған.
Метадеректерсіз құжат электрондық болып табылмайды.
Сол кезде электрондық құжат айналымының жүйесінде істер номенклатурасының рөлі толық ашылмаған. Ал, ол ұйымның электрондық құжат айналымын және электрондық архивін қалыптастырғанда басты буын болып табылады.
Автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді (ААЖ), экономикалық талдаудың автоматтандырылған жүйелерді (ЭТАЖ) жұмыс істету бойынша барлық бағдарламалық өнімдерде электрондық істер номенклатурасы ол электрондық құжатты қалыптастыруға ықпал ететін автоматтандырылған жүйенің өзегі, басқаша айтқанда, істер номенклатурасы –ол тиісті электрондық істердің тізімдемелерін автоматтандырылған қалыптасу үшін негіз.
Электрондық құжат айналымына байланысты көптеген өзекті мәселелерді шешу мақсатында автор ұйымдарда Электрондық құжат айналымының үлгілік қағидалары немесе Электрондық құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын (бұдан әрі – Қағидалар) әзірлеуді ұсынады. Бұл ұйымның басқаруды құжаттамалық қамсыздандыруды қызметінің (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жұмыс істеуі үшін және электрондық құжат айналымының мәнісін, электрондық істер номенклатурасының негізінде электрондық құжаттардан электрондық істердің дұрыс қалыптасуы және аталған істердің ұйымның электрондық архивіне дер кезінде беруі үшін өте маңызды болып табылады.

Бұл ретте Қағидаларда электрондық құжат айналымы жүйесінің қызмет істеуінің негізгі қағидаттарын көрсету қажет:

1) құжатты бір мағыналы сәйкестендіруге мүмкіндік беретін, электрондық құжатты бір рет тіркеу;
2) электрондық құжаттардың қозғалыс уақытын қысқарту және оларды орындау жылдамдығын арттыруға мүмкіндік беретін, операцияларды қатар орындау мүмкіндігі;
3) құжаттың (процесстің) өмірлік циклінің әр сәтінде құжатты орындауға жауапты адамды сәйкестендіруге мүмкіндік беретін, электрондық құжат қозғалысының үздіксіздігі;
4) құжаттардың көшіру мүмкіндігін жоюға мүмкіндік беретін, құжат ақпаратының бірыңғай базасы;
5) аз ақпаратпен табуға мүмкіндік беретін, тиімді ұйымдастырылған электрондық құжатты іздестіру жүйесі;
6) құжат айналымының процестері бойынша құжаттардың қозғалысын бақылауға және есеп мәліметтеріне негізделген, басқарушылық шешімдерді қабылдауға мүмкіндік беретін, құжаттардың әртүрлі жағдайлары мен белгілері бойынша есепке алудың дамыған жүйесі.

Құжаттау жүйесін автоматтандыру

Электрондық құжат айналымының жүйесі құжаттау мен құжаттарды басқарудың келесі бағыттарының автоматтандыруын қамтамасыз ету керек:
1) кіріс құжаттарды автоматтандырылған қабылдау, әзірлеу, тіркеу және келіп түскен құжаттардың құрылымдық бөлімшелеріне бөлу;
2) шығыс құжаттарды автоматтандырылған жасау, тіркеу және жіберу;
3) ішкі құжаттарды автоматтандырылған тіркеу және ішкі құжаттардың құрылымдық бөлімшелеріне бөлу;
4) құжаттарды орындауды бақылау және құжаттармен жұмыс туралы тиісті анықтама-есептерді дайындау;
5) кілт сөздер арқылы құжаттарды ауқымды іздестіру;
6) жеке құрылымдық компоненттер арасында өзара байланысты орнатумен бірге құжаттың кескін үйлесімімен басқару;
7) мониторда көрсету үшін құжаттың барлық бөлімдерін біріктіруге мүмкіндік беретін, құжаттарды біріктіріп көру;
8) сақтау орнына тәуелсіз құжаттарға қол жетімділікті ұйымдастыру (қашық қолжетімділік);
9) негізгі компоненттер арқылы құжаттарды іздестіру және басқару;
10) есепке алуды басқару және мұрағаттау;
11) құжатты беруді (қайтаруды) ұйымдастыру;
12) құжаттардың нұсқаларын бақылау;
13) жұмыс құжаттарының кітапханасын жүргізу.
Тиісінше, электрондық құжат айналымы жүйесінің бағдарламалық модульдері (немесе жүйе бөліктері):
1) «Кіріс құжаттар»;
2) «Шығыс құжаттар»;
3) «Ішкі құжаттар»;
4) «Жұмыс құжаттарының кітапханасы»;
5) «Мониторинг және бақылау»;
6) «Ескерту»;
7) «Таныстыру»;
8) «Істер номенклатурасы»;
9) «Ұйымдар анықтамалығы»
10) «Ұйымның электрондық мұрағаты» және т. б. болуға тиіс.
Электрондық ведомстволық (жеке) архив өзінің қызметін жеке ақпараттық жүйе ретінде жүзеге асыруы мүмкін – соңғысы ұйымның қаржылық мүмкіндіктеріне байланысты.

жүктеу/скачать 20,5 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: