2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| Фрагмент
документа Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" 2004 г. Ст. 3, п. 5 Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования Ст. 3, п. 6 Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности Таким образом, новое (по сравнению с 1980-ми гг.) определение особо ценных документов в государственном или муниципальном архиве любого уровня подразумевает, что они не должны полно и адекватно отражать исторический процесс своего региона, а в первую очередь под ОЦД понимают документы, имеющие особо важное, непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие "непреходящее значение" документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры. Под понятием "невосполнимых уникальных документов", понимается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия "копии документов на правах подлинника", но в этом случае речь может идти о восполнении информации уникального документа, а не ее физического носителя, так как они (подлинник и копия) в этом смысле не идентичны) с позиций достоверности, реликвийной ценности и права. В 2006 г. в целях совершенствования работы по выявлению ОЦД для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации ВНИИДАД были подготовлены новые Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД) , в которых уточнены определение понятия "особо ценные документы", критерии их выявления, методика проведения этой работы, а также организация учета, описания и хранения этой категории дел. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации [7] содержат следующие критерии определения особо ценных документов: время создания документа; ценность содержащейся в документе информации; юридическая сила, подлинность документа; значение фондообразователя; авторство (и адресат) документа; наличие палеографических, художественных и других особенностей документа. В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость). Интересна трактовка этих критериев, предложенная составителями Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации [7, с. 12-18]. Выявление в архивах ОЦД и уникальных документов можно отнести к "высшей стадии" экспертизы ценности документов, когда из уже отобранных на постоянное хранение документов выделяется особая каста заслуживающих особого внимания, в идеале - "неприкосновенных" для исследователей подлинников. Методика выявления особо ценных документов, разработанная ВНИИДАД, состоит из нескольких этапов и определенных технологий на каждом из них. Выявление ОЦД проводится по несекретным документам фонда, прошедшим научно-техническую обработку. Методика выявления ОЦД предполагает три этапа: на первом - составление списка фондов, на втором - изучение описей отобранных фондов, на третьем - изучение отобранных по копиям дел. При выявлении фондов, потенциально содержащих ОЦД, следует начинать с фондов, содержащих документы за наиболее ранние периоды, а также следует учитывать для советского периода ведомственные и отраслевые группы (соподчинения), что позволит избежать межфондовой и межархивной дублетности. Итогом первого этапа будет составление списка фондов либо по отдельному архивохранилищу, либо по всему архиву в целом. При изучении описей первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, отражающих основную деятельность фондообразователя. При этом к составу ОЦД могут быть отнесены отдельные документы, дела, части фондов и целые фонды. При этом расшивка дел при выявлении ОЦД не допускается, и все дело считается особо ценным, даже если в нем признан таковым только один или несколько документов. Это важно при создании страхового фонда, так как копируется все дело целиком, а не отдельный документ или часть дела, что позволяет обеспечить сохранность единиц хранения. Выявление ОЦД проводится путем просмотра заголовков дел в описях. Однако зачастую "глухие" дела, малоинформативные, неточные заголовки дел не позволяют выявлять ценную, уникальную информацию на уровне документа. Поэтому более надежным способом выявления ОЦД является полистный просмотр дела. Выявление ОЦД завершается составлением описей по каждому архивохранилищу отдельно или по архиву в целом. Выявлению уникальных и особо ценных документов уделяется большое внимание в работе государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. В то же время еще недостаточно активно производится эта работа в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, а также организациях Российской академии наук, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Работа по выявлению уникальных и особо ценных документов тесно связана с созданием страхового фонда и фонда пользования в организациях, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007, п. 2.11.12.) определяют общую методику работ по выявлению уникальных документов. Она заключается в следующем: выявление проводится в плановом порядке; на основании отраслевых и научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве; на каждый выявленный потенциально уникальный документ заполняется лист учета и описания, который рассматривается на экспертно-методической комиссии архива; представляются предложения о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в архивах организаций по согласованию с теми государственными или муниципальными архивами, источниками комплектования которых они являются. В соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" [12, п. 4.8 ] на выявленные уникальные и особо ценные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается экспертной комиссией организации, согласовывается с государственным (или муниципальным) архивом и утверждается руководителем организации. Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. По состоянию на 2012 г. находится в стадии разработки "Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", где в специальном разделе будет прописана организация учета уникальных документов. С момента утверждения этого документа утрачивает силу "Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" [28]. Методическое обеспечение работы с уникальными документами будет освещено в разрабатываемых ВНИИДАД рекомендациях по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации. Создание страхового фонда документов. Создание страховых фондов документации - одна из важнейших задач ряда государственных структур. Эта работа ведется в одном направлении по линии Министерства по чрезвычайным ситуациям и др., в другом направлении Министерством культуры Российской Федерации, Федеральным архивным агентством, Российской академией наук. Назначении страховых фондов заключается в обеспечении сохранности наиболее важных, значимых в военном, научно-техническом, производственном, историко-культурном плане и других аспектах документов путем их копирования (посредством микрофильмирования, записи на электронных носителях и т.п.). Главное условие - страховые копии должны храниться в специально защищенных объектах отдельно от подлинников документов, поэтому основные хранилища страховых копий документов в основном располагаются за Уралом, например, Центр хранения страхового фонда документов Архивного фонда Российской Федерации расположен в г. Ялуторовске Тюменской области. Особо остро вопрос о создании страхового фонда документов оборонного значения встал в конце 1950-х гг. во время так называемого ядерного противостояния крупнейших держав. В начале 1980-х гг. было принято постановление Совета Министров СССР и ЦК КПСС о работе с документами страхового фонда, и к началу 1990-х гг. работы в стране по созданию объектов хранения и специализированных лабораторий по микрофильмированию были в основном завершены. В современных условиях создание Единого страхового фонда документации (ЕСФД) предусматривает выделение в нем 2-х уровней: федерального и регионального (территориального), а также комплексов документов по трем направлениям: оборонного значения (для включения в мобилизационный план); для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ; для сохранения документов, являющихся национальным, культурным и историческим наследием (последние и входят составной частью в ЕСФД): жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|