2. организация хранения документов архивного

автоматизированный Центральный фондовый каталог (АЦФК), который ведется 
в Центре информационных технологий Росархива (в составе РГАЭ). 
***
В настоящее время массив данных охватывает около 20% 
государственных и муниципальных архивов. АЦФК создается путем внедрения 
в архивах типовых баз данных "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". В 
архивах и органах управления архивным делом субъектов РФ, имеющих 
компьютерную технику, создаются информационные массивы, содержащие 
информацию о составе и содержании документов всех государственных 
хранилищ на уровне архивного фонда.
На втором этапе информационного поиска Вам следует выяснить номера и 
названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Еще до посещения 
архива целесообразно изучить последнее издание путеводителя (или краткого 
справочника) по фондам интересующего Вас архива. В этом случае Вы явитесь в 
архив с примерным списком необходимых Вам фондов и можете прямо спросить 
сотрудника читального зала о доступе к фондам и научно-справочном аппарате к 
ним. 
При первом визите в архив необходимо помнить, что справочно-поисковые 
средства каждого архива*1, несмотря на единые принципы их создания, имеют 
свои особенности. Ведь комплекс справочников каждого архива формировался 
исторически, иногда в течение столетий. Особенно это своеобразие касается 
дополнительных и тематических справочников (картотек, указателей, обзоров, 
перечней документов). 
_____ 
*1 Представление об особенностях НСА федеральных архивов можно 
получить, изучив сайт "Архивы России", раздел "Федеральные архивы". 
Поэтому прежде всего следует расспросить сотрудника читального зала об 
особенностях системы справочно-поисковых средств архива, а также о доступе к 
автоматизированным базам данных. В некоторых федеральных архивах 
графическая схема справочно-поисковых средств помещена в читальном зале. 
Если по теме исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, 
перечень, это существенно сэкономит время поиска. В читальном зале Вам 
предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов. В картотеке фондов 
можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду. Если их 
несколько сотен, Вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия 
описей Вы можете почерпнуть из картотеки фондов или реестра описей. Теперь 
можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального 
зала самый главный справочник - архивную опись. 
На третьем этапе поиска следует выяснить последний элемент архивного 
шифра, необходимый для заполнения требования на выдачу дел - номер 
единицы хранения. Если заголовки составлены грамотно, хорошо 
унифицированы и информативны, через несколько страниц Ваш глаз 
автоматически будет отлеживать нужные элементы информации в списках 
заголовков дел. Если опись состоит из нескольких тысяч заголовков, не забудьте 
про указатели к описи. Если к фонду составлено несколько описей, вполне 
возможно, что имеется внутрифондовый указатель к описям. Также указатели 

могут составляться и к группе однородных фондов. Однако указатели к описям, 
как правило, неаннотированные, содержат лишь рубрику, подрубрику и архивный 
шифр. Наконец, если качество описи никоим образом не может Вас 
удовлетворить, следует поинтересоваться, нет ли обзора или описи-указателя к 
интересующему Вас фонду*1. Итак, выяснив номер фонда, описи и дела, Вы 
можете заполнить требование на выдачу дел. 
_____ 
*1 В последнее время получила развитие практика составления так 
называемых описей-указателей. Они составляются в тех случаях, когда опись 
малоинформативна, но нет возможности провести ее переработку, 
усовершенствование или составить обзор фонда. Опись-указатель является 
дополнительным справочником к старой описи или нескольким описям, она 
содержит групповые (суммарные) дела и более углубленно раскрывает их 
содержание. (
Создание современных архивных справочников на основе 
дифференцированного подхода: методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2003
. С. 
22). 
Однако поиск на этом не заканчивается. Во-первых, для более точного и 
углубленного поиска нужны справочники, раскрывающие содержание групп 
документов дела, отдельных документов и частей документов. Во-вторых, 
помимо номера дела очень полезно знать номера листов (например, чтобы 
избежать просмотра нескольких рулонов микрофильмов в том случае, если дело 
имеет большой объем). Для продолжения поиска на внутрифондовом уровне 
прежде всего после описи следует обратиться к системе каталогов архива - 
систематическому, тематическому (и его разновидностям - каталогу по истории 
государственных учреждений, административно-территориального деления и 
др.), предметному (и его разновидностям - именному, географическому, 
объектному и др.). Система каталогов каждого архива включает в себя 
различные виды каталогов. Но основными видами каталогов всех архивов 
являются систематический и именной. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: