2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| ***
Например, картотеки по личному составу ВСНХ широко используются для поиска информации в РГАЭ. К этой же категории картотек относятся межархивные базы данных "Сведения о местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по личному составу" (ГА Астраханской области) и БД "Документы по личному составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах администраций городов и районов Республики Татарстан" (ГА документов по личному составу Республики Татарстан - ЦГА РТ); БД "Картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах" ЦГА Удмурдской Республики; БД "Документы по личному составу" в ГА Амурской области; БД "Картотека документов по личному составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений" в ГА Тульской области; "Документы по личному составу, хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921-1996 гг.", БД 2-й части справочника "О местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях и организациях списка N 1, расположенных на территории Хабаровского края" в ГА Хабаровского края и др. В областных архивах тематические и именные картотеки являются более эффективным средством поиска, чем систематический каталог. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения-фондообразователя. Наконец, не следует забывать о таком своеобразном типе справочников, как тематические перечни документов*1. Они составляются, как правило, в ответ на тематические запросы органов государственной власти и управления, научных учреждений, а также при тематическом выявлении документов для выставок, публикаций. Один экземпляр такого перечня предоставляется пользователю, направившему запрос, другой оставляется в читальном зале как справочно- поисковое средство. Перечни могут быть аннотированными и неаннотированными. Как правило, перечни состоят из заголовков документов. В 1990- е гг. получили распространение перечни рассекреченных документов. _____ *1 Не путать с перечнями документов с указанием сроков хранения, которые являются методическим пособием по экспертизе ценности документов, а не информационно-поисковым справочником. Осуществляя поиск, помните о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата может быть неравноценным. Отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор справочников. Не все фонды и части фондов подвергаются каталогизации. К различным фондам (частям фондов) могут быть составлены аннотированные и неаннотированные указатели. При составлении всех видов справочников, к различным фондам (частям фондов) используется различная степень свертывания информации, а значит степень подробности раскрытия содержания. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов. Можно выстроить различные цепочки справочных средств, используемых на разных этапах поиска. *** Например: путеводитель по архивам - путеводитель по фондам архива - реестр описей - опись - систематический каталог; путеводитель по фондам архивов - каталог фондов - опись - обзор фонда-указатель к фонду; межархивный тематический обзор - указатели к описи - опись и др. Работая с такими архивными справочниками как путеводитель, опись, обзор следует помнить, поиск возможно вести двумя способами - найти нужный раздел в классификационной схеме справочника по его оглавлению или искать информацию с помощью дополнительных указателей к справочнику (предметного, именного, географического и др.). Существуют также дополнительные указатели к систематическому каталогу. Наконец, следует помнить о том, что обращение к автоматизированным информационно-поисковым системам существенно ускоряет процесс поиска информации. В настоящее время создание электронного НСА является приоритетным направлением информатизации архивов. Но если поиск на межархивном и межфондовом уровнях следует начать с Интернета, так как в большинстве своем электронные путеводители разрабатываются специально для публикации в глобальной сети, то на внутрифондовом уровне используются внутриархивные базы данных, подавляющее большинство которых - тематические и именные каталоги*1. _____ *1 Хотя существуют каталоги, опубликованные в Интернете. Например, знаменитый полнотекстовый "Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД" на сайте архива. Увлекательный процесс поиска может продолжаться бесконечно - ведь работая с документами, Вы получаете дополнительные сведения для постановки новых поисковых задач. Основы тематического поиска. Важнейшим моментом в поиске информации является выяснение фонда (учреждения, организации или лица), в составе которого могли отложиться документы по теме. В соответствии с принципом происхождения подавляющее большинство документов организуются по исторически сложившимся комплексам (фондам). Пофондовая организация документов существенно влияет и на построение системы справочно-поисковых средств. |