Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
Қолданыстағы электрондық құжат айналымы жүйелерін салыстыру
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
| 2.3 Қолданыстағы электрондық құжат айналымы жүйелерін салыстыру
Құжат айналымын автоматтандырудың болмауы қызметкерлерде құжаттарды келісуге немесе қол қоюға көп уақыт жұмсайтынын ескеріңіз. Егер біз керемет суретті ұсынсақ: қызметкер құжатты өзінің бастығына келісуге жібереді, ал бастық ноутбуктен кейін құжатты жиналыста немесе оның кеңсесінде келіседі, біздің әдемі университеттің ректоры өте маңызды кездесуде болған кезде телефонға келіседі, ал директордың өзі оған планшетте жіберілген құжатқа қол қояды. бір жерде таксиде қалада. Егер сіз бұл туралы ойласаңыз, бұл көптеген ұйымдарда жұмыс істейді және бұл олардың қызметін қалай жеңілдетеді! Қазақстанда ЭҚЖ нарығы келесі өнімдермен ұсынылған: а)1С: құжат айналымы (Ресей); б) «Documentolog» электрондық құжат айналымы жүйесі (Қазақстан); в) Электрондық құжат айналымының порталдық жүйесі «ТЕНГРИДОК» (Қазақстан); г) «ARTA SYNERGY» электрондық құжат айналымы жүйесі (Қазақстан); д) «DOCSVISION» ЭҚЖЖ (Ресей); е) «DIRECTUM» (Ресей) [29]. Кәсіпорында 1С-ге жаңадан келген жұмысшы ретінде интерфейс толтырылған және өте күрделі болып көрінеді. Кейбір операцияларды орындау кезінде сіз уақыттың кешігуін байқайсыз. Веб-нұсқада тіркелген файлдарды бірден шолғышта қарау мүмкін емес-әрқашан жүктеу керек. ЭҚЖ операцияларын орындау кезінде көптеген терезелер пайда болады. Бұл өте уақытты көп алады. 1-суретте құжат айналымының 1С интерфейсі көрсетілген. Келесі сайт ARTA Synergy интерфейсі.Бұл сайттың өзінде жасаушылар болады, егер біз оны сатып алсақ онда ол жобалар мен мазмұнды басқаруды тағы басқаларын жасай алады деп сендіреді. Онымен жұмыс істегенде, көпфункционалдылық сезімі мүлдем пайда болмайды (сондықтан сіз тек жарнама жазылған деп ойлай бастайсыз), керісінше, бірнеше ішкі жүйелердің болуы сезімі пайда болады. Негізінде, идеяның өзі маған ұнайды және жақсы бағытта жүреді, бірақ жақсы функционалдылық пен икемділікті қажет етеді. Жүйенің өзі, өте баяу жұмыс істейді көп уақыт алады. 2-суретте көрсетілген ARTA Synergy интерфейсі Құжат айналымы және кәсіпорында құжатайналымның автоматтандырылған есептемесін жүргізуге арналған жүйелерді қарастырайық. Мысал ретінде құжаттарды басқару жүйелерінің көп таралған түрлерін Documentum, DOCS Open және DocuLive алынды. Атрибутив бойынша іздеу Құжаттарды басқару жүйесі құжаттың әр түрлі түрлерімен (хат, статья, сызба, презентация,келісім шарт) және типімен (Microsoft Word құжаты, Microsoft Excel кестесі т.б) байланыста болады. Олар мәліметтерді сақтаудың анықталған форматымен сипатталады (әр қолданбалы программаның өзіндік форматы бар). Әр құжаттың келесідей атрибуттары бар: атауы, автор, құрылу мерзімі, соңғы редактрлеу уақыты, типі, түрі, доступ құқығы және т.б. Атрибуттар қажетті ақпаратты құжаттардың үлкен архивінен табуды оңайлатады. Атрибуттар бойынша құжаттарды іздеудің бүгінгі күнде көп таралған әдісі үлгі (Query By Example) бойынша сұраныс. Оның негізі қолданушы өзіне қажетті құжаттар (мысалы, Жангелдин қолданушысының 10-нан 20-на дейін редактрленген құжаты) атрибуттарының нақты мәндерін беру болып табылады. ҚБЖ DOCS Open сұраныстары іздеу формасының жолдарын толтыру негізінде іске асады, оның әр қайсысы кейбір атрибутивтермен қауымдасқан. Мұндай іздеу формасы тіркеу-бақылау карточкасын (ТБК) дублирует (электрлі ТБК классикалық іс қағаз жүргізу мамандарына таныс карточкаларға ұқсас) және ол тиісті атрибуттарды көрсететін өрістері бар экрандық форма болып табылады (DOCS Open-гі ТБК. Documentum ҚБЖ иілімді, бірақ ТБК-н қолданбай-ақ, сұранысты құрудың қиын әдісін іске асырады. Мұнда атрибуттарды тізімнен таңдау қажет және олар үшін еңгізу өрісінде арнайы жағдай жасау керек. Кей атрибуттарға байланысты осындай әр жағдайды элементарлы жағдай деп айтайық. Әр түрлі атрибуттарға байланысты элементарлы жағдайлар ЖӘНЕ, НЕМЕСЕ және т.б логикалық операциялармен бірігіп, қиын сұранысты құрауы мүмкін. Сұраныстың осындай жазбалануы әмбебап, бірақ компьютермен жұмыс істеу тәжірибесі бар маманданған қолданушыларға ғана қолайлы. Ал DOCS Open-гі қолданылған әдіс компьютермен жұмыс істеу тәжірибесі аз қызметкерге сай келеді. DocuLive ҚБЖ-де осы екі әдіс біріккен-құжаттың атрибутын ( тек маңыздыларын ғана-атауы, құрылу мерзімі және жалпы қолданылатын кейбір атрибуттарды ) экрандық өрісте көрсете отырып, үлгі бойынша сұраныс жасауға болады немесе кез-келген атрибутпен қиын сұраныс құруға болады. Контекстілі іздеу Құжаттың мазмұны бойынша іздеу бүгінгі күнде тек корпоративті ғана емес, сонымен қатар арзан «қоробтық» ҚБЖ-ң (контекстілік іздеусі жоқ жүйе ҚБЖ деп атала алмайды және оның маңызы болмайды) міндетті түрдегі функциясы болып табылады. Барлық салыстырылатын үш ҚБЖ осы функцияға ие. Оны атрибутивті іздеу ұқсастығына байланысты іске асырады, яғни контекстілік іздеу үшін іздеу формасының жеке өрісін (DOCS Open-гі сияқты) немесе қиын сұраныс құрамына (Documentum, DocuLive-гі сияқты) кіретін кейбір жағдайларды қолданады. Осылайша контекстілі үшін де атрибутивті іздеуге байланысты істелінген барлық ескертулер дұрыс болып табылады. Сонымен қатар барлық қарастырылатын ҚБЖ іздеудің айрықша жағдайларын еңгізуге мүмкіндік береді. Мысалы, символдардың кез-келген санын (немесе бір) анықтауға қолданылатын джокер-символдары қолдану. ТБК атрибуты бойынша контекстілі іздеуге тоқталайық. Барлық жүйелер- Documentum, DOCS Open және DocuLive-өзінің стандартты конфигурациясында осындай мүмкіндіктің болуын қамтамасыз етеді. Іздеу мүмкіндіктерін индексаторлар қамтамасыз етеді, бірақ Documentum- де Verity фирмасының TOPIC программдық қамсыздандыруы қолданылады, ал DocuLive болса Verity-мен бірігуге мүмкіндігі болса да, стандартты қойылымда ол индексаторы болмайды. PC DOCS фирмасы DOCS Open-ді Verity TOPIC-тен Fulcrum Knowledge Network-қа біртіндеп ауыстырып жатыр (Fulcrum,DOCS Open–нің жаңа версиясының негізі болып табылады) [30]. Жиынтық атрибуттар Әр атрибут тек бір мәнге ие болған ең қарапайым жағдай барлық ҚБЖ-да іске асырылған. Кейде бірнеше мән (мысалы, «кітапты қайта шығару жылдары» немесе «жауапты адамдардың тізімі») беру қажет болады. Штаттық режимде ешқандай Жиынтық картотекалар Желілердің енуін ескерсек, бірнеше архиві бар таратылған ортады көптеген рубрикаттармен жұмыс істеуге көп көңіл бөлінеді. Іс жүзінде бір ақпараттық комплекте бірнеше картотеканың болуына эквивалентті. DOCS Open және DocuLive ҚБЖ бір архивтен екінші архивке құжаттарды ауыстыру кезінде қиындықтар туу мүмкін. DOCS Open және DocuLive-ті әзірлеушілер кәсіпорын моделіне көңіл бөлген, онда таратылған архив бірнеше серверлерден тұратындығына қарамастан ортақ логикалы (виртуалды) болып табылады. Бұл жағдайда барлық комплексте бір классификатор. Бірақ кейбір жағдайларда, мысалы компаниялардың қосылуы кезінде бірікккен ақпараттық комплекс өзінің құжат архивтері және ерекше классификаторлары (айталық, құжат атрибуты бірінші архивте «аталуы», екіншісінде «аты», үшіншісінде «атауы» деп берілуі мүмкін) бар ескі база негізінде құрылады. Құжаттарды бір архивтен екінші архивке жіберуге (немесе архивтерді біріктіруге) болады, бірақ ол үшін қосымша қаражат қажет. Documentum DOCS Open және DocuLive-ке қарағанда көптеген картотекалармен жұмыс істей алады және осы ҚБЖ-е әр құжат өзіндік атрибуттар жиынтығынан тұрады. Іс жүзінде Documentum картотека деген түсінікті «білмейды», ол қолданушының қабылдау деңгейінде іске асады [31]. Құжатты бірнеше форматта өңдеу Қазіргі заманға сай корпорациялық ҚБЖ-де орнатылған құрылғылардан тұрады немесе әр түрлі форматты құжаттарды көру үшін басқа бір фирманың өнімдерін өздеріне еңгізе алады. Осылайша стандартты версия DOCS Open жүзден астам форматты (Inso программалық қамсыздандыруы қолданылады) қолдайды. Осының арқасында, мысалы, Microsoft Word құжаттарын, PowerPoint презентацияларын, көрінстерді (сонымен қатар құжаттар үлгілерін, факсты), AutoCAD сызбаларын оперативті түрде қарауға болады. Нәтижесінде архив құжаттарын құру кезінде қолданылған қосымшаларды барлық жұмыс столдарында орнатудың қажеттілігі жоқ. Сонымен қатар әр түрлі форматты қолдайтын аспектілер бар. Құжаттардың толық контекстілі индексін құру аспектісінсіз контекст бойынша іздеу мүмкін болмас еді. Іс жүзінде индекстелетін форматтар саны қаралатынға қарағанда азырақ. DOCS Open-де құжаттарды қосымша модульдер көмегімен HTML форматында жіберуге болады [32]. Құрамды құжаттармен жұмыс Іс жүзінде құрамдас құжаттар материалдарды тематикалық іріктемелерден тұратын папкаларға сай келеді. Барлық үш ҚБЖ құрамды құжаттарды құру және оларды басқару құралдарынан тұрады. DocuLive ҚБЖ шегінде әр құжат ерікті түрдегі әр түрлі форматтан тұруы мүмкін. Documentum- де виртуалды құжаттар метафорасы іске асырылған. Сонымен қатар Documentum көп таралған форматтардың құрамды құжаттарын импорттайды. DOCS Open ҚБЖ, құжаттар арасында ерікті байланысты орнату үшін арналған графикалық интерфейсі бар DOCS Link түріндегі жеке модульге және папка түрінде құжаттарды жинай алатын DOCS Binder модуліне ие. DOCS Binder модулінде құрамды құжат бір тұтас болу мүмкін. Осыдан көріп отырғанымыздай бір құжат бірнеше құрамдастың ішінде бола алады. [33]. Қағаз құжаттарымен жұмыс Ақпараттық технологиялардың көбейгеніне қарамастан қағаз құжаттар жұмыс процесінде маңызды орын алады. Осыған байланысты ҚБЖ қағаз құжаттарды басқаруды және де сканерлеуді, электронды формаға ауыстыру үшін тануды қамтамасыз етеді. Documentum ҚБЖ электронды файл көмегінсіз карточкаларды істеуге және атрибут көмегімен қағаз құжатты бақылауға мүмкіндік береді. Егер сканерлеу және тану қажет болса, онда үшінші фирманың өнімді интеграциялауынсыз еш нәтиже шықпайды (мысалы, санкт- петербурктік SWD фирмасы Xerox Document On Demand системасымен интеграция жасады). DOCS Open-де қағаз құжаттармен жұмыс істеу бұрыннан орнатылған және жүйе интерфейсінде (мысалы, қағаз құжаттарды құруға арналған меню пункті бар, сонда да архивке атрибуттары бар карточкалар ғана еңгізіледі). Сонымен қатар ВЕСТЬ АО компаниясы әзірлеген Delta Image арнайы модулі бар. Ол көп бетті құжаттарды сканерлеуге арналған. Бұл мүмкіндіктерді де жетілдіруге болады. DocuLive-тің барлық функцияларын іске асыра алатын арнайы DocuLive Scan модулі бар. DOCS Open және DocuLive көп өнімділікті кәсіптік сканерлермен де жұмыс істей алады. Оның арқасында құжаттарды ағымды түрде еңгізуге болады (сонымен қоса, прессаны және анкетаны электрондық түрге ауыстыруға). Құжаттарды көшіру және қайтару Ақпаратты бүтін түрде сақтау үшін ҚБЖ құжаттың бір версисын бір уақытта редактрлеуді болдырмауды қадағалайды. Редактрлеу кезінде құжат архивте оқшауланады. Осы кезде құжат архивтен шығарылды деп айтылады. Құжатты көшіру және қайтару технологиясы архивтен құжатты уақытша локальды диске немесе дискетаға көшірмесін жазады. Қарастырылған барлық ҚБЖ осы механизммен жабдықталған Все рассматриваемые СУД поддерживают данный механизм. Құжат версияларын бақылау Құжаттарды өңдеу кезінде (әсіресе бір құжатты бірнеше адам істеп отырса) көбінесе аралық версиялар пайда болады. Оларды ортақ басқару ҚБЖ үшін өте маңызды. DOCS Open-де әр құжатта версия және подверсия сандары шектеулі. Сәйкесінше олардың саны 99 және 26. Documentum болса подверсиялардың қиындығын және тереңдігін ерікті түрде құруға мүмкіндік береді. Кез келген уақытта әр версия басты (жұмыстық және көкейкесті) болып тағайындалуы мүмкін. Архив құрылымының графикалық түрде көрінісі Барлық үш ҚБЖ архивті еңгізілген папка (Documentum-де папкалардың жоғарғы деңгейі шкаф деп аталады, олардың бір бөлігі резервтелген атауларға ие және жүйе қозғалысының логикасын басқарады) иерархиясы түрінде көрсету құралдарына ие. DOCS Open 3.7.x-те архивтің визуализациясын DOCS Browser қосымша модулі атқарады, DOCSFusion-де оның функциялары стандартты клиенттік орынға еңгізілген. Көп сақталатын архивтерді ұйымдастыру Көптеген ұйымдарда құжаттар көп көлемі бірнеше ондаған жылдар бойы сақталуы керек. Мұндай мақсатта қатты дисктерді қолдану өте қымбат болып табылады. Сондықтан кәсіпкерлік ҚБЖ құжаттарды әр түрлі сақтау құрылғыларымен жән құжаттардың бір деңгейден екінші деңгейге көшуін (құжатты көп қолданған кезде немесе беріген мерзім аяқталғанда) қамтамасыз етеді. Бұл CR-ROM, CD-RW, магнттооптикалық кітапханалар, стриммерлер сияқты ақпараттарды сақтау құрылғыларын пайдалануға мүмкіндік береді. DOCS Open-те жартылай автоматты метафорасы іске асырылған. Жүйе құжатардың сақталу мерзімін бақылап отырады, ал арнайы утилитті іске қосқан кезде администратор көптен бері қолданылмаған құжаттарды арзан сақтау құрылғыларына ауыстра алады. DocuLive ҚБЖ бұл мақсатта жеке программалық қамсыздандыру-архивтік жүйе ARCIS-ті (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf) немесе DOCS Open-ді қолданады. Documentum-де құжаттардың сақталуының бірнеше варианттарын көрсетуге болады, ал сақталудың әртүрлі деңгей арасында көшуді автоматтандыру үшін кейбір настройкалар істеу қажет. Жұмыстық процестерінің еңгізілген автоматтандыру құралдары (workflow) Барлық ҚБЖ қызметкерлердің, құжатайналым ұйымдарының әрекеттерін координациялау үшін және тапсырмалардың орындалуын бақылау үшін құралдары бар. Олардың кейбіреуі, мысалы, Documentum осы облыстағы өзінің пайдаланымдарын қолданады, ал басқалары-олардың қатарына жататындар DOCS Open және DocuLive, workflow-пен бірігеді. Осылайша DOCS Open ҚБЖ-де ВЕСТЬ АО ресейлік компаниясының DOCS Routing (WorkRoute I) жұмыстық процестерінің автоматтандыру жүйесі, ал DocuLive-тің жаңа версиясына DocuLive WorkFlow (WorkRoute II) жүйесі еңгізілген. WorkRoute I құжаттардың және тапсырмалардың (мысалы, басшы резалюциямен құжатты жауапты адамға жібереді, ол өз қалауы бойынша оны орындаушыға жібереді, қажет болған жағдайда және құқығы бар болса заңгерден көмек сұрауы мүмкін) ерікті маршрутизациясын қамтамасыз етеді. WorkRoute II қатаң маршрутизация метафорасын іске асырады, құжаттардың өңделуі және әр түрлі орындаушылар арасында олардың орын ауыстыруы алдын-ала жобаланған жұмыстық процестер карталарына сәйкес жүргізіледі (бұл Documentum-де де қолданылады). Workflow-жүйесін осы статья шегінде салыстыру мүмкін емес, сондықтан жалпы ескертумен шектелейік. Қолданушылар доступын бақылау Желілердің дамуына байланысты қауіпсіздікті қамтамасыз ету қазіргі кезде маңызды мәселе болып табылады. Корпоративті ҚБЖ доступты бақылаудың бірнеше механизмін қолдайды. Олардың құрамына қолданушылардың аутентификациясы, доступтың бірнеше деңгейлері (мысалы, қарау, редактрлеу, құру, өшіру, баспаға шығару және т.б) кіреді. Сонымен қатар ҚБЖ-ға криптографиялық қорғау құралдарын кіргізуге болады. Барлық үш жүйеде құжаттар файлдық жүйеде (Documentum ҚБЖ-де бұл жұмыс қиынырақ, бірақ бұл жүйе үшін де дұрыс) файл түрінде сақталғандықтан жүз пайызды қауіпсіздікті қамтамасыз ету үшін желілі операциялық жүйе құралдары жеткіліксіз болуы мүмкін. Сондықтан DOCS Open-де архивке доступ бермейтін және бақылайтын Document Sentry Agent арнайы модулі бар. Құжатпен жұмыс істеу тарихы Қазіргі заманғы ҚБЖ-ң қауіпсізді қамтамасыз ететін моделдердің негізі бір мәселесі қолданушылардың барлық әректтерін протоколдау болып табылады. Қолданбалы жоспарда мұның пайдасы құжатпен істелінген барлық жұмысты (оын кім және қашан құрды, редактрледі, қарады және т.б) қадағалау. Documentum және DocuLive жүйелерінде бұл этапты программалау керек, ал DOCS Open-де бұл алдын-ала іске асырылған. Жүйені административтеу құралдары Барлық қаралатын жүйелер административтеудің қолайлы құралдарына ие. Олар желілік операциялық жүйенің жазбаларымен ҚБЖ-н қолданушылар тізімін синхронизациялауға және ұйымның организациялық құрылымына (классификаторларды, ортақ папкаларды құру және т.б),профилге сәйкес қалыпқа келтіруге мүмкіндік береді. Internet/intranet технологиясын қолдау Корпоративтік желілер осы технология негізінде административтеудің қолайлығына және төмен баға арқасында көп таралды. Салыстырылып отырған ҚБЖ сонымен қатар қолданушыларға құжаттардың архивімен (яғни жіңішке клиент[24]) ҚБЖ интерфейсі арқылы жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Ол Internet-браузерде іске асады және жеке программаны-клиентті қажет етпейді. Жіңішке клиенттің жұмыс істеу қабілеттілігі ҚБЖ арнайы желілік модулдерімен іске асады. Олардың құжаттар архивіне доступы болғандықтан оларды (ссылка ретінде, бастапқы форматта) Web-серверге жібереді. Бұл облыста лидер Documentum болып табылады. Себебі Documentum көптеген технологияларды қолдайды және Internet –тің торабын, көптеген интерактивті қызметтерді (виртуалды дүкендер, электронды баспалар және т.б) құру үшін де қолданыла алады. Осыған дәлелдеме: ҚБЖ құрамына кіретін RightSite сервері арқылы құрылған Documentum компаниясының өзінің торабын құру. PC DOCS компаниясы DOCSFusion құрамына кіретін CyberDOCS 2.5 жүйесі браузерден алынған (мысалы, Microsoft Word құжатын браузер терезінде редактрлеу және жаңа версияны архивке жүктеу ) құжаттармен жұмысты толық істеуге мүмкіндік береді. DocuLive or WWW модулінің мүмкіндіктері аз. Төзімділігі және әртекті желідегі жұмыстар Бүгінгі күнде корпоративті жүйелер үшін төзімділік сипаттамасы өте маңызды болып табылады. Яғни көптеген ұйымдарда әртекті техника жиналғандықтан әр түрлі программды аппараттық платформаларда жұмыс істеуге қабілеттілігі. Documentum қосымшасының сервері-орташа буын, оның үш буынды клиент-сервер буынында әр түрлі версияларда UNIX және Windows NT-де, ал бұл кезде DOCSFusion қосымшасының сервері тек Windows NT-де ғана жұмыс істейді ( (SQL) кітапхана және құжат серверлері басқа операциондық жүйе басқаруымен жұмыс істей алады). Клиенттік орындарда қолданылатын операциондық орта Documentum-де сенімдірек: Windows-тың әртүрлі версияларынан басқалары, оның құрамына MacOS, OS/2 және X- терминалдары Motif кіреді. Барлық үш ҚБЖ көптеген кәсіптік ҚББЖ-мен жұмыс істей алады. Олар: Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server және т.б. Documentum және DocuLive, сонымен қатар Informix-пен жұмыс істейді. ҚББЖ таңдауы тағы бір платформа жиынын анықтайды, бірақ бұл кезде мәліметтер базасы үшін. Егер Oracle үшін ол барлық атақты операционды жүйелерді (UNIX, Windows NT, Novell NetWare) қосады, ал Sybase және Informix үшін кішірек (UNIX, Windows NT). Бірнеше серверлердің байланысу мүмкіндіктері Documentum серверлердің резервтелуін қолдайды, оның арқасында тез арада (ақпараттық комплекстің үздіксіз жұмыс істеу қабілеттілігін сақтап қалуға болады ) біреуі істен шығып қалған кезде екіншісі іске қосылады. DOCSFusion бұл мақсат үшін Microsoft-тың кластерлік технологиясын қолдайды. Ашық программалық стандарттарды қолдау Барлық үш жүйе ашық API-ға ие және ҚБЖ функцоналын кеңейте алады және де олардың функцияларын қолданбалы программалық қамсыздандыруға еңгізе алады. Барлық қолдайтын технологиялар тізімі Documentum ҚБЖ-да бар. Іс жүзінде ол келесі стандарттарды іске асырады: Apple Events және UNIX ToolTalk. DOCS Open, Documentum DCOM, ActiveX, ODMA, OLE Automation, MAPI сияқты стандарттарды, ал DocuLive-ActiveX, OLE Automation және MAPI стандарттарды қолдайды. Ішкі қосымшалармен бірігу Ішкі қосымшалармен бірігу мүмкіндіктері көбінесе алдыңғы пунктпен анықталады. Мұнда да DocuLive ҚБЖ-сі басқа екі жүйеге қарағанда ішкі қосымшалармен тек бір жақты бірігуді ғана қамтамасыз ететіндігін айтып өткен жөн. Архивтен құжаттың форматына сай программаны шақыруға болады. Бірақ офистік және қолданбалыда мұндай мүмкіндік жоқ. Мұндай мүмкіндікті Documentum және DOCS Open-де (мысалы, Microsoft Word құжатын ашу кезінде дисктен файлды жүктеу үшін программаның стандартты терезесі шақырылмайды) береді. Қолданушы интерфейсі Интерфейс қатарлы қолданушы үшін жүйенің өнімділігіне, қауіпсіздігіне, масштабталуына қарағанда маңыздырақ болып табылады. Эргономикалық көзқарас жағынан Documentum және DOCS Open интерфейстері қазіргі заманғы талаптарға сай. DOCS Open-нің жаңа версиясында Microsoft Windows ортасымен тығыз біріктіруінің арқасында осы сипаттама жағынан жақсы.болып табылады. Бағалар. Бір жұмыс орнына жүйенің орташа бағасы жеткізудің комплектациясына (барлық жүйелер модульдік принцип бойынша құрылған) және көлемге байланысты. Бұл параметрмен жүйелерді салыстыру қиын. Бірақ барлық үш жүйе қымбат программдық өнімдер қатарына жатқызуға болады және бұл тенденция Documentum ҚБЖ-да (бірнеше мың доллар бір жұмыс орнына) көрініп тұр. DOCS Open және DocuLive онша қымбат емес және олардың бағалары шамамен бірдей (DOCS Open арзанырақ). Электрондық құжат айналымының (ЭДО) көптеген жүйелері бар, олардың әрқайсысының өзіндік ерекшеліктері мен артықшылықтары бар. Олардың бірнешеуін қарастырайық: 1. «Парадокс» Жүйесі: - артықшылықтары: ақпаратты қорғаудың жоғары деңгейі, көпфункционалдылық, пайдалану ыңғайлылығы; - кемшіліктері: жоғары құны, Тегін нұсқадағы шектеулі функционалдылық. Ол ақпаратты берудің және сақтаудың барлық кезеңдерінде деректерді шифрлауды қамтамасыз етеді. Жүйе құжаттарды, соның ішінде шот-фактураларды, актілерді, шарттарды және т.б. есепке алуға, сондай-ақ бухгалтерлік есепті жүргізуге мүмкіндік береді. Жүйе PDF, DOC, XLS және басқаларында құжат алмасуды қолдайды. Жүйенің ақылы нұсқасында электрондық поштамен және мобильді қосымшамен интеграциялау, сондай-ақ жұмыс процестерін теңшеу мүмкіндігі сияқты қосымша мүмкіндіктер бар. Алайда, «Парадокс» жүйесі ақысыз нұсқада жоғары құны мен шектеулі функционалдылығына ие. 2. «МойСклад» Жүйесі: - артықшылықтары: есеп жүргізу мүмкіндігі, құжат айналымы және интернет-дүкен бір жерде, икемді орнату, Қол жетімді баға; - кемшіліктері: құжаттары көп ірі компаниялар үшін қолайлы емес. Жүйе икемді параметрлерге ие және 1С және "кеңесші Плюс"сияқты басқа бағдарламалармен интеграциялану мүмкіндігіне ие. "МойСклад" жүйесі құжаттарды, соның ішінде шот-фактураларды, актілерді, тапсырыстарды және т.б. есепке алуға мүмкіндік береді. Жүйе шағын және орта компаниялар үшін жарамды, бірақ құжаттары көп ірі компаниялар үшін тиімсіз болуы мүмкін. 3. «Directum» Жүйесі: - артықшылықтары: автоматтандырудың жоғары деңгейі, икемді параметрлер, кең функционалдылық; - кемшіліктері: жоғары құны, орнатудағы қиындық. 4. «Эдофин» Жүйесі: - артықшылықтары: пайдалану мүмкіндігі, қол жетімді баға, функционалдылық; - кемшіліктері: басқа жүйелермен интеграцияның шектеулі мүмкіндіктері. ЭДО жүйесін таңдау ұйымның нақты қажеттіліктері мен міндеттеріне, компанияның көлеміне, қажетті деректерді қорғаудың қауіпсіздік деңгейіне, сондай-ақ қаржылық мүмкіндіктерге байланысты. Documentolog-пайдаланушылар үшін ыңғайлы және интуитивті интерфейсті қамтамасыз ететін электрондық құжат айналымы жүйесі. Documentolog интерфейсі келесі негізгі элементтерді қамтиды: 1. Навигация тақтасы: навигация тақтасында жүйенің негізгі бөлімдері орналасқан, мысалы, кіріс құжаттар, шығыс құжаттар, құжаттарды тіркеу журналы және т. б. пайдаланушылар бөлімдер арасында оңай ауысып, қажетті құжаттарға қол жеткізе алады. 2. Сүзгілер және іздеу: жүйеде қажетті құжатты жылдам іздеу үшін Documentolog сүзгілер мен іздеу жолағын пайдалануға мүмкіндік береді. Пайдаланушылар құжаттарды күн, күй, құжат түрі және т. б. сияқты әртүрлі критерийлер бойынша сүзе алады. 3. Құжаттарды қарау: белгілі бір құжатты таңдағанда, пайдаланушылар оның мазмұнын, сондай-ақ онымен байланысты барлық құжаттарды көре алады. Сонымен қатар, Documentolog нақты уақыт режимінде құжаттарды қарауға және түсініктеме беруге мүмкіндік береді. 4. Құжаттарды құру және жіберу: жүйеде жаңа құжат жасау үшін пайдаланушылар Documentolog ұсынған құжат үлгілерін пайдалана алады немесе өз үлгісін жасай алады. Құжат жасалғаннан кейін пайдаланушылар оны қол қоюға немесе келісуге жібере алады. 5. Хабарламалар: Documentolog жүйесі жаңа құжаттар, құжат мәртебесінің өзгеруі және жүйедегі басқа да маңызды оқиғалар туралы хабарламалар береді. Пайдаланушылар хабарландыруларды өз қалауы бойынша реттей алады. Documentolog интерфейсі жауап береді және оны компьютерлер, планшеттер және мобильді құрылғылар сияқты әртүрлі құрылғыларда қолдануға болады. Ол ыңғайлылық принциптерін ескере отырып жасалған және пайдаланушыларға құжаттармен жұмыс істеудің ыңғайлы және тиімді құралын ұсынады. Кесте 1. Салыстырмалы сипаттамалар
жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|