Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
Электрондық құжат айналымының енгізілуі
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
| 1.2 Электрондық құжат айналымының енгізілуі
Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына, «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына, «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген [16]. Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді. Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды [17]. Сонымен ХХ ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығаның барлық салаларына және мұрағат мекемелеріне ене бастады. Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді байлыққа ғылыми анализ жасау және жаңа мұрағаттық эвристиканы қалыптастыруға қол жеткізеді. CD және DVD секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін тигізеді. Біз мұрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз: 1. ХІХ ғасырдың соңы – 1950 жылдар; 2. 1950 жылдың бірінші ширегі – 1970 жылдың бірінші ширегі; 3. 1970 жылдың екінші ширегі – 1980 жылдың бірінші ширегі; 4. 1980 жылдың екінші ширегі – қазіргі таңға дейін. Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты. Жоғарыда аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты тоқталатын болсақ; Бірінші кезең – мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық мұрағаттарда іс жүзіне асты. «Кіші механизация» құралдары сирек болғанымен көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента және кодекс) шектелді, сондай–ақ халық санағында, өндірісте жобалау мен есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу–перфокарталық құралдар қолданыста табылды. Екінші кезең – бұнда мұрағат ісін ақпарттандыру мұрағаттарда қолданылатын техника мен бағдарламанаң дамуымен ғана емес, сонымен бірге КСРО–да информатиканың дамуымен оның тарих ғылымына соның ішінде мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленді. Үшінші кезең – болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған іздестіру жүйелері (АІЖ) пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасымалдаушылардың (микропленкалар, магнитті ленталар, дискілер), техниканың алмасуымен сипатталады. Осы кезеңде алғаш рет машинада оқылатын құжаттардың сақталу мәселесі көтеріле бастады. Төртінші кезең – өз кезегінде ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін басқа да мұрағаттары комьютеризацияланды. Бұл үрдістің лидерлері қатарына ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды [18]. Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеудің белгілі бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызыды құжаттар үшін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды. Өнделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пластинкалар жасалатын да, оған қылқаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мәтін жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі бір кітап болатын. Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (бұдан былай–ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді. Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады: – ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау; – ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу; – ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру; – ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін; – ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау; – ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру; – Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру. Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді: – ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады; – ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт; – ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт; – ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы – Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт; – Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт. Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық. Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады. Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады. Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай ЭҚ ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын, түпнұсқанын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсті қалыптастыру ісі қалай жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бұл ақпараттар ЭҚ–дың ұзақ уақыт пайдаланылуын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор (коллекция) бойынша әзірленген тізімделерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізмдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары көрсетіледі. АТС–сы бар файл атауына «ITН» сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады [20]. Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы мұрағатындақабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде ISAD (G) Жалпы халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалалар–ды қамтиды. Мұнан кейінгі бөлімдер әрі дерек–танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын ЭҚ–ды ұйымдастырудың өзге де деңгейлерінде – қорлар, коллекциялар, қорлардың серияларын құруда да қолдануға болады. Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады. ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс: – электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру; – қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау; – ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру; – ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау; – ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу; – ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу – ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу; – Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар; – ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және т.б.) қорғау; – ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау; ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту т.б. Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізу көптеген ұйымдар үшін, оның ішінде мемлекеттік мекемелер үшін өзекті міндет болып табылады. 2016 жылы Қазақстанда «мемлекеттік электрондық басқару туралы» Заң қабылданды, ол мемлекеттік басқаруда ақпараттық-коммуникациялық технологияларды пайдалануды реттейді және мемлекеттік органдардың құжаттардың электрондық нысандарын және электрондық құжат айналымын пайдалану міндеттемесін белгіледі. Ұйымда электрондық құжат айналымын енгізу үшін бірқатар шараларды орындау қажет: 1. Қолданыстағы құжаттаманы және оны өңдеу процестерін талдау. Құжаттардың түрлерін және оларды өңдеу процестерін анықтау, сондай-ақ оларды автоматтандыру мүмкіндігін анықтау қажет. 2. Құжат айналымы туралы ережені әзірлеу. Ереже құжаттарды өңдеу тәртібін, құжаттарды электронды түрде тіркеу, есепке алу және сақтау ережелерін белгілеуі керек. 3. Электрондық құжат айналымы жүйесін таңдау және енгізу. Ұйымның қажеттіліктеріне сәйкес келетін, сондай-ақ заңнама талаптарына сәйкестігін қамтамасыз ететін жүйені таңдау қажет. 4. Қызметкерлерді электрондық құжаттармен жұмыс істеуге дайындау. Қызметкерлерді оқыту жаңа құжат айналымы жүйесімен жұмыс басталғанға дейін жүргізілуі керек. 5. Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу және қолданыстағы құжаттарды электрондық түрге көшіру. Құжаттарды тасымалдаудың дұрыстығы мен толықтығына, сондай-ақ жүйенің дұрыс конфигурациясына көз жеткізу керек. 6. Электрондық құжат айналымы жүйесінің жұмысын бақылауды ұйымдастыру. Жүйенің тиімді жұмысын қамтамасыз ету үшін оның жұмысына бақылауды ұйымдастыру, сондай-ақ заңнаманың талаптарына сәйкестігіне тұрақты тексерулер жүргізу қажет. Электрондық құжат айналымын енгізу құжаттарды өңдеу уақытын едәуір қысқартуға, құжаттармен жұмыс сапасын арттыруға және олардың қозғалысын бақылауды жақсартуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізудің келесі аспектілерін қарастыруға болады: 1. Заңнамалық және нормативтік базис: электрондық құжат айналымын табысты енгізу үшін Қазақстандағы құжат айналымын реттейтін заңнама мен нормативтік құжаттардың талаптарын ескеру қажет. Сонымен қатар, заңнамадағы өзгерістерді бақылау және жаңа талаптарға сәйкес процедуралар мен жүйелерді жаңарту маңызды. 2. Техникалық аспектілері: электрондық құжат айналымын енгізу тиісті техникалық инфрақұрылымның болуын талап етеді. Электрондық құжаттармен жұмыс істеу үшін құжаттарды басқаруға, ақпаратты қорғауға және электрондық қолтаңбаға арналған бағдарламалық жасақтама болуы керек. Сонымен қатар, жүйені сыртқы қауіптерден және рұқсатсыз кіруден сенімді қорғауды қамтамасыз ету маңызды. 3. Ұйымдастырушылық аспектілері: электрондық құжат айналымын енгізу ұйымдастырушылық мәдениет пен ішкі процестерді өзгертуді талап етеді. Қызметкерлерді жаңа рәсімдер мен жүйелерге дайындауды қамтамасыз ету, сондай-ақ құжаттармен жұмыс процестерін стандарттау және олардың қозғалысын бақылауды ұйымдастыру бойынша жұмыс жүргізу қажет. 4. Басқа жүйелермен Интеграция: электрондық құжат айналымының тиімді жұмыс істеуі үшін ұйымның басқа жүйелерімен интеграция қажет, мысалы, құжаттар мен тапсырмаларды есепке алу жүйесі, деректерді сақтау жүйесі және т.б. Интеграция құжаттармен жұмысты жақсартуға және бүкіл ұйымның тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді. 5. Нәтижелерді мониторингілеу және талдау: электрондық құжат айналымын сәтті енгізу үшін жүйенің жұмысына мониторинг пен талдау жүргізу қажет. Бұл проблемаларды анықтауға және құжаттармен жұмыс істеу процестерін жақсартуға, сондай-ақ ұйымның клиенттері мен серіктестеріне қызмет көрсету сапасын арттыруға мүмкіндік береді. Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізу жақсарту үшін қажетті қадам болып табылады ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады. Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым. ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн. Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін: – Сервелерге; – RAID–массивтерге; – Компьютерлердің қатқыл дискілеріне («винчестерлерге»); – Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW); – Магнитті оптикалық дискілерге. ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін – резервтік сервелерге; – резервтік RAID–массивтерге ; – компьютерлердің қатқыл дискілеріне – стримерлік (магниттік) ленталарға – оптикалық дискілерге; – магнитті оптикалық дискілерге; – сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге. Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды. ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі: – ұйымның қысқаша атауы; – электрондық негіз индексі – электрондық негіздің статусы – негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері; – қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою. ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс: – ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы; – Сақтау бірлігінің есептік нөмірі; – Қор нөмірі; – Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері. Дәстүрлі («қағаз») құжат айналымы бірнеше жылдан бері әртүрлі қызмет түрлерімен айналысатын электрондық ұйымдармен белсенді ауыстырылып келеді. Бұл қазіргі уақытта электронды құжаттар олармен жұмыс істеу уақытын қысқарту, іс қағаздарын қашықтан жүргізу мүмкіндігі және соның салдарынан қағазбастылықты азайту деп айтсақта болады. Электрондық құжат айналымының принциптері мен шарттары туралы талқылай келе, біз электрондық құжаттың не екенін түсінеміз. Сонымен, электрондық құжат-бұл электронды түрде, яғни электронды есептеу машиналарын қолдана отырып, адамның қабылдауына, сондай-ақ ақпараттық-телекоммуникациялық желілер арқылы беруге немесе ақпараттық жүйелерде өңдеуге жарамды құжатталған ақпарат. Бұл анықтаманы В.Ф. Янковая өзінің 2-бабында ұстанады. Электрондық құжат ұғымы туралы айтатын болсақ, электрондық құжат айналымы ұғымын қозғамауға болмайды. Бұл құжаттардың негізгі бөлігі электронды түрде пайдаланылатын және орталықтандырылған түрде сақталатын құжаттармен жұмысты ұйымдастыру тәсілі [5]. Электрондық құжат айналымы жүйесі (СЭДО) — автоматтандырылған бірнеше жүйесі, алып жүруші процесі жұмысын басқару иерархиялық ұйымдастыру орындалуын қамтамасыз ету мақсатында осы ұйым өз функцияларын. Бұл процесс басқару сүйенеді адам-оқылатын құжаттар инструкции ұйым қызметкерлері үшін қажетті орындау. Негізгі принциптері электрондық құжат айналымы. бір рет құжатты тіркеу, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін құжат. Мүмкіндігі параллельді операцияларды орындау уақытын қысқартуға мүмкіндік беретін құжат қозғалысының және жеделдігін арттыру, оларды орындау Үздіксіз қозғалыс құжат сәйкестендіруге мүмкіндік беретін жауапты құжатты орындау (есептер) уақыттың әр сәтінде өмір құжат (процесс). Бірыңғай немесе келісілген бөлінген) база құжаттық ақпаратты зерттеліп, қайталау. Тиімді ұйымдастырылған жүйе құжатты іздеу, табуға мүмкіндік беретін құжат, бұл ең төменгі ақпаратпен ол туралы. Дамыған жүйесі есептіліктің әр түрлі статусам және атрибуттар құжаттардың қозғалысын бақылауға мүмкіндік беретін құжаттарды процестері бойынша құжат айналымы және басқарушылық шешімдерді қабылдауға, сүйене отырып, деректерді есеп. Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізгі емес, сол ақпараттың өзіне аса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты, материалдық негізді, деректемелер мен құжат әзірлеу технологиясын және оны қолдау тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқалардың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау. Алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға келіп бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолдан бойынша электрондық құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады. Құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни, электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады. Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Потапенко М. өз мақаласында электрондық құжаттар мұрағаты мынадай анықтама береді – бүкіл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламамен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес, бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес [6]. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процесттер мен болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми-анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады. Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша рәсімделеді және олар сақтау бірлігінде мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуың, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі мұрағаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады [7]. Мұрағаттар атқарылған құжаттармен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет: -ұзаққа мерзімге арналған құжаттама саясатын айқындау және соған сәйкес құжататрды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу; - мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу; - осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің болуы; - құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету; - құжаттарды пайдаланған кезде олардың есебін алып отыру; Құжат әзірлеуші ұйымдар жөнінде біз не білеміз? Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Істер номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүгіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізгі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай. Электрондық құжаттарды сақтау мен пайдалануға байланысты жұмыс әдістері туралы әңгімені одан әрі жалғамас бұрын сол электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтау ісіне байланысты бірқатар терминдер мен олардың анықтамаларына тоқталып өтуге тура келеді. Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірілкке мұрағаттық шифр белгіленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақпараттық ресурстың нөмірі, сондай-ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізу қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі жүргізуі қажет. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді. Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады: -электрондық құжаттардың сипаттамаларын жасау; - электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу; - электрондық құжаттардың сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру; - электрондық құжаттардың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін; - электрондық құжаттардың сақтандыпру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау; - электрондық құжаттардың орнында бар-жоғын және жай-күйін тексеру; - есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру; Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделеді: Электрондық құжаттардың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген эқ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай-ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жасалады; Электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт; Электрондық құжаттардың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт; Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттарды есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық. Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мыналар енеді: титулдық парақ, мазмұны, алғысөз. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес копьютерлік файл түрінде жасалады. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады, сақтау бірлігінің иеархиялық құрылымы бойынша да бірдей орналасады. Электрондық түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады. Компьютерлік сақтандыру форматтарының тізбе ұсынылып отыр. Бұл және қосымша нормативтік және әдістемелік құжаттар арқылы толықтырылуы мүмкін. Кез-келген мәінді немесе ақпаратты копьютерге енгізу барысында төмендегі құралдарды қатаң сақтауға тиіспіз. Мұрағаттан эқ-ды алып беру реті негіздегі құжаттарды алып беру тәртібімен бірдей. Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының рұқсатымен қолданыстағы заңнамаларға сәйкес эқ-дың сыртқы негізге түсірілген даналарын әзірлейді [8]. Электрондық құжаттардың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірленген түпнұсқаларына мұрағат бекіткен куәлік парағы тіркелді. Онда құжаттардың іздестіру мәліметтері беріледі. Электрондық құжаттардың нұсқалары тапсырыс берушілерге немесе олардың сенім білдірген адамдарына қолма-қол тапсырылады, көрсетілген адрес бойынша поштамен жіберіледі. Электрондық құжаттардың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі. Жұмысымды жазу барысында электрондық құжат тек қана мұрағаттарда емес, сондай-ақ мемлекет аппаратында, түрлі мекемелерге қолданылатынын атап кеттім. Ұйымда ақпараттық ресурстарға арналып тізілім жасалады. Бұл ұйымда әзірленген ақпараттық ресурстардың тізімдемелері мен картотекалары жиынтығы сипатында болады. Мұнда тізімге енген электрондық құжаттардың негізгі технологиялық сипаттары көрсетіледі және сандық көрсеткіштері беріледі. Ақпараттық ресурстардың номенклатурасы мен тізілімін жасау жауапкершілігі ұйымның құжаттаманы басқару қызметіне жүктеледі. Мәліметтер базасы жобаларының топтары немесе орындалып жатқан және орындалған электрондық құжаттар файлдары істер номенклатурасына сәйкес компьютерлік папкілерге қалапталады. Істер номенклатурасының қорытынды жазбасындағы мәліметтер міндетті түрде ұйым мұрағатына жауапты тұлғаға хабарланады. Бұл жөнінде номенклатураға белгі соғылады және белгі соққан адамның лауазымы көрсетіліп, қол қойылады. Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламамен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес, бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесіде емес. Қазіргі таңда ғылыми-анықтамалық аппарат құруда барлық салаларда копьютер қолданылуда. Қазақстанда іс-жүзіне асқан мұрағат ісінің даму бағдарламасының дұрыс жолда болғаны байқалады. Ресейдегі мұрағаттармен Қазақстан мұрағаттарын бұдан-былай еркін салыстыра аламыз. Сонымен енді қорға, тізімге немесе құжаттарға ҒАА жасау қалай жүзеге асырылады деген сұраққа жауап беретін боламыз. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау «Қазақстан Республикасы» мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі №33 бұйрығымен белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады. Кез-келген мұрағаттың толықтыру көздері - басқа ұйымның тұрақты, уақытша сақтаудағы және жеке құрам бойынша құжаттары іс тізімдемелері бойынша, уақытша сақтаудағы құжаттары тиісті кезең үшін істер номенклатурасы бойынша қабылданады. Келесі кезеңде құжаттарды өңдеу жыл сайын ведомтволық мұрағаттың жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі. Оның барысында құжаттар құндылығына сараптама жасалып, тұрақты, уақытша сақтаудағы істердің және жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелерінің жекелеген бөлімдері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті жасалады, ресімделеді. Ұйым қайта ұйымдастырылған кезде құжаттарды жоспардан тыс өңдеу жұмыстары жүргізіледі. Құжаттарды өңдеу Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес ұйым күші мен қаражаты есебінен жүргізіледі. Құжаттарды өңдеу ұйымдастыру және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда орталық сараптау комиссиясы немесе сараптау комиссиясы құрылады. Орталық сараптау комиссиясының міндеттері, функцияларыжәне жұмыс тәртібі аталған комиссия туралы. Ережеде көрсетіледі. Өңдеу процесінде құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық тізбелері, істердің тұрпатты номенклатурасы мен ұйымның тиісті кезеңге арналған істер номенклатурасы пайдаланылады. Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі. Құжаттар құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешендік және жан-жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады. Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы ерекшеліктер критерийлері де қатар қолданылады. Істер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер әрбір мұрағаттық қор бойынша жеке жасалады, оларға сол қор шегінде шеңбер дербес реттік нөмір беріледі. Істер тізімдемесін ресімдеген кезде істің тақырыптары жалпы рет бойынша нөмірленеді. Істер тізімдемесіне енгізілген тақырыптардың саны 9999-ға жеткенде жазба аяқталады. Келесі істер тізімдемесіне кезекті реттік нөмір беріледі. Ұйымның қайта ұйымдастырылуына байланысты құрастырылған істер тізімдемесі оған енгізілген тақырыптардың жалпы қарамастан аяқталған болып табылады. Қосымша табылған істер тақырыбы литерлі нөмермен тиісті тізімдемеге енгізіледі. Саны 10-нан асатын істерге қосымша тізімдемеге жасалып, тақырыптарына дербес нөмірлер қойылады. Бірнеше жылдың құжаттарын қамтитын істі тізімдемеге енгізгенде жазбаға ол істің ашылған жылы жазылады, ал келесі жылдары үшін істақырыбы көрсетіледі де, «Ескетпе» бағанында белгісі қойылады. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін ұйымның ОСК-сы мақұлданғаннан кейін ұйым басшысы және тиісті уәкілетті органның СТК-сы бекітеді. Уақытша сақтаудағы істер тізімдемесін ұйымның ОСК-сы мақұлданғаннан кейін ұйым басшысы бекітеді. Біртектес құжаттар мен істердің тақырыптары сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге жалпы атаумен енгізіледі. Сақтауған жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің ұйымның ОСК-сы келісе отырып ұйым басшысы бекітеді. Сонымен бірге Қазақстан мұрағаттардың 1917 жылға яғни Кеңестік кезеңге дейінгі қорлар «И», ал Кеңестік кезең және тәуелсіз Қазақстанға жататын қорлар «Р» (латын әріппен оқылады) [9]. Тізілім дәтүрлі түрде немесе автоматандырылған түрде жүргізілген жағдайда да ол ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталған соң ұйымның ұйымдық-ақпараттық ресурстар тізіліміне қорытынды жазба енгізіледі. Онда келіп түскен және шыққан ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар бойынша жалпы жинақталған көрсеткіштер: мегабайттар өлшеміндегі көлемі, папкілердің, файлдардың саны, мәліметтер базасының жазбалары беріледі. Ақпараттық ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайынғы қорытынды жазбалар деректі ұйымды құжаттармен құжаттармен қамтамасыз ету қызметінің жылдық есебінде көрсетілуі қажет. Әрбір жаңадан ендірілген ақпараттық ресурс тізілімінің 1-тарауында тіркелуі шарт, 2-тарауда ақпараттық ресурстардың қысқаша технологиялық сипаттамасы және бағдарламалық қамтамасыз ету ісіндегі жаңалықтарға байланысты өзгерістер ендіріледі, 3-тарауда электрондық құжаттардың есептеу бірліктерін орналастырудағы өзгерістер жайлы мәліметтер көрініс табады. 4-тарауда ақпараттық ресурстар жай-күйі жөніндегі анықтамалар негізінде жүйелі түрде белгіленген мерзімге сәйкес файлдар, папкілер саны туралы деректер, мәліметтік базалар қазбалары ендіріліп отырады. Бұл деректер ұйымның электрондық құжаттарын, олардың көлемін қамтиды. ҒАА дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалыпжүргізілуі мүмкін. Тізілім автоматтандырылған түрде жүргізілген жағдайда да ол ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Ақпараттық ресурстар жай-күйі жөніндегі, олардың қалпына келтірілгені туралы, бағдарламалық жаңалықтар ендірілгені жайлы анықтамалар ақпараттық ресурстар карточкасына қоса тіркеліп, тізілімнің іс-папкісіне жинақтала береді. Тізілім іс-папкасіне сондай-ақ электрондық құжаттары бар файлдардың, файлдық папкілердің, мәліметтік базалар жазбаларының ақпарат жүйесінен алынып тасталғаны жайлы, папкілер мен файлдардыңкөшірмеленгені, ақпарат жүйесін пайдаланушылардың тіркелуі, құжаттарға қол жеткізу құқығының белгіленуі немесе ондағы өзгерістер туралы келіп түскен анықтамалар да жинақталады. Бұл анықтамалар тиісті дәрежеде куәландырылған болуы шарт. Электрондық құжаттар тізімдемесіне тоқталып кетсек – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық. Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мыналар енеді: титулдық парақ, мазмұны, алғысөз т.б. Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады. Мысал, ретінде кино, фото және дыбыс құжаттарынын ҒАА ерекшеліктеріне мән беріп көрейік. Кез-келген мұрағат өз жұмысынжеңілдету үшін, құнды құжаттардың анықтамалықтар кешенінен, механикаландырған және автоматтандырылған ақпараттық іздеу жүйесінен, ортақ ғылыми-методика негізінде жасалған құжаттамадан құралатын бір жүйеге салынған механизмдер кешені. ҒАА жүйесіне мұрағаттық анықтамалықтар кіретіндігін білеміз.Мұндай жүйелендірілген кешен мемлекеттік, ведомстволық мұрағаттардың бәрін қамтиды.Олардың қатарында Орталық мемлекеттік дыбыс жазбалар мұрағаты бар. Мұрағаттың бірегей ғылыми-анықтамалық аппараттық жүйесі құжаттық материалдарға анықтамалықтан және көмекші ғылыми-анықтамалық аппараттан құралады. 1956 жылғы қабылданған ҒАА жүйесінің методикалық хатына сәйкес құжаттық материалдарға анықтамалықтар сол құжаттың құрамын қаншалықты ашатындығына байланысты үш топқа бөлінеді: 1.Негізгі топ. 2. Қосымша топ. 3. Көмекші анықтамалық топ. Фотоқұжаттардағы ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесінің жүргізілуінің негізгі мақсаты – есепке алуды қамтамасыз ету және құжаттарды ыңғайлы пайдалануды ұйымдастыру. Олар: біріктіру, қабылдау, қайта басу, катологқа қайта жіберу аппаратын құру, рәсімдеу. 1. Құжаттар жайлы мағлұматтарды іздестіруді іздету. 2. Құжаттарды және олардың мазмұны жайлы мағлұматтарды іздестіруді тездету. 3. Мұрағаттағы құжаттық материалдың мазмұнын жан-жақты ашу. 4. Электронды ғылыми дәектілігін және толықтығын тексеру. Қазақстан -2030 жылғы бағдарламасына сәйкес қоғамның барлық салаларында ақпараттандыру үрдісі жүрді. Осыған байланысты кейінгі кезде бағдарлама құруға деген ынталанушылар көбейді . Оның себебі кейінгі жылдары күнделікті өмірде,қазіргі кезде оқу жүйесін басқаруды автоматтандырудың әдістерін көлемді және қарқынды қолдану, тәжірибелік және теориялық мәселелерді зерттеу. Жоғары деңгейлі программалау процедуралық, логикалық және обьектілі- бағдарлы болып 3 түрге бөлінеді. Соңғы кездерде Windows ортасында жарыққа шыққан және обьектілі бағдарлы программалау (ОБП) негізінде құрылған программалау тәсілдері Object Pascal, Microsoft Visual Basic, Borland Delphi, Borlan C++ for Windows. Егер адам компьютермен жұмыс істесе ,ертеме кеш пе ол бағдарлама құруға деген ынтасы пайда болады.Дербес компьютерлерді пайдаланушылардың көпшілігі Windows операциондық жүйені пайдаланады,сондықтан осы жүйеде жұмыс істейтін бағдарлама құруға тырысады.Осыдан бірнеше жылдар бұрын қатардағы бағдарлама жасаушы ,Windows ортасында жұмыс істейтін өзінің бағдарламасын жасау арман ғана болатын.Есептеуіш техниканың қауырыт жетілуі ,тиімді программалық қамсыздандыру (разработка)жасау үшін бағдарламалау жүйелерінің пайда болуына ықпал етті.Солардың ішінен жылдам және тиімді бағдарламалау жүйелеріне Borland Delphi және Microsoft Visual Basic атап айтуға болады.Delphi –бұл жылдам шығармашылық жұмыс жасау ортасы , мұнда бағдарлама құруға Delphi тілі пайдаланылады. Delphi тілінің негізі Object Packal. Қазіргі уақытта программистерге Delphi –дің кезекті пакеті - Borland Delphi7 Studio қолдарына жетті [10]. Қағаз құжаттарды электрондық түрге ауыстыру кезінде оларды жоюға мүмкіндік беретін заңдар жоқ, бұл электрондық құжаттарды пайдалануға және электрондық мұрағаттар құруға көшуді айтарлықтай тежейді, өйткені құжаттармен жұмыс жеделдігінде жеңіске жеткен ұйымдар қағаз түпнұсқаларын да, олардың электрондық көшірмелерін де сақтауды ұйымдастыруға уақыт пен қаражатты жоғалтады. Электрондық пошта мен электрондық поштаны басып шығаруда және т. б. күрделі мәселелер бар. Шамасы, мұндай проблемалардың шешімі федералды нормативтік база жетіспейтін аймақтық нормативтік базаны, отандық және шетелдік стандарттарды пайдалану болуы мүмкін. Тағы бір маңызды мәселе – ұйымдастырушылық. Әр ұйымның басында әдетте кәсіпорынның қызметіне әсер ету шараларының жүйесін жасаған белгілі бір адам тұрады. Құжат айналымы мәселелерімен айналысатын жауапты тұлғалар да бар, олардың да өз әдеттері дамыды, соның арқасында кәсіпорынды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету тиімді жүзеге асырылады. Бұл жағдайда ЭҚЖ жүйесін таза механикалық енгізу сөзсіз сәтсіздіктерге, кідірістерге және басқа да жағымсыз салдарға әкеледі. Егер бастама басшылықтан туындаса және ЭҚЖ енгізу туралы шешім БҚҚ қызметінің барлық тең қызметкерлерінің қатысуымен алқалы түрде қабылданса, бұған жол бермеуге болады. Мысалы, әзірлеу кезеңінде ЭҚЖ - ға барлық қажетті функционалдылықты енгізу үшін олармен кеңесу керек. Сонымен қатар, бағдарламалық жасақтаманың функциялары мен интерфейсімен таныстыру үшін қызметкерлерді қайта даярлау жұмыстарын жүргізу қажет. ЭҚК-ны біртіндеп енгізу керек, алдымен тестілік, содан кейін аралас және соңында толық функционалды режимдерді қолдану керек. Бұл әріптестерге бағдарламаға үйренуге және үйренуге мүмкіндік береді, содан кейін жұмыстағы сәтсіздіктер ықтималдығы барынша азаяды. Электрондық құжат айналымының заманауи жүйелері дамитын екі негізгі бағытты ажыратуға болады: 1) ұйымдастырушылық-өкімдік құжат айналымын автоматтандыру; 2) қағаз тасығыштар мұрағаттарының орнына құжаттардың электрондық қоймаларын құру. Сонымен қатар, азды - көпті ірі өнеркәсіптік кәсіпорындар өндірістің әртүрлі деңгейлері географиялық тұрғыдан бөлінген кезде жиі күрделі құрылымға ие. Сондай-ақ, олардың көпшілігінің әртүрлі қалаларда, кейде елдерде филиалдары бар екенін ескерген жөн. Бұл енді үлкен корпорациялар үшін оқшауланған жағдайлар емес, әлемдік экономикадағы кең таралған үрдіс. Бұл тұрғыда кәсіпорынның ұйымдық құрылымын ғана емес, сонымен қатар әр филиал үшін әлеуметтік - мәдени және ұлттық ерекшеліктерді де ескеру қажет. Өнеркәсіптік кәсіпорындағы құжат айналымының өзіндік ерекшелігі бар. Мұнда құжаттарды ротациялау тек ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардан ғана емес, сонымен қатар техникалық және ғылыми құжаттардан тұрады. Көбінесе мұндай құжаттар одан да көп. Бұл жағдайда құжаттама ағындарын бөлу және әрбір ағын үшін ішкі желілерді құру орынды. Бұл есептеу желілеріндегі жүктемені азайтады және қызметкерлерді жалпы ақпараттық ағымда қажетті файлдарды іздеудегі қиындықтардан құтқарады. Электрондық құжаттар қоймаларын әзірлеу аясында ұқсас мәселелерді бөліп көрсетуге болады. Әзірлеу тұрғысынан - электрондық құжаттарды сақтау автоматтандыру жүйесіне қарағанда әлдеқайда күрделі өнім болып табылады. Біріншіден, бұл ұйымдастырушылық және әкімшілік құжат айналымын автоматтандыру жүйесімен өзара әрекеттесетін бағдарламалық шешімдерді әзірлеу. Екіншіден, мұндай жүйе сенімділік пен қауіпсіздік талаптарына сәйкес келмеуі керек. Осыған байланысты ақпараттық қорғауға қойылатын талаптар өте жоғары болады. Қиындықтарға қарамастан, ойластырылған кәсіпорындарда ЭҚЖ - ға көшу шұғыл қажеттілікке айналады. Бұл кәсіпорындағы басқарудың тиімділігін едәуір арттыруға мүмкіндік береді, бұл өз кезегінде оң экономикалық салдарға әкеледі. ЭҚЖ болуы кәсіпорынның әлауқатын және оны басқарудың тиімділігін көрсетеді. Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізуді қазіргі уақытта мемлекеттік органдар мен реттеуші ұйымдар белсенді қолдайды. Негізгі мақсаттардың бірі мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасындағы өзара іс-қимыл рәсімдерін оңайлату, сондай-ақ мемлекеттік органдар жұмысының сапасы мен тиімділігін арттыру болып табылады. Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізу 2000 жылдардың басында басталды. Алайда, соңғы жылдары ғана жаңа ережелерді енгізуге және тиісті инфрақұрылымды құруға байланысты осы салада айтарлықтай прогресс болды. Қазіргі уақытта Қазақстандағы электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасында электрондық құжаттармен алмасу үшін негізгі инфрақұрылым болып табылады. ЭҚАБЖ құжаттарды электрондық беру, электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану және ақпаратты шифрлау мүмкіндігін қамтамасыз етеді. ЭҚАБЖ-дан басқа, Қазақстанда электрондық құжат айналымына арналған басқа да жүйелер мен ресурстар құрылды. Мысалы, 2017 жылы «электрондық үкіметтік құжат айналымы» порталы құрылды, ол әртүрлі мемлекеттік ақпараттық жүйелерге, дерекқорларға және ресурстарға қол жеткізуді қамтамасыз етеді. Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізу мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасындағы өзара іс-қимыл рәсімдерін жеңілдетумен де байланысты. Мысалы, электрондық қызметтерді енгізу азаматтар мен ұйымдарға мемлекеттік органның кеңсесінде жеке қатысуды қажет етпестен қашықтан әртүрлі мемлекеттік қызметтерді алуға мүмкіндік береді. Бұл құжаттарды рәсімдеу уақыты мен шығындарын қысқартуға, сондай-ақ бюрократиялық рәсімдер көлемін азайтуға ықпал етеді. Дегенмен, электрондық құжат айналымын енгізу ұйымдар мен компаниялардың, соның ішінде жүйелерді орнату мен қызметкерлерді оқытудың айтарлықтай күш-жігерін қажет етеді. Бұдан басқа, электрондық құжаттар мен ақпаратты рұқсатсыз кіруден және хакерлік шабуылдардан қорғауды қамтамасыз ету қажет. Жалпы Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізудің көптеген артықшылықтары бар. 2021 жылғы 1 қаңтардан бастап Қазақстанда «электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» жаңа заң күшіне енді, ол елдегі электрондық құжат айналымын реттейді. Заң электрондық құжаттарды және электрондық қолтаңбаны пайдаланудың құқықтық негіздерін белгілейді, сондай-ақ оларды мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасындағы қатынастарда пайдалану тәртібін айқындайды. Электрондық құжат айналымын енгізу шеңберінде Қазақстанда электрондық құжат айналымы шеңберінде өзара іс-қимыл жасайтын мемлекеттік органдар мен кәсіпорындарды біріктіретін электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) құрылды. ЭҚАБЖ көмегімен электрондық құжаттарды жіберуге және қабылдауға, сондай-ақ олардың қозғалысын бақылауға болады. Электрондық құжат айналымын енгізу құжаттарды өңдеу уақыты мен шығындарын қысқартуға, қателер санын азайтуға және мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасындағы өзара іс-қимыл рәсімдерін жеңілдетуге мүмкіндік береді. Бұдан басқа, электрондық құжат айналымы мемлекеттік органдар қызметінің ашықтығы мен ашықтығын арттыруға ықпал етеді, бұл көрсетілетін қызметтердің сапасын жақсартуға ықпал етеді. Дегенмен, электрондық құжат айналымын енгізу ұйымдар мен компаниялардың, соның ішінде жүйелерді орнату мен қызметкерлерді оқытудың айтарлықтай күш-жігерін қажет етеді. Бұдан басқа, электрондық құжаттар мен ақпаратты рұқсатсыз құжаттардан қорғауды қамтамасыз ету қажет. Қазақстандағы электрондық құжат айналымының көптеген артықшылықтары бар. Ең бастысы-құжаттарды рәсімдеуге және бөлісуге кететін уақыт пен шығындарды азайту. Сонымен қатар, ол әртүрлі ұйымдар мен мемлекеттік органдар арасында құжаттармен алмасу процедурасын жеңілдетеді, қағаз құжаттамасының көлемін азайтады және қызмет көрсету сапасын жақсартады. Сонымен қатар, электрондық құжат айналымы қателіктердің ықтималдығын азайтады және құжаттарды өңдеу процесін жылдамдатады. Барлық құжаттар электронды түрде сақталады және оларды іздеу және қарау оңай. Бұл аудит және құжат айналымын бақылау процесін жеңілдетеді. Қазақстанда электрондық құжат айналымын дамытудың негізгі бағыттарының бірі электрондық қолтаңбаны енгізу болып табылады. Электрондық қолтаңба қағаз құжатындағы әдеттегі қолтаңбаның аналогы болып табылады және электрондық құжаттың жеке басын және түпнұсқалығын растауға мүмкіндік береді. Ол қағаз құжатындағы әдеттегі қолтаңба сияқты заңды күшке ие. Қазақстанда электрондық қолтаңбаны енгізу үшін электрондық қолтаңба кілттерін тіркеуді жүзеге асыратын және осы кілттерге сертификаттар беретін жеке кілттерді сертификаттау орталығы (ЦСК) құрылды. Қазақстанда электрондық құжат айналымын дамыту үшін басты кедергілердің бірі бизнес пен халықтың электрондық құжаттарды пайдалануға дайын готовстігі болып табылады. Бұл мәселені шешу үшін ақпараттық-ағарту жұмыстарын жүргізу және электрондық құжат айналымы саласындағы білім деңгейін арттыру қажет. Тұтастай алғанда, Қазақстанда электрондық құжат айналымын енгізу мемлекет дамуының басым бағыттарының бірі болып табылады және мемлекеттік органдар, бизнес және халық арасындағы өзара іс-қимыл рәсімдерін жеңілдетуге, сондай-ақ құжаттарды ресімдеуге және алмасуға уақыт пен шығындарды қысқартуға ықпал етеді. жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|