Составление номенклатуры дел

 
168 
изготовленных  средствами  оперативного  размножения.  Общее  количество 
выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, 
а знаменатель — количество экземпляров. 
2. Прием и обработка  входящих документов осуществляется секретарем-
референтом. 
Поступившие документы проходят следующие этапы: 
●  первичную  обработку  (проверка  правильности  доставки;  вскрываются  все 
конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»); 
●  предварительное  рассмотрение  (предварительное  рассмотрение  входящих 
документов  проводится  секретарем-референтом  с  целью  распределения 
документов  на  регистрируемые  и  нерегистрируемые.  На  регистрируемых 
проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен 
осуществлять 
«фильтрацию» 
входящих 
документов, 
направляемых 
руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению 
документы,  имеющие  в  адресе  указание  структурного  подразделения  или 
фамилию работника организации); 
●  регистрацию  (передача  входящих  документов  на  рассмотрение  руководству 
организации должна осуществляться после регистрации); 
●  рассмотрение  руководством  (принятие  управленческого  решения  по 
конкретному  документу  —  одна  из  основных  функций  руководителя, 
центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель органи-
зации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать 
четкие  и  конкретные  указания  по  исполнению  документа  и  установить 
реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции); 
●  направление  на  исполнение  (с  резолюцией  руководителя  документ 
передается  ответственному  исполнителю  под  роспись  в  журнале  регистрации 
входящих документов с проставлением даты получения); 
● контроль исполнения; 
● исполнение документов; 

 
169 
● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до 
окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на 
нём проставляется отметка  об исполнении  и  направлении в  дело.  После  этого 
документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело). 
3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 
● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется 
исполнителем); 
● проверка правильности оформления проекта документа секретарем; 
●  согласование  проекта  документа  (в  ряде  случаев  проект  исходящего 
документа  должен  быть  согласован  с  другими  специалистами  организации. 
Такое согласование оформляется визой);  
● подписание документа руководителем; 
●  регистрация  документа  (после  подписания  руководителем  двух  экземпляров 
исходящий  документ  передается  секретарю-референту  для  регистрации. 
Отправляемые  документы  регистрируются  в  «Журнале  регистрации  исходящих 
документов»); 
● отправка документа адресату; 
● подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. 
Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. 
Второй  экземпляр  отправляемого  письма  и  единственный  экземпляр 
факса подшиваются в дело с перепиской. 

жүктеу/скачать 1,59 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: