Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттардың көшірмелерін есепке алу тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- 8-параграф. Аудиовизуалды құжаттарды, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын есепке алу тәртібі
| 7-параграф. Түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттардың көшірмелерін есепке алу тәртібі
286. Ұлттық архив қорының құрамына белгіленген тәртіппен енгізілген түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттардың көшірмелері мыналар: 1) архивтік құжаттардың микрофильмдері; 2) түпнұсқалары жоғалған немесе жеке немесе заңды тұлғаның меншігіндегі архивтік құжаттардың көшірмелері; 3) шетелден келіп түскен архивтік құжаттардың көшірмелері. 287. Қор құрушының архивке тапсырған түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттарының көшірмелері оның қорында жеке тізімдемемен есепке алынады. Бұл ретте берілген тізімдеменің "Парақтар саны" бағанына бөлшек арқылы бір істен түсірілген кадрлар саны да көрсетіледі. 288. Түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттардың көшірмелері архив коллекцияларын құрайды. Архив коллекциялары қорлар тізімінде есепке алынады. 289. Түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттардың көшірмелері тиісті жеткізгіштерде архивтік құжаттардың түпнұсқасымен бірдей құжаттар есебіндегі сақтау бірліктерін құрайды. 290. Микрокөшірмелер түрінде жасалған, түпнұсқа құқығындағы архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтау бірлігі ретінде түсірілген істер мен архивтік құжаттардың санына қарамастан микрофильмнің физикалық оқшауланған рулоны немесе микрофишалар кешені қабылданады. Әрбір сақтау бірлігі тізімдемеде дербес нөмірмен есепке алынады. Тізімдеменің қорытынды жазбасында микрокөшірмелердің сақтау бірлігінің саны және олардың құрамындағы кадрлардың жиынтық саны көрсетіледі. 8-параграф. Аудиовизуалды құжаттарды, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын есепке алу тәртібі 291. Істегі парақтар саны және аудиовизуалды құжаттардағы есепке алу бірлігі құрамындағы сақтау бірліктері олардың нөмірленуінің негізінде есепке алынады және куәландыру парағы мен тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің бағанында белгіленеді. Фотоальбомдағы фототаңбалар саны фотоальбомның ішкі тізімдемесіне, сондай-ақ фотоальбомдар тізімдемесінің тиісті бағанына, басқа аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктерінің саны – осы құжаттар тізімдемесінің тиісті бағанына белгіленіп алынады. 292. Аудиовизуалды құжаттардың есепке алу бірліктері құрамындағы сақтау бірліктерін есепке алу кезінде: 1) диафильмдердің сақтау бірліктері рулонның ретті нөмірімен орналастырылады; 2) киноқұжаттардың сақтау бірліктері жинақ элементтері бойынша орналастырылады, оның ішінде бөлімдердің рет тәртібімен нөмірленеді; 3) фоноқұжаттардың сақтау бірліктері өндірістік нөмірлер тәртібімен орналастырылады. 293. Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының көлемі сақтау бірліктерімен және есепке алу бірліктерімен өлшенеді, сондай-ақ: 1) қағаз негіздегі архивтік құжаттар мен фотоқұжаттар көшірмелері үшін – кадрлармен; 2) киноқұжаттардың көшірмелері үшін – метрмен; 3) фоноқұжаттардың көшірмелері үшін – дыбысталу уақытымен; 4) электрондық құжаттардың көшірмелері үшін – мегабайтпен өлшенеді. Мәдени құндылықтарға, аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың сақтандыру көшірмелері, қағаз негіздегі архивтік құжаттардан түсіріліп алынған пайдалану қорының көшірмелері (рулонды үлдірге және микрофишаға бөлек), киноқұжаттардың, фотоқұжаттардың, фоноқұжаттардың, бейнефонограммалардың, электрондық құжаттардың көшірмелері жеке есепке алынады. 294. Есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының келіп түскенін тіркейтін есепке алу кітабы бойынша және сақтандыру қорының тізімдемесі бойынша жүргізіледі. Сақтандыру қорының келіп түскенін немесе шығарылғанын есепке алу сақтандыру қорының және пайдалану қорының көшірмесін дайындауға тапсырыс негізінде, сақтандыру көшірмелерін арнайы сақтауға қабылдау-тапсыру актісі және басқа актілердің негізінде жүзеге асырылады. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабына жыл сайын қорытынды жазба жазылады. 295. Микрофиша, рулонды үлдірде сақтандыру қоры тізімдемелері3 дана болып жасалады. Бірінші данасы сақтандыру көшірмелерімен бірге сақтау орнына тапсырылады, екінші және үшінші данасы архивте қалады. Сақтандыру қорын сақтау үшін көшірілуі мен тапсырылуына қарай сақтандыру қорының тізімдемелеріне осы Қағидалардың 297-тармағына сәйкес жаңадан қорытынды жазбалар жасалады. 296. Тізімдемелердегі "Ескертпе" бағанында көшірмесі жасалған сақтау бірлігінің тұсына "СҚ" мөртабаны басылады. Егер тізімдемеге кірген барлық істер, құжаттар көшіріліп алынса, "СҚ" деген мөртабан тізімдеменің титулдық парағына және мұқабасына қойылады. 297. Мәдени құндылықтарға және аса құнды құжаттарға жатқызылған сақтандыру қорындағы қағаз негіздегі рулонды үлдірдегі құжаттардың сақтау бірлігі ретінде микрофильмнің физикалық тұрғыдан оқшауланған жеке рулоны қабылданады. Сақтандыру көшірмесін әзірлеуге тапсырыс негізінде рулонды үлдірдегі сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу кітабына жалпылама тәртіппен (құжаттардың қай қорға жататындығына қарамастан) сақтандыру қорының әрбір сақтау бірлігі туралы жазба енгізіледі. Есепке алу кітабы бойынша (1-баған) сақтандыру қорының сақтау бірліктеріне архивтік шифрінің құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірлері беріледі. Құжаттардың барлық сақтандыру көшірмелеріне қандай қорға жататынына қарамастан, рулонды үлдірдегі сақтандыру қорының тізімдемесі жасалады, сақтандыру қорының сақтау бірлігі есепке алу кітабында берілген нөмірге сәйкес нөмірленеді. Архивтің қысқартылған атауы (оның ресми аббревиатурасы), сақтандыру қоры тізімдемесінің нөмірі, сақтандыру қорының "СҚ" индексі көрсетілген сақтау бірлігі тіркелген нөмірі сақтандыру қорының сақтау бірлігінің архивтік шифрі болып табылады. 298. Микрофишадағы қағаз негіздегі құжаттар үшін сақтандыру қорының есепке алу бірлігі бір конвертке салынған, бір істен түсірілген бір немесе бірнеше микрофишалар, ал сақтау бірлігі үшін микрофиша қабылданады. Микрофишаларды сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу кітабы бойынша келіп түскен әрбір іске реттік нөмір беріледі. Сандық көрсеткіштер түсірілген көшірмелердің қай қорға жататынын есепке ала отырып, әрбір архив қорына және тізімдемеге жеке енгізіледі. Микрофишалардағы сақтандыру қорының тізімдемесі әрбір архив қорының бір немесе бірнеше тізімдемесінің сақтандыру көшірмелеріне бөлек жасалады. Қағаз негіздегі микрофишаларда дайындалған құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының есепке алу бірлігінің есептік нөмірі көшірмесі түсірілген істің есептік нөмірі, ал архивтік шифрдікі тиісінше көшірмесі түсірілген істің архивтік шифрі болып табылады, сақтандыру қоры үшін "СҚ" индексі, ал пайдалану қоры үшін "П" (Позитив), "Д" (Диазокөшірме) индекстері қойылады. 299. Аудиовизуалды құжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының сақтау бірліктері аудиовизуалды құжаттардың сақтау бірліктеріне ұқсас. Кино және фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмелері құжаттарды есепке алу кітаптарында және сақтандыру қоры мен есепке алу қорының тізімдемелерінде есепке алынады. Магниттік таспадағы фоноқұжаттардың және грамтүпнұсқалардың сақтандыру көшірмелері әртүрлі құжаттарды есепке алу кітаптары мен тізімдемелерде есепке алынады. 300. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабының қорытынды жазбаларында және кинофотоқұжаттардың сақтандыру қоры мен пайдалану қорының тізімдемелерінде аралық позитив пен контратиптерге, позитивтер мен дубльнегативтерге, тақ (I) және жұп (II) грамтүпнұсқаларға сәйкес сақтау бірлігінің саны қосымша көрсетіледі. Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелеріндегі қорытынды жазбада олардың көлемі метрмен, кадрмен, дыбысталу сағаттарымен көрсетіледі. Кинофотофоноқұжаттардың сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің нөмірі есепке алу кітабынан тізімдемеге көшіреді. Кинофотофоноқұжаттың сақтандыру қорының есепке алу бірлігінің архивтік шифрі архивтің қысқартылған атауы (оның ресми аббревиатурасы), сақтандыру қорының "СҚ" индексі көрсетілген есепке алу бірлігінің нөмірі болып табылады. 301. Пайдалану процесінде жасалған және пайдалану қорына енгізілген архивтік құжаттардың көшірмелерін архивте есепке алу осы құжаттардың көшірмелерін жеке есепке алу кітабында жүргізіледі. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|