Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архивтік анықтамаларды, архивтік үзінділерді және архивтік көшірмелерді ресімдеу тәртібі
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 5-параграф. Архивтік анықтамаларды, архивтік үзінділерді және архивтік көшірмелерді ресімдеу тәртібі
421. Архивтік анықтама уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша оқиғалардың хронологиялық дәйектілігімен жасалып, архивтік құжаттардың түрі мен олардың датасы көрсетіліп ресімделеді. Архивтік анықтамада архивтік құжаттардан цитаталар алуға рұқсат етіледі. 422. Архивтік анықтамада деректер архивтік құжаттарда жазылуына сәйкес көшіріледі. Жекелеген архивтік құжаттардың деректерінде айырмашылықтың болуы, дәл келмеуі, атаулардың анық болмауы, атының, әкесінің атының, аты-жөнінің болмауы немесе олардың біреуінің ғана болуы, түсініксіз жазылған, автор түзеткен, түпнұсқа мәтінінің бүлінуі салдарынан оқылмайтын тұстары архивтік анықтама мәтінінде жақшаның ішінде ("Құжатта осылай", "Тұпнұсқа мәтінінде осылай", "Мәтінде түсініксіз") деп ескертіледі. 423. Бір архивтің құжаттары бойынша анықталған жұмыс туралы, бірнеше ұйымдарда, оқу орындарында оқығаны туралы мәліметтер бір архивтік анықтамаға енгізіледі. Архивтік анықтама мәтінінде архивтік құжаттарды жасауға негіз болған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша өзгерістерге, түзетулерге, орындаушының түсініктемелеріне, өзіндік тұжырымдарына рұқсат етілмейді. 424. Архивтік анықтаманың соңында архивтік шифрлер және архивтік құжаттардың сақтау бірлігі парақтарының нөмірі, архивтік анықтаманы жасау үшін қолданылған баспа басылымдар келтіріледі. Архивтік анықтаманың мәтінінде әрбір факт пен оқиға баяндалған соң архивтік шифрлерді және архивтік құжаттардың сақтау бірлігі парақтарының нөмірін қоюға рұқсат етіледі. 425. Көлемі бір парақтан асатын архивтік анықтаманың парақтары тігіліп, нөмірленеді және архивтің мөрімен бекітіледі. 426. Архивтік анықтамаға архивтің басшысы, орындаушы қол қояды және архивтің мөрімен куәландырылады. Онда берілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, себептері көрсетілген ілеспе хат жазылады. Архивтік анықтамаға қажетіне қарай, архивтік анықтамада жазылған мәліметтерді растайтын архивтік құжаттардың көшірмелері немесе одан үзінді көшірмелер қоса беріледі. 427. Оған сәйкес ресми құжаттарды консулдық заңдастыруды қажет етпейтін 1961 жылғы Гаага конвенциясына қол қойған мемлекеттерге жіберілетін архивтік құжаттар арнайы "апостиль" мөртабанын қою және толтыру арқылы бекітіледі. Апостиль Қазақстан Республикасымен азаматтық, отбасылық және қылмыстық істер бойынша құқықтық көмек және құқықтық қарым-қатынас туралы шарт жасасқан мемлекеттерге, сондай-ақ 1999 жылғы 4 маусымдағы Архивтік ақпаратты пайдалану саласындағы қағидаттар мен өзара іс-қимыл түрлері туралы келісімге қол қойған немесе ынтымақтастық туралы екіжақты келісімі бар Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы елдерінің қатысушыларына жіберуге арналған архивтік анықтамаларға қойылмайды. 428. Сұранысты орындауға қажетті архивтік құжаттар архивте болмаған жағдайда, архивтің бланкісінде сұраныстың тақырыбы бойынша архивтік құжаттар болмауының себептері туралы жауап жазылады және қажетті архивтік құжаттардың болуы мүмкін орны туралы ұсынымдар беріледі. 429. Сұратылып отырған мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттардың жоғалу факті құжат түрінде расталған жағдайда, архив осы мәселе бойынша архивтің мөрімен куәландырылған анықтама береді. 430. Архивтік үзінді уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша ресімделеді. Архивтік үзіндіде архивтік құжаттың атауы, оның нөмірі және датасы толық көрсетіледі. Архивтік құжаттардың мәтінінен үзіндіде сұраныс бойынша қолда бар барлық деректер алынады. Әрбір үзіндінің басы мен соңына, сондай-ақ, архивтік құжат мәтініндегі жекелеген сөздердің бос орындарына көпнүкте қойылады. Архивтік үзіндінің мәтініне ескертпелерде түпнұсқа мәтінінің бөліктері, түсініксіз жазулар, автор жөндеген, мәтіннің зақымдалуы салдарынан оқылмайтын мәтіндер және тағы басқалар туралы ескертулер ресімделеді. Түпнұсқада дәлдігі күмән тудыратын жеке сөздер мен сөз орамдары ("Түпнұсқа мәтінінде осылай", "Құжатта осылай") деген сөздермен ескертіледі. Сұраныс бойынша берілген архивтік үзінділердің тең түпнұсқалылығы тиісті архив басшысының қолымен және архивтің мөрімен куәландырылады. 431. Архивтік көшірменің немесе архивтік үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың архивтік шифрі және архивтік құжаттың сақтау бірлігі парақтарының нөмірі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан көп болса, архивтік шифр әр парақтың теріс жағына қойылады. Архивтік көшірменің барлық парақтары бекітіледі, нөмірленеді және бекітілген жері архив басшысының қолымен және архивтің мөрімен куәландырылады. 432. Архивтік анықтама, архивтік үзінді, архивтік көшірме және сұраныстарға жауаптар жай хатпен пошта арқылы жөнелтіледі. Архивтік анықтаманы, архивтік үзіндіні және архивтік көшірмені, сұратылып отырған мәліметтің жоқ екендігі туралы жауаптарды қоса алғанда, архив тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды. 433. Дипломатиялық арналар бойынша келіп түскен архивтік анықтама апостиль мөртабанын қою үшін уәкілетті органға жіберіледі. 434. Жеке тұлғаның өзі немесе оның сенімді тұлғасы архивке өтініш білдірген жағдайда архивтік анықтама, архивтік үзінді және архивтік көшірме паспортын немесе өзге де куәландыратын құжатты көрсеткен кезде оған қолхат арқылы беріледі, сенім білдірілген адамға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхатты көрсеткен кезде беріледі. Архивтік анықтаманы және архивтік үзіндіні алушы оларды алған датасын көрсете отырып, олардың көшірмелеріне немесе ілеспе хаттың сыртына қол қояды. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|