Факторы, влияющие на решение по выбору системы

Авторы, исследующие проблему электронного документооборота с
технологической точки зрения, выделяют следующие основные
факторы, влияющие на решение о выборе системы электронного
документооборота:

Требования по объему хранения. Если объем документов у
вас достаточно велик (по объему хранения), необходимо выбрать
систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM
- Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее
активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее
дорогих носителях, в то время как реже используемая информация
автоматически переносится на медленные и дешевые носители. 

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки
их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов
определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.
д.). 

Необходимость
автоматизации
административного
управления организацией. Степень сложности организационной
структуры. 

Наличие территориально распределенных подразделений.
Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному
доступу, к репликации данных и т.д. 

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые
системы документооборота поставляются с уже интегрированными
подсистемами массового ввода документов. 

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям
системы документооборота. 

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в
управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой
необходимости – потребность в поддержке произвольных бизнес
-процессов, возможно работающих совместно с прикладными
системами поддержки этих процессов. 

Требования по срокам хранения документов. При больших
сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации
параллельного архива на микрофильмах. 

Требования к «открытости», расширяемости системы.
Возможность интеграции с существующими информационными
системами и использования имеющегося оборудования. 

Необходимость хранения изображений документов.
Использование в организации специфических форматов хранения
19

документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских
задач, других особенностей деятельности предприятия. 

Необходимость развитых средств поиска информации.
Полная поддержка системой языков имеющихся в организации
документов. 

Требования к безопасности (шифрование, организация
доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в
информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в
системе документооборота. 

Требования по соответствию определенным стандартам:
внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по
контролю качества, уровню организации хранения информации [24,
с.37-39].
Таким образом, можно сделать вывод о том, что выбор системы
электронного документооборота, это не технологическая или
инженерная задача, это правовая задача, решение которой,
непосредственно направлено на развитие организации. Факторы,
влияющие на выбор системы электронного документооборота,
возникают в процессе организации трудового процесса организации, и в
зависимости от специфики организации такие факторы могут быть
различными.
Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать
вывод о том, что электронный документооборот представляет собой
единый механизм по работе с документами, представленными в
электронном виде. В условиях электронного документооборота
требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при
изменении внешних условий. Значение электронного документооборота
состоит в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается
объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации
документов, увеличивается объем хранимой информации, сокращается
время на проведение поиска необходимого документа, что значительно
облегчает работу сотрудников, непосредственно работающих с
документами. 
В настоящее время нашу жизнь уже нельзя представить без
документов: гражданина – без паспорта, водителя – без водительского
удостоверения. Даже заходя в общественный транспорт, мы
приобретаем проездной документ, при оплате различных услуг в итоге
получаем на руки платежный документ. Документы присутствуют
практически во всех сферах современной жизни. На сегодняшний день
20

ни одна организация не может обойтись без документа и, следовательно,
без документооборота. 
21

жүктеу/скачать 400,05 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: