Істер номенклатурасының құрылымы

Істер номенклатурасы құрылымдық принциппен жасалған. Істер номенклатурасының тарауларының аттары бөлімдер аттары болып келеді, олар штаттық кестеге сәйкес орналасады.

3. 
   Істер номенклатурасын пайдалану тәртібі
   

3.1. Істер номенклатурасында істерді екі қайтара индекстеу қолданылады. Әр іске бөлімнің индексінен және істің реттік номерінен тұратын индекс беріледі (01-02, 02-03). Істің индексі істер номенклатурасының бірінші графасында орналасады.

3.2. 2 графада істердің атаулық және авторлық белгілері бойынша аттары жазылады. Номенклатураның тарауларында істер мен құжаттар құжаттар сұрақтары мен түрлерінің маңыздылық дәрежесі бойынша, логикалық ретпен бөлімдегі жұмыс учаскесін құжаттардыруға сәйкес орналасады.

Істердің атауларында іс түрі ретінде «құжаттар» термині қолданылады, атау соңында жақшаның ішінде құжаттың негізгі түрі көрсетіледі.

3.3. 3 графа «Істердің, томдардың саны» нақты іс жүзінде жүргізілген істер бойынша күнпарақ жылының соңында толтырылады. Жыл көлемінде қандай да бір іс басталмай қалса ескерту графасына «қалыптастырылған жоқ» деген белгі қойылады. Іс жүргізу жылының аяқталуы бойынша істер номенклатурасының соңында жеке-жеке тұрақты және уақытша сақтау істеріне басталған істердің (томдардың, бөлімдердің) сандары туралы қорытынды жазба жасалады.

3.4. 4 графада істердің сақталу мерзімі мен бап нөмірлері көрсетіледі.

3.4.1. Ұйым іс-әрекетінің негізгі бағыттарын көрсететін құжаттар үшін «тұрақты» сақтау мерзімі бекітілген, яғни бұл құжаттар мемлекеттік сақтауда мәңгі сақталады.

Кейбір құжат түрлеріне қойылған «СТК» белгісі құжаттардың бір бөлігі ғылыми-тарихи маңызға ие болуы мүмкін дегенді білдіреді. Бұл істердің құрамынан жекелген істер алынып, тұрақты сақтауға қалтырылуы мүмкін.

Құжаттардың ғылыми-тарихи маңызы жоқ болса ғана, тек мемлекеттік мұрағат мамандары құжаттардың құндылығына сараптама жасағаннан кейін, «СТК» белгісін алып тастауға жол беріледі.

Сақталу мерзімі 75 жыл – «В» СТК (жеке істер, жеке карточкалар) тағайындалған құжаттар үшін сақталу мерзімі істің аяқталу сәтіне адамның жасын есепке ала отырып («В» әріпімен белгіленген) анықталады. Іс жүргізу аяқталған соң істі сақтау ұзақтығы 75 жылдан «В» мәнін шегергендегі сан болып табылады, мұндағы «В» істің аяқтау сәтіндегі адамның жасы.

«Қажеттігі өткенге дейін» белгісі (ҚӨД) құжаттардың практикалық маңызының шектеулілігін білдіреді. Оның сақталу мерзімін ұйымның өзі анықтайды.

Істер номенклатурасымен тағайындалған сақталу мерзімін азайтуға тыйым салынады. Қызметкерлер ауысқан жағдайда істер номенклатурасына кірген істер акт бойынша беріледі. Сондай-ақ, өз бетінше құжаттар мен істерді жоюға да тыйым салынады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 27 бабы 1 тармағына сәйкес (1998 жылғы 22 желтоқсандағы) «мұрағат ісі бойынша заңның бұзылуына кінәлі жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауапкершілкке тартылады».

3.5. 5 «Ескерту» графасында істердің қалыптастырылу сұрақтары, бірнеше істерді бастаудың дұрыстығы айтылады, сақталу мерзіміне қосымша ескертпелер жасалады.

Ескертулердің маңыздылығын еске ала отырып, істер номенклатурасын кезекті рет басқанда оны міндетті түрде көрсету керек.