Істер номенклатурасының формасын толтыруға қойылатын талаптар

Істер номенклатурасының мазмұнды бөлігі 5 бағанадан тұратын графа болып келеді:

• 
  іс индексі
  
• 
  істер (томдар, бөлімдер) саны
  
• 
  істердің (томдардың, бөлімдердің) сақталу мерзімі және тізбе бойынша бап нөмірі
  
• 
  ескерту.
  

Жаңа заман тәжірибесінде көбінесе сандық индекстеу қолданылады. Индекс ұйымда бекітілген құрамдас бөлімшені, қоғамдық ұйымның сандық белгісінен және құрамдас бөлым шегіндегі істер номенклатурасы бойынша атаудың реттік нөмірінен тұрады.

Мысалы: 10-01, мұндағы 10 құрамдас бөлімшенің нөмірі болса, 01- номенклатура бойынша істің реттік нөмірі.

Істер индексінің тұрақтылығын сақтау мақсатында істер номенклатурасының әр бөлімінде бұрын қарастырылымаған жаңа істер басталатын жағдайды есепке алып бос индекстер қалдырылады.

Номенклатураның екінші бағанасында істер атауы беріледі. Бұнда істер атауының келесі ретін пайдаланылуы мүмкін:

ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалар;

жоспарлық құжаттама;

есептік құжаттама;

негізгі іс әрекет сұрақтарын орындауға қатысты құжаттама;

негізгі іс әрекетті орындауды тексеруге қатысты құжаттар;

құжаттармен есептік-анықтамалық жұмысқа қатысты құжаттар.

Құжаттардың әр бөлінген кешенінің ішінде істер аттарын деңгейі бойынша жүйелеуге кеңес беріледі: жоғары тұрған ұйымдардың құжаттамалары, қор құраушы ұйымның құжаттамалары.

Номенклатурада бірінші жоғары тұрған органдардың өкімдік құжаттары топтастырылған істер көрсетіледі, одан кейін өз басшысының, алқалы органның өкімдік құжаттары жинақталған іс көрсетіледі.

Бір ұйымның номенклатурасының әр тарауында істер атауларын орналастырудың бірдей ретін қолданған жөн.

Істер номенклатурасының 3 графасы күнпарақ жылының аяқталуы бойынша толтырылады. Әр іс 250 беттен аспуы тиіс. Сондықтан бір іске қатысты құжаттардың көлемі үлкен болған жағдайда томдар мен бөлімдерге бөлуге жол беріледі.

4 графада «Мемлекеттік комиттеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар әрекетінде пайда болған сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың тұрпатты тізбесі» (М., 1989) негізінде істің сақталу мерзімі, бап нөмірі көрсетіледі. Бұл тізбе сақталу мерзімін анықтауға негіз болатын нормативтік құжат болып табылады. Ведомствалық тізбе тұрпатты тізбеде көрсетілмеген нақты жүйенің (саланың) арнайы құжаттарына арналған сақталу мерзімін тағайындауға қолданылады.

«... тұрпатты тізбеде» құжаттардың сақталу мерзімі ұйымдардың екі тобы бойынша берілген. Бірінші топқа мемлекеттік мұрағат пен оның филиалдарын және аудандық мұрағаттарды жинақтау көзі болып табылатын ұйымдар (Тізбенің №3 графасын қара) жатады. Екінші топқа мемлекеттік мұрағат пен оның филиалдарына құжаттары түспейтін ұйымдар жатады (Тізбенің 4 графасын қара). Істер номенклатурасын жұмыста бұл ұйымның облыс мемлекеттік мұрағатын немесе оның филиалдарын жабдықтау көзі болып табыла ма, жоқ па екендігін анықтау қажет, тек содан кейін ғана Тізбенің қай графасына жататындығына сәйкес (3 немесе 4 графасы) сақталу мерзімін қою керек.

Сондай-ақ сақталу мерзімін анықтау барысында кейбір баптардың әр түрлі сақталу мерзімдеріне бөлінетінін есепке алу қажет, мысалы:

«Қаржыландыру және несие беру»

а) жылдық – тұрақты;

б) тоқсандық – 3 жыл;

в) айлық – 1 жыл.

Сондықтан ұйымның номенклатурасына тізбе баптарынан нақты құжат санатының сақталу мерзімі жазылады.

Іс атауының негізінде және олардың тізбе баптарына жатуына байланысты ғана сақталу мерзімін дұрыс анықтау мүмкін емес. Істердегі құжаттардың нақты мазмұнына талдау жасак керек. Құжаттың заңдылық күші, түпнұсқалылығы, телқұжаттылығы (қайталануы) және т.б. ерекшеліктері есепке алынады. Егер істе бір сұрақ бойынша, маңыздылығы әр түрлі және сақталу мерзімі әркелкі (мысалы, 3 жыл, 5 жыл, 10 жыл) құжаттар топтастырылса, онда ол істің сақталу мерзімі сақталу мерзімі ең ұзақ құжаттың мерзімі бойынша тағайындалады (біздің жағдайда 10 жыл).

Сақталу мерзімі тұрпатты немесе ведомствалық құжаттар тізбесінде қарастырылмаған құжаттар істер номенклатурасына кіргізілген жағдайда олардың сақталу мерзімін уақытша ұйымның сараптау комиссиясы және мемлекеттік мұрағаттың сараптау комиссиясы анықтайды.

Ұйымның істер номенклатурасына тізбеден сақталу мерзіміне қатысты арнайы белгілер көшіріліп жазылады. Тізбеде нақты құжат түрінің сақталу мерзімімен бірге қойылған «СТК» (сараптау-тексеру комиссиясы) белгісі бұл құжаттардың бір бөлігінің ғылыми-тарихи маңызы болуы мүмкін және құндылықты сараптау қорытындысы бойынша бұл құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға беру туралы шешім қабылдануы ықтимал дегенді білдіреді. Істер номенклатурасында сақталу мерзімін қойғанда «СТК» белгісін алып тастауға тыйым салынады.

Кейбір құжаттар санатының сақталу мерзімі туралы келесі белгілер қойылады. өкімдік, Ұйым автор болып табылмайтын нормативтік, әдістемелік сипаттағы құжаттарға істер номенклатурасында «Жаңамен ауыстырылғанға дейін», «Қажеттігі өткенге дейін» белгілері қойылады. «Мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенше сақталады, қабылданбағандары қажеттігі өткен соң жойылады» белгісі бұл санаттағы істердің сақталу мерзімі мемлекеттік мұрағаттың шешуі бойынша анықталады дегенді білдіреді.

«Ескерту» деп аталатын 5 графада сақталу мерзімін анықтауда қолданылған құжаттар тізбесінің аты, істің басталуы туралы, ауыспалы естер туралы, жоюға бөлу туралы, белгілер қойылып, істер мерзіміне «Тексеру аяқталған жағдайда», «Келісім шарт мерзімі аяқталғанға дейін» және т.б. қосымша жазбалар жазылады.

Күнпарақ жылының аяқталуы бойынша номенклатураға басталған істердің саны туралы тұрақты және уақытша сақтауға жеке-жеке қорытынды жазба жасалады (1 қосымша).

Ағымдағы іс жүргізу жылында аяқталған құжаттардың сақталу мерзімін есептеу келесі жылдың 1 қаңтарынан басталады.