Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
