Жорабекова М. К., Жапарова Л. Б., Адамова Г. М., Бабаева К. С., Ашимова С. Ж., Исраилова М. К
телефакса, факс-модема, электронной почты, пейджера
жүктеу/скачать 3,7 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Деловые письма
| телефакса, факс-модема, электронной почты, пейджера.
По форме отправления деловые письма могут быть: Конвертные — отосланные с помощью почты в конверте (почтовое отправление). Электронные — отосланные в электронном виде на e-mail (электронная почта). Факсовые — отосланные факсом (факсовое сообщение). В настоящее время под письмом понимают также сообщение, созданное и/или переданное электронным способом (например, при помощи электронной почты, или по средствам SMS мобильного телефона. А также содержащее не только текст, но и различные мультимедийные элементы (например, изображения, видео- и аудиозаписи. Письмо - один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма - это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. Это может быть: - письмо-просьба; - письмо-запрос; - письмо-подтверждение; - гарантийное письмо; - рекламационное письмо; - письмо-напоминание и др. Термин «деловое письмо» обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин «служебное письмо» - для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений. В «Cловаре терминов по делопроизводству» дано следующее объяснение: «Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки». Деловая переписка – один из компонентов делопроизводства. Деловые письма делятся на подвиды: письмо-просьба, сопроводительное письмо, письмо- подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. А также письма: личные – это письма своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль), полуофициальные – это переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.), деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению. Виды деловых писем: Ф-ӘД-001/046 Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Письма, отвечать на которые не нужно. Гарантийное письмо; Сопроводительное; Информационное; Письмо-уведомление; Письмо-предупреждение; Письмо-напоминание. Письма, на которые нужен ответ. Письмо-приглашение; Письма с выражением соболезнования; Письма с выражением благодарности; Письма с информированием о чем-либо; Письма, в которых содержатся рекомендации; Гарантийные письма; Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее; Письма с поздравлениями по разным поводам; Письмо-просьба; Письма с инструкциями; Сопроводительные письма Электронные деловые письма Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации. Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много. Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется. Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык. В какие сроки нужно ответить на письмо Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме: Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца; Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось; Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате; Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок. Как написать деловое письмо: простым языком о сложном. Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно. жүктеу/скачать 3,7 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|