ЖЕКЕ ТҰЛҒА – азаматтық құқықтық қатынасы бар азамат. (азаматтық құқық және міндетті адам).
ЖІБЕРІЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – жіберушінің құжатты тіркеу нөмірі.
ЖІКТЕМЕЛІК ИНДЕКС – жіктеу схемасына жіктемелік бөлгіш беретін және жүйелік және басқа каталогтардың карточкаларына қойылатын шартты белгі (сандық, әріп, аралас). Ол құжаттарда да, сол секілді істерде де қойылуы мүмкін.
З ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматттық құқық және міндетті мекеме, кәсіпорын, ұйым.
И ИНДЕКСТЕР – есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.
ИНДЕКСТЕУ – индекстер қою.
К КЕЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – алушының құжатты тіркеу нөмірі.
КЕПІЛДІК ХАТ – кепілдік білдіруден тұратын хат.
КЕРІ БАЙЛАНЫС ТАЛОНЫ – бір нәрсені (ақпаратты, материалдық құндылықты, құжатты) алғандығын куәландыратын құжат.
КЕСТЕ – бір нәрсені жүзеге асырудың уақыты, орыны және кезеңі туралы хабарлама.
КӨШІРІЛГЕН ҚОЛЖАЗБА (ФАКСИМИЛЕ) – 1. Қолжазбаның немесе қолдың (мәтіннің) нақты үлгісінің техникалық құралмен көбейтіндісі. 2. Клише, мөр, ресми құжатта жеке қолды бірнеше рет жазып шығару.
КІЛТ СӨЗ – қажетті сөздер жиынтығы, барлығы бірігіп құжаттың мазмұнын білдіреді.
КІРІС ҚҰЖАТ – мекемеге келіп түскен құжат.
КӨРСЕТКІШ – атаулар; заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.
Қ ҚАРАР – жиналыс, съезд, конференция т.с.с. талқыланған мәселе бойынша қабылдан шешім.
ҚОЛ ҚОЙЫЛҒАН ҚҰЖАТ – құжаттың көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлғаның немесе автордың қол қойған құжат.
ҚҰЖАТ – заңды күші бар материалдық тасымалдаушыдағы ақпарат.
ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ – 1. – құжаттардың мекеме ішінде олар алынғаннан немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2. – мекеменің белгілі бір уақыт кезеңі ішінде кірген, ішкі және шыққан құжаттарының саны.
