Лекция кіріспе. Тақырып өзекті мәселелерді қарастырады. Лекцияның тақырыбы осы мәселені талдауға арналған. Жоспар
жүктеу/скачать 80,44 Kb.
|
лекциялар
| НЕГІЗГІ БӨЛІМ
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық — бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді. . Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалык, акустикалық (фото, кино-, бейне құжаттар) болып бөлінеді. Мазмұнына карай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді. Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б. Түріне карай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді. Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді. Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді. Шығу тегіне карай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді. Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді. Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді. Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка — құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлшеді. Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын Л ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшелігіне карай «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санактық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материаддық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, құрылыс жобасы, өнертапқыштық және жаңалыктар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздаңдыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша, транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша. Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару кызметі салалық бөлімдсрдің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен оларды жасауға көп күнгі, уақыт етеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді. Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды. Әрі қарай біз фирманы құру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат жазысу туралы айтамыз. ҚОРТЫНДЫ
жүктеу/скачать 80,44 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|