2. организация хранения документов архивного

бумаг. Однако далеко не всегда это отвечало интересам науки. Приведем 
пример с подобными журналами Штаба войск гвардии и Петербургского 
военного округа за 1880-1893 гг., которые большей частью были сохранены в 
ЦГВИА СССР и по которым нам удалось восстановить состав и содержание 
уничтоженного в 1897 г. архивного дела о постройке и испытании самолета 
А.Ф. Можайского... В этом отношении нельзя не присоединиться к доктору 
филологических наук, писателю И. Андроникову, который неоднократно и 
настойчиво обращал внимание архивистов на необходимость проявлять 
осторожность при уничтожении "частных", на первый взгляд не имеющих 
научного значения исторических источников. Выступая на Всесоюзном 
совещании архивных работников в Москве в марте 1961 г., он рассказал о 
том, какую помощь в его исследованиях оказала тетрадь мелкого 
петербургского чиновника, написанная в 30-х гг. прошлого столетия и 
отвергнутая ЦГАЛИ СССР как не представляющая интерес. С большим 
трудом писателю удалось найти эту тетрадь и доказать с ее помощью 
важные факты из биографии Александра Чавчавадзе и М.Ю. Лермонтова.
После установления сроков хранения всех дел составляется акт о выделении 
к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. В акте следует указать 
номер статьи по перечню, на основании которой и был установлен срок 
хранения. 
Дела включаются в акт, если срок их хранения в соответствии со статьями 
перечня истек к 1 января астрономического (делопроизводственного) года, 
следующего за последним годом хранения документов. Так, дела, законченные 
делопроизводством в 2005 г., со сроками хранения 5 лет включаются в акт, 
который должен составляться не ранее 1 января 2011 г., со сроками хранения 10 
лет - не ранее 1 января 2010 г. и т.д. и т.п. 
Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством 
лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения 
определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного 
количества лет указывается "До минования надобности", "До замены новыми" и 
т.д. Например, срок хранения "До минования надобности" применяется, как 
правило, к документам практического значения, чаще всего копийным, означает, 
что хранить их можно по усмотрению организации, но не менее одного года. Во 
многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими 
сроки хранения документов ("После снятия с учета", "По истечении срока 
действия договора", "После увольнения", "При отсутствии годовых" и т.п.). 
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, категорически 
запрещается за исключением тех редких случаев, когда ведомство выходит с 
мотивированным обращением на заседание ЦЭПК Росархива. Повышение 
возможно в случае необходимости организации хранить конкретные документы 
более установленного перечнями срока. Такое решение обязательно 
оформляется протоколом заседания Экспертной комиссии (ЭК) организации. В 
этом случае в номенклатуре дел организации и в актах о выделении документов 
к уничтожению в графе "срок хранения" необходимо будет указать номер и дату 
заседания ЭК организации. 
Обратите внимание на следующие моменты: определение ценности 

документов по заголовкам дел не допускается! 
***
Н.В. Калачов требовал, чтобы "при отборе дел на хранение дело всегда 
просматривалось от листа до листа, и при малейшем сомнении, к какому 
разряду отнести дело, всегда относить его к разряду дел, подлежащих 
вечному хранению" [65, с. 63].
Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не 
имеющими ценности документами есть ценные документы, то вы можете 
переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение. 
В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел 
для последующего оформления: 
первая группа - дела постоянного хранения, которые в дальнейшем будут 
включены в опись; 
вторая группа - дела со сроками долговременного хранения, в том числе 75 
лет и 75 лет ЭПК, которые будут включены в соответствующие описи; 
третья группа - дела временного хранения. Эти дела подлежат уничтожению, 
если сроки хранения их истекли и они включаются в акт о выделении документов 
и дел к уничтожению. 
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, 
составляется на дела всей организации по структурной схеме, когда название 
каждого подразделения организации указывается перед группой заголовков дел 
этого подразделения, дела вносятся по значимости видов и разновидностей 
документов в полном соответствии с составленными на дела заголовками. 
Однородные дела вносятся в акт под одним порядковым номером и суммарно 
указываются их крайние даты, затем указывается количество таких дел. 
Подлежащие уничтожению документы ни в коем случае нельзя использовать 
в хозяйственно-бытовых целях, они обязательно должны быть переданы на 
переработку в пункты вторсырья или для промышленного "шредирования". 
Передача документов сторонним организациям для утилизации должна 
проходить под контролем сотрудника, ответственного за работу с архивными 
документами [12, c. 12, 13]. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: