устройство. -СПб., 1877. С. 30

комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть 
составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись 
может быть составлена на: 
все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; 
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое 
существование; 
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-
фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-
тематических (материалы по личному составу, научно-техническая 
документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей; 
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный 
фонд учреждения. 
Запомните - количество дел, внесенных в одну опись не должно превышать 
самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999). 
В действующих организациях описи на дела постоянного хранения 
составляются в двух основных вариантах. Первый вариант предусматривает 
составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на 
документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - 
самостоятельная. 
Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. 
В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел 
единой сводной описи всего учреждения. 
Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения 
составляет отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая 
валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части 
(
Создание современных архивных справочников на основе 
дифференцированного подхода. Метод. пособие
. С. 30 [14]). 
Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда 
и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу 
порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие 
деления в соответствии со схемой классификации дел фонда. 
Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из 
описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о 
каждой единице хранения и состоит из следующих элементов: 
порядковый номер; 
делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый 
инвентарный номер); 
заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа; 

крайние даты документов в деле (число, месяц, год); 
количество листов в деле; 
примечания. 
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, 
соответствует своя графа в листе описи. 
Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи, 
закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в 
порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество 
единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном 
составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой 
записи"). 
Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер, 
присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он 
может послужить дополнительным "маячком" в поиске. 
Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи, 
раскрывая состав и содержание документов каждого дела. 
Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой 
классификации дел внутри архивного фонда, которая подробно была 
рассмотрена в теме 2.3. "Организация документов и дел в пределах архивного 
фонда (третий уровень)". Например, в организации выбрана для классификации 
дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии 
с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки 
дел) в опись. 
В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их 
разнит номер тома, номер части или другие сведения, то вместо второго 
заголовка Вы пишете слово "То же" с указанием тома или части. 
Например: 
Приказы по запасному эскадрону конно-
гренадерского полка
1 января 1877 - 11 января 
1879 г. 
То же
12 января 1879 - 12 января 
1880 г. 
В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, 
заголовок повторяется полностью, а слова "То же" не пишутся. 
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только 
общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование 
учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при 
первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. 
Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские 

железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в 
заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): 
ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка 
заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной 
строки: 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: