2. организация хранения документов архивного

Краткий справочник фондов ЦГАНХ СССР. - М., 1973.
Центральный государственный архив народного хозяйства СССР: Новые 
поступления: В 4 вып. - М., 1988-1991. Федеральные архивы России и их 
научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 21, 61.
Государственные архивы РСФСР: справочник - путеводитель. - М.: Сов. 
Россия, 1980. - 368 с.
Государственные архивы СССР: справочник. Ч. 1. - М., 1989. - 603 с. Ч. 2. - 
М., 1989. - 419 с.
Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых 
архивах: справочник. - М., 1991. - 589 с.
Путеводители, краткие и тематические справочники по федеральным 
архивам, изданных в 1990 - 2000-е гг. даны в приложении 5.6.
В РГГУ был подготовлен и издан в 2006 г. тематический путеводитель 
"Документы по истории и культуре евреев в архивах Киева".
В 2011 г. ВНИИДАД опубликовал методические рекомендации "Подготовка 
архивных путеводителей". 
Ниже подробно рассмотрена методика создания подобного рода архивных 
справочников на примере путеводителя по фондам архива. 
Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов 
(собственно путеводитель) и справочного аппарата. 
Характеристики фондов в путеводителе. Основной частью в путеводителе 
является характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих 
название фонда, справочные данные о нем, историю организации-
фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные 
биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании 
документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком 
литературы о фонде. 
Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, 
которая определяется составом фондов архива. 
При разработке классификационной схемы необходимо определить три 
параметра: первый - будут ли выделены исторические периоды; второй - какая 
схема и с какой глубиной детализации (наличия подразделов) будет 
применяться в рамках каждого исторического периода; третий - где по схеме 
будут располагаться фонды личного происхождения и архивные коллекции. 
Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного 
периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, 
например: 
1. Фонды досоветского периода. 

2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий. 
В рамках каждого исторического периода, как правило, применяется 
производственно отраслевая схема, в которой разделы представлены группой 
организаций, объединенных функционально-отраслевым назначением. 
Фонды личного происхождения в схеме могут располагаться либо в конце 
каждого исторического периода (по принципу к какому периоду относится 
основная часть жизни деятельности или творчества лица), либо все фонды 
личного происхождения будут даны в конце путеводителя после всех фондов 
разных исторических периодов. 
Такой же подход применяется и к расположению архивных коллекций. 
Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по 
следующим разделам: 
высшие и местные органы государственного управления; 
органы административно-полицейского управления и подчиненные им 
учреждения и организации; 
органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им 
учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия; 
культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения; 
органы суда и прокуратуры; 
органы сословно-городского и земского самоуправления; 
учреждения религиозного культа; 
общественные организации; 
фонды личного происхождения и архивные коллекции. 
Характеристики фондов советского и современного периодов могут 
располагаться по таким разделам: 
высшие и местные органы государственного управления; 
органы народного и государственного контроля; 
органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими 
отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, 
предприятия; 
органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и 
другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные 
им учреждения и организации; 

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора; 
общественные организации; 
фонды личного происхождения и архивные коллекции. 
Деление основной части путеводителя по двум историческим эпохам 
является наиболее распространенным. Однако в путеводителях можно 
встретить и более мелкое деление в пределах исторических эпох. Например, 
"Период Временного правительства", "Период контрреволюции на Дону" и др. 
Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или 
характеру производственной деятельности. В пределах подразделов 
характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или 
однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение 
характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д. 
Например, после расположения всех фондов по основным делениям 
производственно-отраслевой схемы, т.е. по разделам, их далее классифицируют 
по отраслям, то есть по подразделам, например, в разделе "Народное 
хозяйство" будут подразделы: 
промышленность; 
сельское хозяйство; 
транспорт и т.д. 
Далее в рамках каждого подраздела могут применяться следующие 
группировки: 
по отраслям (вторично), например, в промышленности: 
тяжелая промышленность; 
легкая промышленность; 
лесная промышленность и т.д. 
По однотипности учреждений, например в фондах народного образования: 
органы народного образования; 
учебные заведения; 
а далее: 
институты; 
техникумы; 

школы и т.д. 
После глубокой проработки схемы построения путеводителя приступают к 
составлению характеристик фондов. 
Характеристики фондов бывают двух видов: индивидуальные и групповые, но 
требования к ним единые. 
При составлении характеристик фондов существуют различные методы и 
способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, 
которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной 
методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в 
разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в 
составе и степени полноты справочного аппарата к изданию. 
Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается 
в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала 
четкое представление об объеме и характеристике его документной 
информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без 
лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, 
зависящих от целевого назначения данного вида справочника. 
Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную 
информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. 
Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в 
характеристике фонда отражаются основные направления деятельности 
организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее 
деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики 
фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, 
аннотация, библиографический список литературы о фонде. 
Каждый элемент характеристики фонда несет определенную 
информационную нагрузку. 
Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может 
дать указание: 
1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя; 
2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате 
или отрасли экономики, культуры и т.п.; 
3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в 
понятиях "губернский", "областной", "волостной", "уездный", "федеральный", 
"муниципальный" и т.д. В то же время по названиям фондов организаций нельзя, 
как правило, установить масштаб их деятельности; 
4) местонахождение фондообразователя. 
Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать 
его названию в учетных документах. 

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название 
группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, 
объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с 
родственными функциями, названием может служить перечисление в 
хронологической последовательности этих фондообразователей. 
Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера 
фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности 
документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному 
составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их 
принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь 
или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с 
характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании 
фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда 
указывают дальнейшие пункты поиска информации. 
Важной частью характеристики фонда является историческая справка, 
которая помогает раскрыть сущность исторических и логических связей 
документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить 
содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка 
является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о 
месте данной организации в системе государственного аппарата или 
учреждений, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название 
фонда не сообщает эти данные). 
Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, 
являются связь информации, заключенной в ней, с аннотациями и ее 
предельная краткость. В историческую справку включаются следующие 
сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-
предшественника и преемника, перечисление основных функций организации, 
если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности. 
В исторической справке целесообразно отметить особенности организации 
документов в делопроизводстве фондообразователя. 
При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой 
сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой 
информации: "документы сохранились не полностью", "значительная часть 
документов не сохранилась" и т.д. 
Для фондов, включенных в групповую характеристику, в историческую 
справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности 
исторического развития отдельных фондообразователей называются при 
перечислении этих фондов. 
Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких 
биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, 
псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и 
общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые 
фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие 
из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко 
излагаются сведения о служебной и общественной деятельности 

фондообразователей в порядке алфавита их фамилий. 
В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по 
истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до 
поступления в архив. 
Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой 
краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания 
(по темам, вопросам, отражающим направления деятельности 
фондообразователя). 
В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных 
групп документов и обозначены их географические (административно-
территориальные) границы. 
К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в крайних случаях, 
когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание 
действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных 
важных документов, когда за рамками аннотации остается информация о целом 
ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к 
дезориентации потребителя информации в вопросе о действительном 
содержании документов фонда. 
Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет 
принцип группировки информации о содержании документов в аннотации. Четкая 
и продуманная группировка информации о содержании документов фонда в 
аннотации позволяет показать состав и содержание документов фонда в 
закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи 
документов данного комплекса, что повышает возможность восприятия такой 
информации, облегчает пользование путеводителем в целом. 
Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она 
зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться 
по следующим схемам: структурной, тематической, отраслевой 
(функциональной), хронологической, номинальной. 
Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со 
значительным объемом документов, систематизация которых в фонде 
проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным 
делениям. Этот принцип расположения информации наиболее удобен для 
фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. 
Внутри структурных групп информация в аннотации группируется по 
тематическому или номинальному признаку. 
Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех 
случаях, когда именно такой принцип дает точное представление о содержании 
документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его 
создавшей. Наиболее целесообразно применение тематического признака для 
фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не 
могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов. 
Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является 
расположение информации о документах по видам и разновидностям, т.е. по 

номинальному признаку. Такая группировка информации применяется, в 
частности, при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, 
созданных по одной теме. 
Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью 
содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением 
фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для 
обозначения содержания материалов фонда. 
Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические 
группы или вопросы размещаются в исторической или логической 
последовательности, то в пределах темы или вопроса - по номинальному 
признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы 
сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. 
Если тематические рубрики крупные, внутри них может быть проведена 
последующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической 
или логической последовательности. Название тематических рубрик 
определяется содержанием самих документов. 
Сущность построения аннотации по отраслевой, или функциональной схеме 
состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные 
направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема 
группировки информации в аннотации применима для тех фондов, когда 
организации, в деятельности которых они отложились, имели четко 
обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, 
подтвержденные содержанием документов. 
В такой аннотации вначале указываются материалы о деятельности 
фондообразователя в целом, а затем - материалы, относящиеся к отдельным 
отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при отраслевой схеме 
информация строится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на 
материалы фонда финансового учреждения можно составить, исходя из его 
функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению 
смет доходов и расходов; по финансированию; по разработке налоговых 
мероприятий и проведению их в жизнь. В начале аннотации помещаются 
сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы 
материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку. 
Методика описания документов, сведения о которых включаются в 
аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи 
информации. 
При описании организационно-распорядительной и нормативной 
документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании 
документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе 
документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, 
когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и 
обозначением направленности действия (если это возможно). 
При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности 
документов и указания в определенных случаях автора обязательно 
обозначается их содержание, дополненное при необходимости 

хронологическими и географическими данными. 
При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное 
содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, 
если эти данные являются дополнительным источником информации о 
содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так 
как им является сама организация. 
Информация о документах может быть значительно дополнена путем 
датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемых в аннотации. 
Кроме того, в аннотации датируются комплексы документов или отдельные 
документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в 
аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а 
лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что 
документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, 
указанные в крайних датах фонда. 
Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, 
то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были 
датированы. 
В характеристику фонда может включаться библиографический список 
литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными 
стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, 
справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда. 
Рассмотрим в сравнении состав индивидуальной и групповой характеристик: 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: