20.8. Описание бизнес-процесса "Поступления. Взаиморасчеты с дебиторами"
Процесс отслеживания поступлений денежных средств осуществляется бухгалтерией и финансовой службой. Денежные средства поступают на расчетные счета нескольких банков и в кассу фирмы. Компания работает по предоплате и по принципу кредитования клиентов. Решение о выдачи товарного кредита с указанием целей кредитования, сроков кредитования, размера кредита, обязательств клиента принимается на основании справки о клиенте, статистики отгрузок клиента за предыдущие 12 месяцев, статистики работы и протоколов взаиморасчетов других клиентов по данному городу. При просроченных платежах клиенту не выплачивается бонус.
Процесс учета поступлений денежных средств от клиентов осуществляется следующим образом:
Отдел выписки (склад) ежедневно на основании договора проводит продажи (отгрузки) товара клиенту на кредитной основе, при этом составляются документы - накладная и счет-фартура.
Отдел выписки (склад) ежедневно на основании документа "Счет оплаченный (статус "готов к отгрузке")" проводит продажи (отгрузки) товара клиенту по предоплате, при этом составляются документы - накладная и счет-фартура.
Выписки передаются менеджеру финансовой службы, менеджеру отдела продаж.
Ежедневно от кассира менеджер финансовой службы и бухгалтерия принимает отчет о поступлении наличных денег.
Ежедневно финансовым менеджером создается в Excel сводная таблица поступлений денежных средств от клиентов "Деньги за день". Исходными данными для формирования таблицы служит отчет кассира и банковские выписки.
Финансовый менеджер получает от начальника отдела продаж внутренний курс валют.
Внутренний курс используется для перерасчетов наличных поступлений. Для перерасчета безналичных поступлений используется курс ЦБ +2 дня от даты поступления + 1%. Полученные курсы финансовый менеджер вносит в таблицу "Деньги за день".
Финансовым менеджером формируется сводная таблица "Деньги за день" направляется в отдел продаж.
Менеджер отдела продаж вносит в базу "1С-Продажи" сведения о приходе денег от клиентов. Основанием для введения данных и сводная таблица "Деньги за день". В "1С-Продажи" осуществляется разнесение поступлений по рублевым и валютным сальдо клиентов и передаются в финансовую службу.
Менеджер отдела продаж для внутреннего учета на основании сводной таблицы "Деньги за день" формирует таблицу "Долги".
Менеджер отдела продаж на основании сводной таблицы "Деньги за день" формирует в "1С-Продажи" протокол взаиморасчетов.
Менеджер отдела продаж отслеживает дебиторскую задолженность по карточке клиента и протоколу взаиморасчетов.
Менеджеры отдела продаж осуществляют сверку сальдо по взаиморасчетам с отдельными клиентами.
