Практикум по управлению временем лучшие методы управления временем это методы, удобные лично для вас

4. Сортируйте входящие бумаги (документы) по приоритетности:
1) «реагировать сразу»; 2) «принять решение после получения допол-
нительной информации, обсуждения»; 3) «сразу выбросить в мусор-
ную корзину».
5. Не допускайте скопления бумаге грифом «не знаю». Например,
периодически их можно выбрасывать в мусорную корзину. (В эту ка-
тегорию попадают все «зависшие» деловые бумаги, то есть не сроч-
ные, не важные, не точные, не полные (следовательно, немного «от-
лежавшись» и так и не став востребованными, они вполне могут
отправиться в мусорную корзину). Гриф «не знаю» также может ста-
виться на «странные» бумаги, по форме и содержанию не соответ-
ствующие стандартам документооборота в организации; или на бу-
маги, рассмотрение которых выходит за пределы компетентности
сотрудника.)
6. Ограничивайте поток, и в особенности — хранение информа-
ции (не копируйте, не храните «про запас»).
7. Создайте личную архивную систему для документов, с которы-
ми вы постоянно или часто работаете (например, «ближний» и «даль-
ний» архивы).
Общение по телефону
1. Планируйте телефонные звонки (для других людей — назначайте
время, когда вам можно позвонить, и строго придерживайтесь его).
От случайных незапланированных звонков отгораживайтесь секре-
тарем (см. раздел 6.13) или автоответчиком.
2. Для тех звонков, от которых не удалось отгородиться, введите
жесткий регламент времени, например, 5 минут. (В принципе, дли
делового общения хорошо бы ввести регламент — внутриорганиза-
ционный стандарт — на любые звонки.)
3. Ведите (и требуйте от сотрудников) краткую запись телефонных
разговоров (телефонограммы). Желательно, чтобы телефонограмма
была формализованным (см. раздел 6.12) документом. Тогда важная
информация не будет теряться и не нужно будет тратить время на пе-
резванивание, уточнение и т. п.
4. Создайте персональную и организационную базу телефонных
номеров. (При наличии АОНа создайте также «белый» и «черный»
списки входящих звонков.)
5. Будьте компетентными в телефонном общении: четко представ-
ляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично излагайте суть

вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с другими «нете-
лефонными» собеседниками; переспрашивайте, уточняйте, проверяй-
те взаимопонимание и др.
Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
1. Используйте для предварительной фильтрации и сортировки
почты секретаря или доверенного сотрудника.
2. Не тратьте время на случайную почту, безжалостно выбрасывайте.
3. Сортируйте почту по степени важности («реагировать сразу»,
«принять решение после обсуждения», «мусорная корзина», «сохра-
нить в архиве»).
4. Фиксируйте важные места и делайте пометки по обработке и
ответной реакции (например, «Проверить информацию», «Ответить
утвердительно», «Выслать типовой ответ N» и т. п.).
5. Не накапливайте почту — читайте и обрабатывайте ее в начале
дня один раз в 1—3 дня.
6. Заведите необходимые варианты типовых (стандартных, в кото-
рые подставляется Ф. И. О. адресата) исходящих писем.
7. Введите в практику диктовку (а также поручение «чистового
оформления» и отправку) писем секретарю или доверенному сотруд-
нику.
8. Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. По возмож-
ности, высылайте немедленный ответ, используя электронную почту.
Работа с книгами и печатной прессой
(газетами, журналами)
1. Читайте только самое необходимое, не тратьте избыточное вре-
мя на чтение. Чем объемнее книга, которую вы планируете прочи-
тать, тем строже должны быть ваши критерии оценки целесообраз-
ности (полезности, востребованности) данной информации.
2. Если существует такая возможность, то используйте толковых
сотрудников для реферирования книг и прессы. Поручайте им делать
выписки или краткие конспекты (ограниченного объема) по интере-
сующей вас теме.
3. Используйте какие-нибудь простые и удобные техники рацио-
нального чтения (в отличие от техник скорочтения они не требуют
специальных долгих и трудоемких тренировок), например, пятисту-
пенчатый метод SQ 3R:

1) Survey — ОБЗОР структуры текста;
2) Question — ВОПРОСЫ, задающие цель чтения;
3) Read — собственно ЧТЕНИЕ текста;
4) Recite — ОБОБЩЕНИЕ текста, краткое выделение основных
идей;
5) Review — ПОВТОРЕНИЕ, запоминание основных идей.
4. Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработай-
те и используйте собственную систему пометок в тексте, конспекти-
рования, выписок на карточках и картотеку (см. раздел 6.20).
Как конспектировать, делать выписки?
1. Выписывайте только самое необходимое и помните, что запись
имеет смысл только для небольших заметок. В других случаях исполь-
зуйте ксерокс, сканер, принтер.
2. Разработайте собственную систему конспектирования, в кото-
рую могут входить: 1) особые сокращения; 2) символические помет-
ки; 3) различные способы подчеркивания; 4) использование цвета;
5) «свертка» информации в таблицы, схемы.
3. Используйте собственные комментарии, рисунки и схемы для
улучшения восприятия и запоминаемости информации. Преобразо-
вание начальной информации в рисунок или схему является мысли-
тельной задачей, решение которой в значительной степени повыша-
ет запоминаемость выписываемой информации.
4. Определитесь с форматом выписок: 1) записывается только идея
или смысл текста в произвольной форме; 2) выписывается дословная
цитата (требуется указание источника, библиографическая ссылка);
3) конспект (включает в себя указание источника, выписанные цита-
ты и/или пересказ смысла текста, а также собственные комментарии).
5. Выписка — это очень «маленькая» единица хранения информа-
ции, поэтому главная проблема — не потерять выписку! Если выпис-
ка не «размещается» в продуманной системе хранения информации
(например, в картотеке; см. раздел 6.20), скорее всего, она будет быс-
тро потеряна.
Использование «умной» техники
1. Для повышения эффективности работы с информацией и сте-
пени самоорганизации в целом (под углом внедрения индивидуаль-

ной системы ТМ) можно и нужно использовать: 1) персональный ком-
пьютер; 2) ноутбук; 3) КПК (карманный персональный компьютер,
«наладонник»); 4) электронный органайзер; 5) мобильный телефон с
функциями органайзера.
2. В качестве минимального «джентльменского набора» компью-
терных программ, которыми в совершенстве должен владеть каждый
современный человек, заинтересованный в эффективной работе с
информацией, являются программы, входящие в стандартный (и наи-
более распространенный) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS
Access, MS Power Point и др.
«Величайшей компьютерной ТМ-программой всех времен и на-
родов» можно по праву назвать электронный органайзер MS Outlook,
объединяющий в «одном флаконе» функции планирования, контро-
ля, управления контактами и встречами, архива (картотеки) и др. Ра-
зумеется, возможности MS Outlook не безграничны, и не всегда уда-
ется настроить и использовать эту программу в полном соответствии
с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев использо-
вание MS Outlook вполне эффективно в контексте и индивидуально-
го, и ролевого, и корпоративного (социального) ТМ.
3. Кроме традиционного телефона и личных встреч активно ис-
пользуйте наиболее эффективные и современные средства коммуни-
кации, которые позволят в значительной мере ускорить ваше обще-
ние: 1) мобильный телефон; 2) электронную почту; 3) факс.
4. Используйте не только традиционные визуальные способы ра-
боты с информацией (текстовые компьютерные файлы, бумажные
документы и др.), но и аудиальные. Для записи и воспроизведения
звука можно использовать обычный магнитофон, любой современ-
ный мультимедийный компьютер также позволяет работать со зву-
ком, но удобнее всего в применении обычный диктофон (лучше циф-
ровой). Диктофон можно использовать для: 1) планирования своей
работы; 2) фиксации новых идей и ценных мыслей; 3) повышения
ответственности сотрудников (запись отчетов, докладов, постановки
задач и др. оперативной информации); 4) самообучения.
Если вы «дружите» с «умной» техникой, то здесь возможен ряд не-
тривиальных решений. Например, чтобы не терять драгоценного вре-
мени в дороге на работу и с работы, во время стояния в очередях и
пробках и т. п., многие используют для обучения или развлечения чте-
ние книг с экрана КПК. Однако это опять визуальная информация, а
глаза наши вовсе не «железные» и имеют свойство уставать (лично
мне, как «очкарику» и много читающему и работающему за компью-

тером человеку, эта «ломота в глазных яблоках» хорошо знакома). Я ре-
шил проблему следующим образом: интересующий меня текстовый
файл с помощью программы для синтеза речи надиктовывается (кон-
вертируется) в звуковой файл; потом звуковой файл переписывается
на «флэшку» (МРЗ плейер); в уши втыкаются наушники, и я получаю
возможность прослушать интересующий меня текст, и в то же самое
время глаза мои отдыхают. Единственной проблемой здесь является
сравнительно низкое качество искусственно синтезируемой речи, но
к «электронному голосу» вполне можно привыкнуть.
5. По возможности используйте только такие технические сред-
ства, которые удобны для вас и в которых вы хорошо разбираетесь.
Но незнание и неумение работать с какой-либо техникой или ком-
пьютерными программами не должны становиться для вас непреодо-
лимым барьером. Даже если использование каких-либо технических
новинок является для вас тайной, потратьте на их изучение необхо-
димое время — оно потом с лихвой окупится!
Есть ли у вас собственные know how (ноу-хау), позволяющие быстро и
эффективно:
• работать с документами;
• общаться по телефону;
• работать с почтой;
• читатькниги;
• делать выписки;
• работать с «умной» техникой?
Какие из предложенных идей (правил) по улучшению повседневных
навыков работы с информацией показались вам наиболее интересными?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Вот и все, уважаемый читатель! Закончилось малое время этой
книжки, и наступило великое время судьбоносных (надеюсь) деяний.
Я до сих пор не знаю точно — то ли мы управляем временем, то ли
Время, лукаво усмехаясь, заставляет нас изобретать всякие милые глу-
пости вроде «управления временем». Но я знаю правильный ответ на
эту загадку: «Время покажет...»
Надеюсь, что изложенные в этой книге знания сделают тебя, до-
рогой читатель, мудрее и сильнее. В любом случае, для любого до-
блестного покорителя времени за нашим уютным столом всегда най-
дется лишнее местечко (где-нибудь между мною и Ореховой Соней,
напротив Шляпника и Мартовского Зайца), чтобы можно было вме-
сте попить хорошего чаю (teatips. га) и продолжить наш бесконечный
разговор о времени.
Когда я закончил писать эту книгу, меня посетила невероятная
радость — ведь время написания этой книги закончилось! Но кто ска-
зал, что мы движемся вперед и только вперед по «стреле времени»?
Вон, физики не шутят, а утверждают, что «стрела времени — это всего
лишь следствие вводимой нами аппроксимации вследствие отсутствия
у нас полной информации о Вселенной» (ничего, что я так по-умно-
му?). Я перечитывал написанное мною снова и снова, и мне снова и
снова хотелось переписать эту книгу заново (так много осталось не-
досказанного). Мне захотелось прожить это мое-время-с-книжкой еще
и еще, и еще, но каждый раз чуть-чуть по-другому. И поверьте, когда-
нибудь, в другое время и в другом месте, обязательно придет черед
моего перерождения в какого-нибудь тысячерукого аватара, который
сможет одновременно напечатать рукописи 500 разных книг, посвя-
щенных времени... Вот время удивится!
Когда я закончил писать эту книгу, меня посетила пронзительная
грусть — время написания этой книги закончилось... Оно ушло, про-
пало, исчезло! И дело даже не в том, что «всякий зверь после наслаж-
дения печален» (Аристотель), плевал я на эти мотивационные зако-

ны! Это как ребенок: вроде только родился, но не успеешь оглянуть-
ся — вот уже и покидает родительский дом. Вот уже время моей кни-
ги уходит, чтобы стать твоим временем, читатель... Прошу, не запи-
рай двери!
Долго ли, коротко ли искал бы я грань между печалью и радос-
тью — не знаю... И вновь решение пришло с Востока, пришло совер-
шенно неожиданно: «Все-таки Время, куда ни глянь, сплетает все
вещи и события в одно непрерывное полотно, тебе не кажется? Мы
привыкли кромсать эту ткань, подгоняя отдельные куски под свои пер-
сональные размеры, — и потому часто видим Время лишь как разроз-
ненные лоскутки своих же иллюзий; на самом же деле связь вещей в
ткани Времени действительно непрерывна... Время вообще никуда
не идет. Оно прибавляется» (Мураками X. Охота па овец). Вот и все?
Любые интересные идеи, факты и уточнения (включая конструктив-
ную критику), любые предложения (в особенности по обмену моего
времени и знаний на ваши денежные знаки), любые вопросы и пожела-
ния будут с интересом и благодарностью приняты здесь:
kalinin_s_i@mail. ru
Искренне ваш, Сергей Калинин

ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 1
ЗАДАНИЕ 1. Тест на восприятие времени
«Субъективная минута»
Тест «Субъективная минута» является классической методикой на
восприятие (см. раздел 1.13) времени, хорошо известной в экспери-
ментальной психологии. Участникам дается следующая инструкция:
1. Попросите кого-нибудь из участников тренинга выступить в роли
«экспериментатора», учитывающего ваши оценки временных интер-
валов. «Экспериментатору» понадобятся часы с секундной стрелкой
(механический или электронный секундомер).
2. По команде «экспериментатора» вы начинаете в уме отмерять
заданное количество секунд. Постарайтесь не отсчитывать секунды,
а просто интуитивно выждите нужный интервал. Когда, по вашему
мнению, интервал закончится, сообщите об этом «экспериментато-
ру», который запишет ваш реальный результат в таблицу.
3. Для оценивания предлагается 5 временных интервалов: 23 се-
кунды, 44 секунды, 15 секунд, 32 секунды, 1 минута. Полученные ре-
зультаты заносятся в таблицу в графу «Ваш результат». После измере-
ния всех пяти заданных временных интервалов вычисляется разница
между временем заданного интервала и временем, которое испытуе-
мый указал в своем ответе. Результаты вычислений записываются в
графу таблицы «Разница», при этом учитывается знак (если ответ
меньше заданного интервала, то величина разницы записывается со
знаком «минус»; если ответ больше заданного интервала, то величи-
на разницы записывается со знаком «плюс»).
Под таблицей необходимо указать, сколько получилось ошибок со
знаком «плюс», а сколько — со знаком «минус» (см. табл. на с. 328).
4. Если в ваших ответах преобладают ошибки со знаком «+», это
указывает на внутреннюю тенденцию ЗАМЕДЛЕНИЯ в восприятии
времени. Причиной этого могут быть усталость, утомление нервной
системы, астенические эмоции, например, плохое настроение, низ-
кий уровень мотивации и т. п.
Если в ваших ответах преобладают ошибки со знаком «—», это ука-
зывает на внутреннюю тенденцию УСКОРЕНИЯ времени. Причи-

ной такой ошибки в восприятии времени являются мобилизация сил
и энергии, стенические эмоции, например, хорошее настроение, вы-
сокий уровень мотивации и др.
Рассматривая результаты данного теста, необходимо помнить, что
обнаруженные тенденции к «ускорению» или «замедлению» времени
не являются «пожизненным приговором» (устойчивым свойством
психики). Полученный результат — всего лишь следствие актуально-
го состояния, которое может быть довольно неустойчивым, кратко-
временным, ситуативным.
5. Поменяйтесь ролями с вашим «экспериментатором» и помоги-
те ему оценить его собственное восприятие времени.
Примечание для ведущего ТМ-тренинга. Если есть необходимость в уг-
лубленной проработке данной темы (восприятие времени), можно ис-
пользовать еще 1—2 экспресс-методики, оценивающих актуальное состо-
яние человека. Методики должны быть простыми и достаточно
наглядными, что позволит самим участникам тренинга легко найти «пе-
ресечения» информации о своем состоянии, полученной из разных ме-
тодик. На наш взгляд, с результатами методики «Субъективная минута»
достаточно хорошо корреспондируют результаты по таким методикам,
как САН (Самочувствие, Активность, Настроение) и восьмицветовой тест
Люшера. Например, если хотя бы одна шкала теста САН имеет значения
ниже среднего уровня, это часто совпадает с незначительным преобла-
данием ошибок со знаком «плюс» по тесту «Субъективная минута».
ЗАДАНИЕ 2. Рисуночный тест
«Персональная концепция времени»
Рисуночный тест «Персональная концепция времени» позволяет
осуществить экспресс-диагностику наиболее вероятной для вас внут-
ренней концепции времени (см. раздел 1.15).

Инструкция к выполнению теста: «Изобразите ваше представление
о времени в виде трех окружностей. Одна окружность должна симво-
лизировать ваше представление о прошлом, вторая — о настоящем,
третья — о будущем.
При выполнении теста соблюдайте следующие правила:
1. В этом тесте вы оцениваете ваше собственное время.
2. Размер каждой окружности — произвольный (окружности не
обязательно должны быть одинаковыми).
3. Расположение окружностей в пространстве друг относительно
друга — произвольное (окружности могут пересекаться, быть
вложенными одна в другую и т. п.).
4. Не забудьте подписать, какая из окружностей символизирует
ваше прошлое, какая — настоящее, а какая — будущее.
5. При выполнении этого теста главное — воображение и интуи-
ция. Не раздумывайте долго, как вам изобразить окружности, —
нарисуйте первый же вариант, что придет вам в голову!»
Рисунок выполняется внутри квадратной рамки. Для рисования
можно использовать любые удобные средства — ручки, карандаши,
фломастеры и др. Рисунок, по желанию, может быть цветным или
черно-белым. Время рисования не ограничено, но, как показывает
практика, 3—5 минут для выполнения этого задания более чем доста-
точно.

При выполнении задания могут быть получены, например, следу-
ющие результаты (подробное описание внутренних концепций вре-
мени см. в разделе 1.15):
А. Время как линейная цепь отдельных событий. 1-й тип изобра-
жается как горизонтальная прямая линия, где кружки «Прошлое»,
«Настоящее» и «Будущее» следуют один за другим слева направо
(реже, наоборот, справа налево). Иногда подобная линейная транс-
спектива изображается как восходящая или нисходящая линия.
Б. Время как непрерывный ветвящийся поток альтернатив. 2-й тип
личностной концепции времени чаще всего задается с помощью трех
видов изображений: 1) в виде горизонтальной (реже наклонной) пря-
мой из пересекающихся окружностей, в которой прошлое, настоя-
щее и будущее как бы сцеплены друг с другом; 2) в виде «вертикали»
(«прошлое» обычно внизу, «будущее» — вверху) из разобщенных или
пересекающихся окружностей; 3) в виде хаотично разбросанных
(иногда 2 из 3 окружностей могут пересекаться) внутри квадратной
рамки окружностей.
В. Время как постоянная величина, «пространство», «поле». Для
личностной концепции времени 3-го типа характерно изображение
уравновешенного (с центральной или радиальной симметрией) соче-
тания окружностей в виде «мишени» (порядок расположения прошло-
го, настоящего и будущего может быть самым различным) или в виде
так называемого «гармоничного единства» (окружности равны, рас-

положены по вершинам равностороннего треугольника, может быть,
при этом пересекаются друг с другом).
Примечание для ведущего ТМ-тренинга. Рисуночная методика «Персо-
нальная концепция времени» является скорее иллюстративным матери-
алом к тренингу и свободным экспериментом для актуализации само-
познания, чем серьезной проективной диагностической техникой.
Учитывая экспериментальный характер методики, тренер должен ис-
пользовать ее не для «умного диагностического приговора», а как повод
для активизации диалога с участниками тренинга по поводу их устано-
вок и убеждений относительно времени.
Для активизации тренинговой работы, после того как каждый участ-
ник тренинга в соответствии с инструкцией нарисует требуемое изобра-
жение, ему необходимо презентовать свой рисунок группе, пояснив, по-
чему он изобразил виды времени именно таким образом. При обсуждении
рисунков может быть получено много интересной дополнительной ин-
формации, касающейся внутренних концепций времени.

ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 2
ЗАДАНИЕ 1. Тест «Персональная компетентность
во времени»
Основные особенности индивидуальной компетентности менеджера
(руководителя) во времени рассматриваются в разделе 2.11. Предла-
гаемый тест дает возможность получить оценку индивидуальной ком-
петентности во времени не только управленцам (в контексте ролевого
ТМ), но и всем желающим (в контексте индивидуального ТМ).

жүктеу/скачать 13,34 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: