Задание 5. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме
Составляемый документ (исходящий документ)
Операция
Кто составляет (исполнитель)
Как часто
Документы-основания (входящие документы)
Реестр, в котором регестрируется документ
Комментарий
1
2
3
4
5
6
7
8
Примечание. После того, как документы будут описаны , приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 5
Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ "Заказ", то "Реестр заказов"; документ "прайс-лист", тогда "реестр прайс-листов" и т.д.
На следующих страницах приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
Реестр прайс-листов
1Пл_Зак
4
3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Выбор поставщиков
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Список поставщиков
Нет
1Пл_Зак
5
4. График поставок
Формирование графика поставок без указания количества
Менеджер отдела закупок
Ежемесячно и по мере необходимости
Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
Нет
1Пл_Зак
6
5. План заявок на месяц
Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
Менеджер группы логистики
Ежемесячно и по мере необходимости
Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок
Нет
1Пл_Зак
7
6. Заказы поставщику
Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
Менеджер группы логистики
Ежедневно по плану заявок
План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
Реестр заказов
1Пл_Зак
9, 10
7. Отчет о затратах на сертификацию
Расчет затратов на сертификацию
Проверка затрат на непревышение нормы
Менеджер группы логистики
По мере необходимости
Заказы поставщику
Нет
1Пл_Зак
11, 12, 13
8. Заказы поставщику акцептованные
Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
Направление заказа в отдел закупок
Направление заказа поставщику
Менеджер группы логистики
Ежедневно
Заказы поставщику
Заказы поставщику акцептованные
Реестр заказов
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.