Жер-тіркеу процесі және құжаттама Жерді есепке алудан айырмашылығы, жер учаскелерін тіркеу бүкіл бірыңғай мемлекеттік жер қорын қамтымайды, тек оның пайдалануға және меншікке берілген аумағын ғана қамтиды. Оны мемлекеттік қордың бос жерлерінде жүргізбейді. Жер-тіркеу мәліметтері жерді бағалау кезінде де пайдаланылады. Жаңа жағдайларда меншік құқығы мен жер пайдалану құқығын қорғауды күшейту үшін, жер учаскелерімен операциялар жүргізу кезінде, жерді мемлекеттік қажеттіліктен алып қою жағдайларында, жер дауларын шешу кезінде және т. б. тіркеу деректерінің мәні өлшеусіз өсті.
Жер-кадастрлық құжаттама мәтіндік және жоспарлы-картографиялық болып бөлінеді. Мәтіндік, кітаптар, карталар, ведомостар, тізімдер, түсіндірме жазбалар және т.б. түрінде болады. Оларға жоспарлар, карталар, картограммалар және т.б. жер кадастрының бухгалтерлік есептің басқа түрлерімен салыстырғанда ерекшелігі оны жоспарлау және картографиялық материалдар негізінде ғана жүргізуге болатындығында. Бұл Объектінің сипаты мен ерекшелігіне байланысты. Қазіргі уақытта Қазақстанда жер кадастрын жүргізу автоматтандырылған жүйеге ауыстырылады, барлық мәліметтер компьютерге енгізіледі, ақпаратты сақтау және онымен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарламалар бар, картографиялық материал да компьютерге енгізіледі және электрондық (цифрлық) карта түрінде беріледі.
Жер кадастрының жекелеген бөліктерін жүргізу үшін қажетті кадастрлық құжаттардың, материалдардың, зерттеулердің, ізденістердің, іс-қимылдардың түрлері:
1. Жер учаскелерін тіркеу-заңнамалық және нормативтік құжаттар, жер учаскелеріне құқықтарды беру және ресімдеу тәртібі, құжаттардың нысандары, жер бөлу, шекараларды, алаңдарды, алқаптардың құрамын, бөлінуді, ауыртпалықтарды және пайдаланудағы басқа да шектеулерді белгілеу, картографиялық жұмыстар және басқалар.
2. Жерді есепке алу-тіркеу деректері, есепке алу және есеп беру құжаттамасы, картографиялық материалдар, жерді бағалау, бағалау деректері, жер учаскелері, жер санаттары, жер алқаптарының түрлері, құқық субъектілері және т. б. бойынша есеп жүргізу.
Кадастр базалық құжаттардан тұрады, оларға мыналар жатады:
* жер учаскелерінің жер-кадастрлық істері (кадастрлық істер);
* тиісті әкімшілік-аумақтық бірліктің мемлекеттік жер-кадастрлық кітабы;
* бірыңғай мемлекеттік жер тізілімі;
* жер-кадастрлық карталар (кадастрлық карталар).
Базалық құжаттарда жер учаскелері туралы бастапқы мәліметтер жазылады және жердің шаруашылық және табиғи жағдайында болып жатқан өзгерістер көрсетіледі.
Кадастрлық іс-жер учаскесі туралы құжаттар орналастырылған жаңа жер учаскесін қалыптастыру және бар жер учаскесін қайта құру туралы іс.
Қалыптастырылған кадастрлық іс жер учаскесін мемлекеттік жер-кадастрлық кітапқа жазу үшін негіз болып табылады.
Аудандағы (қаладағы) негізгі Жер тіркеу-есепке алу құжаты мемлекеттік жер-кадастр кітабы болып табылады. Жер учаскелерін жылжымайтын мүлік ретінде заңды тіркеу жылжымайтын мүлікті мемлекеттік тіркеу органдарында жүргізіледі.
Мемлекеттік жер-кадастр кітабы жер учаскелері есепке алынатын, жердің кеңістіктік, табиғи және шаруашылық жағдайы туралы дұрыс мәліметтер қамтылған құжат болып табылады.
Ауылдық (селолық) округтің, кенттің мемлекеттік жер-кадастрлық кітабын жүргізуді тиісті ауылдық (селолық) немесе кенттік атқарушы органның уәкілетті лауазымды адамдары жүзеге асыра алады.
Аталған құжатты әдістемелік қамтамасыз етуді және оның жүргізілуін бақылауды Жер ресурстарын басқару жөніндегі аумақтық комитет жүзеге асырады.
Жер учаскесін мемлекеттік жер-кадастрлық кітапқа жазу кезінде оған Қазақстан Республикасының аумағында қайталанбайтын жеке кадастрлық нөмір беріледі, ол учаске біртұтас болған кезде сақталады. Сол нөмірмен осы учаскеге жүргізілетін кадастрлық іс те сәйкестендіріледі.
Жердің кадастрлық картасы Жер учаскелерінің орналасқан жерін, мөлшері мен шекараларын көрнекі түрде көрсету, біріктіру және бөлу кезінде олардың өзгеруін есепке алу мақсатында жасалады және жүргізіледі.
Жер-кадастрлық құжаттаманың құрылымын, мазмұнын, нысандарын, сондай-ақ оларды жүргізу жөніндегі нұсқауларды мүдделі министрліктер мен ведомстволардың келісімі бойынша Қазақстан Республикасының Жер ресурстарын басқару жөніндегі агенттігі әзірлейді және бекітеді.
Жер-кадастрлық құжаттама мынадай талаптарға сәйкес келуге тиіс:
* барлық деректемелерді (оларды шығарған органның, мекеменің, ұйымның атауы, құжаттың күні, нөмірі, адресаттың (құжатты алушының) нұсқауы) толтыра отырып, белгіленген үлгідегі бланкілерде орындалады);
* жер учаскелері шекараларының жоспарларын (сызбаларын) дайындау Қазақстан Республикасы Жер ресурстарын басқару агенттігі белгілейтін техникалық талаптарға сәйкес жүзеге асырылады;
* мемлекеттік құпияға жатқызылған жер учаскелерінің жоспарларында (сызбаларында) қамтылған мәліметтер олардың құпиялылығын қамтамасыз ететін белгіленген ережелерге сәйкес пайдаланылады және сақталады.