Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление.
Обязательные реквизиты деловых документов
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
Оформление делового письма
Герб РФ
Наименование министерства
Наименование предприятия
Адрес Адрес
Телефон
Заголовок письма
Текст
Должность Подпись
инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя,
номер телефона
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.
