Тексерген: /аты-жӛні, тобы
жүктеу/скачать 5,09 Mb. Pdf көрінісі
|
| 1.2 Құжаталмасу жүйесінің жалпы жіктелуі
Кез келген құжат алмасу жүйесі тӛменде келтірілген категориялардың элементтерін қамтуы мүмкін, бірақ олардың кӛпшілігі ӛнімнің позициялануымен байланысты салаларына нақты бағдарланады. - Дамыған ақпаратты іздеу және сақтау құралдарының жүйесі (электрондық мұрағат). Электрондық мұрағат – бұл ақпаратты тиімді сақтау мен іздеуге бағдарланған құжаталмасу жүйесінің жеке жағдайы. - Кейбір жүйелер толық мәтіндік іздеу құралдары есебінен ерекшеленеді: нақты емес іздеу, мағыналық іздеу және т.б., басқалары – сақтауды тиімді ұйымдастыру есебінен. - Жұмыс легін басқару құралдарын дамыту жүйелері. Бұл жүйелер негізінен қандай да бір нысандардың алдын-ала берілген маршрут бойынша қозғалысын қамтамасыз етуге арналған. Әрбір кезеңде нысан ӛзгеруі мүмкін, сондықтан оны жалпы сӛзбен «жұмыс» деп атайды. Жұмысқа құжат меншіктелуі мүмкін, бірақ бұл жүйелердің негізгі нысандары құжаттар емес. Мұндай жүйелердің кӛмегімен алдын-ала белгілі және барлық кезеңдері берілген арнайы жұмыстарды ұйымдастыруға болады. - Мекемені басқару мен білімді жинақтауды сүйемелдеуге бағдарланған жүйелер. Бұл гибридтік жүйелер, алдыңғы екеуінің элементтерін ӛзінде үйлестіреді. Мұндағы жүйедегі негізгі ұғым құжаттың ӛзі болуы мүмкін, сондай-ақ орындауға арналған тапсырма да болуы мүмкін. Мекемені басқаруды ұйымдастыру үшін «қатты», сондай-ақ «тәуелсіз» маршрутизация керек. Құжаттың қозғалыс маршрутын басқарушы белгілесе (келген құжатқа қол қойып, тапсырма береді), сондықтан екі технология да осындай жүйеде болуы мүмкін.Біріккен жұмысты сүйемелдеуге бағдаланған жүйелер. Бұл құжаталмасу жүйесі саласындағы жаңа енгізу, қазіргі әлемдегі нарықтық жағдайдың ӛзгермелігін түсінуімен және «ең қажеттіні», «ең пайдаланы», бірақ ауырды, жылдам қозғалтуға арналған қажеттілікпен байланысты. Мұндай жүйелер, алдыңғыға қарамы-қарсы, мекемедегі иерархия ұғымын қамтымайды, қандай да бір жұмыс легін формализациялау туралы ойламайды. Бұлардың міндеті – адамдардың мекемемен біріккен жұмысын, тіпті егер олар территориялық түрде бӛлінген болса да, бұл жұмыстың нәтижелерін сақтауды қамтамасыз ету. «Порталдар» тұжырымдамасында жүзеге асырылған. Олар құжаттарды интранетте сақтау және жариялау сервистерін, сонымен қатар ақпаратты іздеу, талқылау, кездесуді белгілеу құралдарына (нақты және виртуальды) мүмкіндік береді. Мұндай жүйелер жылдам дамушы коммерциялық компаниялар, ірі фирмалардағы және мемлекеттік құрылымдағы жұмыс топтарының арасынан тапсырыс берушілерді табады. - Дамушы қосымша сервистері бар жүйелер. Мысалы клиенттермен байланысты басқару сервисі, жобаны басқару, электрондық пошта және т.б. Шындығында кӛптеген мекемелерге ӛздерінің бизнес-үдерістеріне сай, сондай- ақ осы мекеменің барлық қажеттіліктерін ӛтейтіндей электрондық құжаталмасу жүйесін таңдау қиын. Сонымен қатар ол ӛзінің мекемесінің қолданылуына бағытталған жүйені дайындауға тапсырыс беруіне болады. 8 1.3 Құжат алмасу жүйесіне қойылатын талаптар Құжаттармен жұмысты жеңілдететін және жылдамдатын электронды құжаталмасу жүйесін дайындау қажет. Электронды құжаталамасу келесідей талаптарды қанағаттандыруы керек: - Жүйеде пайдаланушылардың қолжетімділігі құқығын шектеу жүзеге асырылуы тиіс. «Администратор» және «қарапайым пайдаланушы» екі рӛлін жүзеге асыру керек. - Жүйеге тек администратор жүйеге тіркеген пайдаланушыла ғана кіре алуы тиіс; - Қосымшалардың мультиплатформалығын қамтамасыз ету қажет; - Қосымша кәсіпорынның нақты ерекшелігіне бағдарланбауы тиіс; администраторлың нақты мекеменің мүмкіндіктеріне байланысты баптау мүмкіндігі қарастырылуы қажет; - Администратор келесідей қызметтерді қолдану мүмкіндігіне ие болуы тиіс: қосу/ ӛшіру/ пайдаланушыларды редакциялау, қосу/ ӛшіру/топты редакциялау, қосу/каталогтарды ӛшіру, файлдарды ӛшіру; - Құжаттар бір орында сақталуы тиіс; - Әрбір құжат метамәліметтерді сақтауы тиіс; - Құжаттардың ӛзгерісі тарихын сақтауға мүмкіндік беретін құжаттар нұсқауын енгізу механизмін жүезеге асыру керек; - Пайдаланушылар файлмен келесідей жұмыс істеу мүмкіндіктеріне ие болуы тиіс: қосу/ файлды ӛшіру, жүйеде файлды сақтау мерзімін беру, файлға түсініктеме енгізу, басқа пайдаланушылардың файлмен әрекетін таңдау, файлдардың кӛріну облысын беру және пайдаланушыларға электрондық пошталарына хабарлама жіберу; - Мекемеде жиі қолданылатын құжаттар шаблонын сақтауды жүзеге асыру мүмкіндігі және оған жүйенің барлық пайдаланушыларының қолжетімділігі мүмкіндігін беру; - Құжат туралы аз ақпараты бар қажетті құжатты табуға мүмкіндік беретін құжатты іздеудің тиімді жүйесін жүзеге асыру; - Жүйенің дизайны қолдануға ыңғайлы, онымен жұмыс жасауды арнайы оқытуды қажет етпейтіндей болуы тиіс. жүктеу/скачать 5,09 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|