Электронды  құжат  айналымында  (ЭҚЖ)  жүйені  анықтап  тану

  

21 

 

Мәтінді оқып шығу ақпараттармен жұмыс жасауды жеңілдетеді, аталған 

ақпараттар  сканерленген  сурет    түрінде  кез  келген  жеңіл  формат  негізінде 

сақталады (doc, pdf және т.б.). Сондықтан да алынған мәтінді модифицирлеуге 

болады,  нәтижесінде  құжаттарды  түзуде  қолданылады.  Сонымен  қатар 

құжатты қағаз бетіне шығарып немесе электронды түрде іздестіруге болады.  

Сканерленген  мәтінді оқып шығу  жұмысын бірнеше  кезеңдерге бөлуге 

болады:  

Құжат  құрылымын  анықтап  тану.  Арнайы  бағдарламалық  қамтамасыз 

ету  жүйесі  негізінде  құжаттың  құрылымын  анықтап  тануға  болады.  Қазіргі 

заманауи  компьютерлер  суреттің  (мәтін,  кесте,  сурет)  негізгі  құрылымын 

автоматты түрде анықтай алады,   сол кезде зерттеу жұмыстары көрсеткендей, 

мәтін  фрагменттерінің  дұрыс  жазылуын  анықтаумен  қатар  оларды  түзету 

жұмыстары жүргізіледі.   

Мәтінді  анықтап  тану.  Осы  кезеңде  бағдарламаның  негізгі 

параметрлерін  дұрыс  орнатуына  көп  көңіл  бөлінеді,  соның  негізінде  мәтінді  

анықтап  тану  қателіктері  айтарлықтай  төмен  болады.    Мәтінді  анықтап  тану 

қателіктерінің  саны  құжаттың  полиграфиялық  сапасы,  өлшемі  мен  мәтіннің 

нақтылығы,  құжат  элементтерінің  қиын  байланысу  түрлері  сияқты 

параметрлерге байланысты болады.  

Анықтап  танудың  дұрыстығын  тексеру.  Енгізілген  құралдардың 

негізінде анықтап танылған символдарды визуальді түрде тексереді.  

Орфографиялық  қателіктерді  тексеру.  2  –  кезеңнің  көмегімен  барлық 

қателіктерді  тексеріп  шығу  мүмкін  емес,  сондықтан  да  мәтіннің 

орфографиялық  қателіктерін  жекешелей  түрде  тексереді,  мысалы,  Microsoft 

Word орнатылған құралы. 

Нәтижелі  құжаттаманы  форматтау  және  безендіру.  Осы  кезеңде 

нәтиижелі  құжат  түрі  пайда  болады    (сәйкесінше  Microsoft  Word  түрінде 

болады). Бірыңғай әріп және де азат жол параметрлері орнатылады. Кестелер 

орналастырылады  және  де  қалыптасады.    Қолмен  қосымша  мәтін, 

формулалар,  кестелер  жазылады  да  олар  автоматты  түрде  анықтап  таныла 

алмайды.    Мәтін  әрпі  мен  құжаттың  беттелуіне  байланысты  нәтижелердің 

ұқсастығы анықталады.  

Мәтінді  анықтап  тану  бағдарламасының  жалпы  аталуы  –  Optical 

Character  Recognition  (OCR).  Сайда  орындарында  бірнеше  ондаған  арнайы 

бағдарламалық  өнімдер  бар,  солардың  ішінде  ресейлік  нұсқасы  алдыңғы 

қатарлы сұранысқа ие болады.  

OCR  бағдарламасы  «төмен  деңгейлі»  қағаздағы  мәтінді  аударады  да 

негізгі  символдар  көмегімен  жекелей  түрде  құжатты  анықтап  таниды.  

Қарпайым мәтінді құжаттар үшін бұл қабылдағыш деңгейіне сай келеді.  Ал 

егер  де  сканердегі  құжат  қиын  құрылымға  ие  болса    (графикалық  үстеме 

немесе  кестелер  және  т.б.),  онда  мұндай  бағдарлама  көптеген  қателіктерге 

алып келеді, ол үшін мәтінді қолмен жазып, реттеу қажет болады. 

OCR    кәсіби  бағдарламасы  көмегімен  сканер  символдардан  басқа, 

құжаттаманың  құрылымын  да  анықтап  тани  алады,  графиктің  қайта 

  

22 

 

түзілгенін,  сонымен  қатар  мәтіндер  мен  кестелердің  түзілуін  анықтайды. 

Сәйкесінше  құжаттарды  фрагменттерге  ажыратады,  ал  кез  келген  фрагмент 

өзінің  қасиетіне  байланысты  соңғы  файлға  қойылады.    Сәйкесінше,  график 

және    сызбаға  бағдарлама  мүлдем  әсер  етпейді,  себебі  мұнда  қайта  анықтап 

танылатын  құжаттар  мүлдем  жоқ.  Ол  сол  құрылым  түріне  жататын  кестені 

қалпына  келтіреді,  соның  негізінде  нақты  құжат  түрі  пайда  болады    (соған 

байланысты кестелердің қатары мен топтары анықталады). 

OCR-жүйесінің  негізгі  түрі  сканерлерген  белгілер  мен  символға  сәйкес 

сурет  фрагменттерінен  тұрады.    Көптеген  бағдарламалар  мәтінді  оптикалық 

анықтап  тануда  суреттермен  жұмыс  жасайды,  ол  аталған  суреттер    факс-

модем, сканер немесе басқа да сыртқы құралдардан алынады, мысалы, суретке 

түсіретін  аппарат.    Ең  алдымен    OCR  парақ  бетін  мәтін  жүйелеріне 

байланысты  бөлу  керек,  ол  үшін  оң  және  сол  жақ  парақ  беті  тегістеледі  де 

бірнеше бағаналарға бөлінеді. Содан соң анықтап танылған жүйе тармақтарға 

ажыратылады,  ал  олар  үздіксіз  суреттелу  аймақтарына  бөлінеді  де  бөлек 

әріптер тізбегіне сай келеді.  

Анықтап  тану  алгоритмі  осы  аймақтағы  символдардың  сәйкестігін 

анықтайды, содан кейін әрбір символ түрі таңдап алынады, нәтижесінде мәтін 

символдары  негізінде  парақ  беттері  қалпына  келтіріледі,  сәйкесінше  беттер 

негізгі  формат  негізінде  сақталады.  OCR-жүйелері  анықтап  танудың 

дәілділігін  99,9%  жоғары  деңгейге  жеткізе  алады,  ол  анықтап  тану  таза 

суреттер  мен  қарапайым  әріппен  жазылған  мәтіндер  үшін  тиесілі  болады. 

Бірінші  көзқарас  бойынша  мұндай  мәтінда  анықтап  тану  мінсіз  болып 

саналады,  ал  қателіктер  деңгейі  жоғары  бола  береді,  сондықтан  да  бір  бетте 

1500  символ  болғанда,  тиімді  мәтінді  анықтап  тануда    99,9%  болғанда  әрбір 

бетте бір немесе бірнеше қателік түрі болады. Мұндай жағдайларда  көмекке 

сөздіктер  келіп,  қолданыла  бастайды.  Егер  де  жүйе  сөздігінде  қандай  да  бір 

сөз болмаса, онда сөздік арнайы әдіс арқылы басқа да ұқсас сөзін табады. Бұл 

сонда да  100% қателікті жоя алмайды, ол адамның бақылау нәтижесін қажет 

етеді.   

Нәтижелерді  тексеру  әдісін  тездетуде  және  де  нәтижені  айтарлықтай 

нақты ету үшін орфографиялық тексеру бағдарламасы енгізіледі.  

Анықтап  тану  процесінің  аяқталуына  қарай  OCR-  жүйесі  бастапқы 

құжаттардың  форматын  сақтайды,  керек  болған  кезде  мәтінді  бас  жолға 

жазады, кестелерді сақтайды, сонымен қатар графиктерді тексереді және т.б.  

Анықтап  танудың  заманауи  бағдарламалары  барлық  белгілі  мәтіндік  және 

графикалық  форматтағы  және  де  электронды  форматтағы  кестелерді,  кей 

кездерде  HTML және де  PDF форматтарын оқиды.  

Заманауи OCR- жүйесі ажыратылады: 

-  анықтап  танудың  жоғары  сапалығы  мен  безендірілген  құжатты  нақты 

түрде сақтау;  

-  құжат  толығымен  зерттеледі  және  өңделеді,  соның  арқасында  ішкі 

құрылымдық элементтері анықталады, сонымен қатар астыңғы және жоғарғы 

  

23 

 

колонтитулдары, 

арасындағы 

ара 

қашықтықтары, 

суреттер 

мен 

диаграммалары, жазылу мәтіні, тілі және т.б.; 

- көп тілдік құжаттарды анықтап тану ( аталған жүйе 184 тілде жазылған 

құжаттармен жұмыс жасай алады); 

-  құжаттың  сандық  суреттерін  анықтап  тану  (қазіргі  таңда  құжатты 

анықтап  оқу  үшін  компьютерге  сканер бағдарламасын  енгізу  міндетті  болып 

саналмайды). Анықтап тану жүйесі құжатың ішіндегі суреттерді анықтап оқи 

алады, ол суреттер сандық камера негізінде түсіріледі. Сандық суретке түсіру 

аппаратының  рұқсат етілген пиксель саны  4 Мпикс және де одан да жоғары 

болғаны дұрыс ; 

-  гиперсілтемелерді  анықтап  тану    (OCR-жүйесі  құжаттағы  сілтемелер 

негізінде    веб-сайттарды,  электронды  хат  тасымалдау  мекен−жайын, 

файлдарды және де бастапқы құжат түрін анықтайды); 

-  нәтижелерді  сақтау  (дамыған  кеңселік  қосымшалар  негізінде  бағдар-

лама  тез  және  оңай  түрде  нәтижелерін  оқып  тани  алады.  Олардың  ішінде 

Microsoft  Word,  Microsoft  Excel,  Microsoft  PowerPoint,  Lotus  Word  Pro,  Corel 

WordPerfect, OpenOffice); 

-  сақтаудың  кеңейтілген  форматтарын  таңдау  (анықтап  оқылған  құжат-

тарды  кез  келген  форматтарда  сақтауға  болады:  PDF,  PDF/A,  DOCX,  XLSX, 

RTF, DOC. XLS, CSV, TXT, HTML, DBF және т.б.); 

Тұтынушылардың  арасында  жүргізілген  зерттеу  жұмыстары,  OCR-

жүйесімен  жұмыс  жасауда  келесідей  параметрлер  маңызды  болып 

саналатындығын көрсетті:   

  

- анықтап тану дәлділігі - 95%; 

-  мәтіндік  процессорлар  негізінде  құжаттарды  сақтау  мен  безендірудің 

дәлділігі    (MS  Word,  MS  Excel,  Word Pro,  Word  Perfect  форматтары  үшін  )  - 

89%; 

-  ары  қарай  электронды  жариялау  үшін  құжаттарды  сақтау  мен  безен-

дірудің дәлділігі (PDF, HTML форматтары үшін) - 87%; 

- кестелермен және де көп бағаналы мәтіндермен жұмыс жасау - 87%; 

- қолданылудың ыңғайлығы - 85%; 

- жұмыстың тиімділігі - 82%; 

-  нақты  құжатпен  салыстыру  мен  қателерін  оңай  табу  мүмкіншілігі  - 

80%; 

-  түстермен  жұмыс  жасау  (түсті  суреттерді  және  де  мәтіннің  түсі  мен 

артқы бейнесінің түсін сақтау тиімділігі) - 63%; 

-  тікелей  тасымалдау  және басқа да қосымшаларды  тиміді пайдалану    - 

61%; 

- жылдамдығы - 55%; 

- көп тілде анықтап тану - 25%. 

Заманауи  OCR-жүйелерімен  жұмыс  жасау,  сәйкесінше  қиындықтарға 

алып келмейді. Мұндай жүйелердің көпшілігі оңай автоматтандырылған түрде 

болады    «Сканерлеу  және  анықтап  тану»  (Scan&Read).  Қағаз  бетінен 

ақпаратты  компьютерге  көшіру  процесі  (сканерлеп  құжат  ретінде  сақтағанға 

  

24 

 

дейін)  бір  минуттан  аз  уақытты  қажет  етеді  (уақыт  мөлшері  құжат  түріне 

байланысты  болады,  сонымен  қатар  сканер  мен  компьютер  түріне  де 

байланысты).  Сонымен  қатар  «электронды»  құжат  қағаз  бетіне  басылып 

шыққан құжат түрінен ешқандай ажыратылмайды.   

Графикалық форматтағы құжаттарды электронды түрге айналдыру – бұл 

процестің  бір  бөлігі  ғана  емес.  Электронды  көшірмедегі  мәліметтерді 

ақпараттық  жүйеге  ендіру  керек,  ал  құжаттың  көшірмесін  тауып  алу  қиынға 

соғады,  ол  құжат  электронды  түрде  архивтелген  болса  да  оны  тауып  алу 

қиынға соқтырады.   

 

1.3 Құжаттың өмірлік мәні 

 

Сауда орындарында қазіргі таңда мұндай бағдарламалардың кеңейтілген 

спектрі  бар,  олардың  әрқайсысы  бір−бірінен  айтарлықтай  ерекшеленеді. 

Мұндай  ерекшеліктерде  қандай  шешім  табуға  болады?  Бұл  сипаттамалар 

көбінесе  хатшы  мен  іс  –  жүргізу  маманына  маңызды  болып  келеді,  ол 

мамандар осы режимде көп жұмыс жасайды, бұл құжаттың өмірлік мәні мен 

автоматтандырылған нақты бір жүйесі болып саналады. 

Құжаттың  өмірлік  мәні  дегеніміз  не?  Кез  келген  құжат  өзінің 

құрылымына  және  де  құрамына  байланысты  бірнеше  өңделу  кезеңінен 

тұрады,  олар  жалпыла  түрде    «құжаттың  өмірлік  мәні»  деп  аталады.  Барлық 

құжаттар  негізгі  бес  өмірлік  мәні  бар  кезеңдерден  өтеді  (кейбір  кезеңдер 

қайталануы мүмкін, ал кейбір кезеңдер тек бір рет қана жүргізіледі): 

1) құжаттарды құру; 

2) құжаттар рецензияланады және жөнделеді: 

3) құжаттар формальді немесе керісінше түрде өзгереді; 

4) кеңейтілген аудиторияға таралады немесе жарияланады;  

5) олар өздерінің негізгі қызметін атқарады және де архивке жіберіледі;  

6)  керек  болған  жағдайда  архивтен  алынады  да  қайта  архивтелуге 

жіберіледі.  

Алайда  іс  жүргізу  кітаптарында  мұндай  анықтамалар  мүлдем  жоқ. 

Кітаптарда «құжат айналымы» деген ұғым бар  - бұл құжаттардың ұйымдарда 

пайда болуынан бастап керекті орнына жіберілгенше айналымы. Құжаттарды 

өңдеу тізбегінің келесідей технологиялық кезеңдері ажыратылады:  

-

 

қабылдау мен біріншілей өңдеу;  

-

 

алдын ала қарау мен бөлу;  

-

 

құжаттарды тіркеу; 

-

 

құжаттарды орындауға жіберу;  

-

 

құжаттарды безендіру мен жекешелендіру;  

-

 

құжатты жіберу. 

Іс  жүргізу  мақсаты  ретінде  құжаттарды  сақтау  мен  бақылау  сұрақтары 

қаралады.  Сондықтанда  іс−жүргізу  құжаттың  өмірлік  мәнінің  тек  қана 

жартылай  кезеңін  құрайды:  ол  бағытта  іс−жүргізу  мамандары  жұмыс 

жасайды.  

  

25 

 

Электронды  құжат  айналымы  жүйесінде  барлық  құжатпен  жұмыс 

жасайтын қызметкерлер жұмыс жасайды. Бұл жетекшілер құжатты оқып, ары 

қрай  не  істеу  қажеттігін  анықтайды,  ал  орындаушылар  осы  құжатқа  қарсы 

жауап  ретінде  құжаттарды  дайындаумен  айналысады.  Жалпы  бұл  ұйымның 

кез  келген  қызметкері  болуы  мүмкін,  ол  қызметкерге  құжат  туралы  толық 

ақпарат  қажет  болады,  құжаттың  құрамы  бойынша  және  орындалу  мерзімі 

бойынша олардың құрылымы анықталады.   

Іс − жүргізуде құжаттардың топтары бөлінеді - шығыс, кіріс, ішкі және 

ұйымдық  −  таратушы.    Электронды  құжат  айналымы  жұмысында  мұндай 

қысым түрі қалып қояды.   

Мысал  ретінде  кез  келген  құжат  түріне  жататын  электронды  құжат 

айналымындағы жүйесімн жұмыс жасауды сипаттауға болады, мысалы, кіріс 

құжаттары. 

Құжат  құрылады  (құжаттың  кіріс  құжаты  болуы  үшін,  ол  ең  алдымен 

құрылуы  керек,  ал құжаттың  құрылуы  басқа  да  бір  ұйымда  болады) да пікір 

алады,  содан  соң  бекітіліп,  таралады    (осы  кезеңде  құжат  бір  ұйымға  келіп 

түседі). 

Құжатты  құру  кезеңінде  (берілген  жағдайда  электронды  құжат 

айналысы  жүйесінде  құжаттар  ішкі  жүйеге  алмасады)  жұмыстың  ең  көп 

жұмысы  орындалады  да  құжат  туралы  ақпарат  электронды  құжат 

айналымының жүйесіне беріледі. 

Бұл жұмыс екі бөліктен тұрады:  

1) құжатқа реквизитті енгізу; 

2) құжат түрін енгізу. 

Құжат  реквизиттерін  енгізу    құжаттың  тіркеуші  –  бақылаушы  құру 

процесіне ұқсайды. Бұл операцияны барлық электронды құжат айналымының 

жүйелері  орындайды,  алайда  олардың  барлығы  құжаттың  электронды  түрін 

құра алмайды.  

Ары  қарай  құжатқа  тіркеуші  нөмер  қойылады.  Құжатқа  резолюция 

жабыстырылады,  құжатты  орындау  біреуге  жүктеледі,  құжаттың  орындалу 

мерзімі  анықталады.  Резолюцияны  беру  резолюцияны  құрушы  авторына 

жүктеледі.  Алайда кейбір жағдайда автор резолюция бере алмайды  (немесе 

қаламайды).  Сонда  хатшының  иығына  резолюцияны  құру  міндеті  жүктеледі, 

автор  резолюцияны  дәстүрлі  түрде    «қағазды»  -  форматта  орындайды. 

Құжатты өңдеудің келесі бір кезеңі болып оның құрылуы жөнінде есеп беру 

саналады    (оның  орындалуы  жөнінде  белгі).  Алайда  құжаттың  орындалған 

мерзімін  анықтау  негізінде  құжатты  сақтау  тиімді  болады,  себебі  ол  құжат 

шынымен де бекітілген болып саналады.  

Аталған операция екі бөлікке бөлінеді:  

- құжатты орындаушының есебі; 

- басқарушының құжаттың болатындығын растағандығы туралы белгісі.  

Жүйеге  бұл  операциялардың  нақты  ақпараттарын  кім  енгізеді?  Мұның 

барлығы  жұмыстың  ұйымдастырылу  түріне  байланысты  болады.  Нұсқалары 

әртүрлі  болуы  мүмкін:  олар  орындаушылар  немесе  резолюция  авторлары 

  

26 

 

болуы  мүмкін,  аталған  қызмет  түрлері  істі  жүргізу  саласында  қолданылады.  

Электронды құжат айналымы жүйесінде  осы операцияларға көп көңіл бөлінуі 

керек.    Орындаушылар  өз  ақпараттарын  құжаттарына  өздері  енгізген  дұрыс, 

бұл іс жүргізудің қызметін оңайлатады.  

Сонымен  қатар  электронды  құжат  айналымы  жүйесінің  қосымша 

мүмкіншіліктері  (құжаттарды  орындалғаны  мен  орындалмағын  түрлеріне 

ажырату, сілтемелерді автоматты түрде жеткізу, құжаттың орындалу мерзімін 

көрсету)  қызметкерлер  арасында  орындаушылық  дисциплина  мәселесін 

көтереді.  

 «Архивке  жіберу»  кезеңінде  құжаттың  қажеттілігі  анықталады. 

Құжатты сақтауда оның оңай табылуы мен керекті ақпарат түрін дер кезінде 

алу үшін сақтайды.  Ол үшін істер номенклатурасы кеңінен қолданылады.  

Осы кезеңде құжаттарды басқару операциясы маңызды болып саналады. 

Бұл  жүйеде  құжатты  статистикалық  құрау  есептері  анықталады,  егер  де 

қажетті есеп түрлері пайда болғанда құжат түрі толығымен орындалады.   

 

1.4 Электронды құжат айналымының құжаттарымен растау  

 

Құжаттың  өмірлік  циклының  негізгі  кезеңі  болып  оның  расталуы 

саналады,  автордан  шыққан  құжаттар  оның  заңды  қатынастарға  ендіргенше 

құжат түрімен танысу жұмыстары жүреді. 

Егер  де  құжаттың  өмірлік  мәнін  анықтауда  құжатты  құруға  қатысатын 

адамдардың саны ескеріледі, ол адамдар тізбегі құжатты құрудың әр кезеңінде 

жұмыс атқарады да келесідей график алынады. 

Көптеген адамдар құжатты растау кезеңінде көп жұмыс жасайды. Растау 

процесі  –  құжатты  дайындаудың  еңбек  сыйымдылығы  жоғары  кезеңі  болып 

саналады.  

Құжатты  құрудың  өмірлік  мәнінде  бірнеше  жүйелер  жұмыс  жасайды, 

және  құжаттармен  жұмыс  жасау  белгілі  бір  уақытты  құрайды.  Құжатты 

растаудың  жалпы  уақыты  ұзағырақ  бола  алады.    Ал  құжатты  растаудың 

жалпы уақыты  растау циклының бірнеше кезеңіне байланысты болады.  

Бір  жүйеден  екінші  бір  жүйеге  құжатты  тасымалдауда  бұл  құжатты 

құрудың  процесін  ұзартады.  Ал  егер  де  құжатты  құрудың  мұндай  процесі 

болмағанда қосымша құжаттарды құру түсініктемесі ескеріледі.  

Бұл  мәселелерді  шешуде  электронды  құжат  айналымының  жүйесінде 

қосымша  құру  мен  растау  операциялары  қажет  болады.  Бұл  процестердің 

бір−біріне  ұқсас  болады,  алайда  олар  әртүрлі  кезең  бойынша  жүзеге 

асырылады.  

Құжатты  растауда  оның  құрамы  мүлдем  өзгермейді.  Растау 

операциясына  қатысушылардың  ескертулері  бойынша    («Келісемін», 

«Келіспеймін»,  «Ерекше  ойдамын»)  құжат  мәтініне  енгізілмейді.  Жалпы 

бастапқы  құжат  мәтіні  дұрыс  болады,  сонымен  қатар  растаушы  жақтардың 

ойлары ескеріледі.   

  

27 

 

Құжаттарды  растау  қиындығы  құжаттарды  құру  тізбегіне  байланысты 

болады және де бұл құру процесіне бірнеше қатысушылар қатысады. Мысалы, 

растау  процесі  қатысушылардың  санына  тәуелсіз  болады,  сонымен  қатар 

қатаң  түрде  құжат  расталады.    Растау  процесі  қатысушылардың  ойына 

байланысты  болмайды,  сонымен  қатар  егер  де  бір  қатысушы  өзінің 

келеіспегендігін көрсететін болса процесс бірден тоқтайды.  

Құжаттарды электронды құжат айналым жүйесінде өңдеу үшін Company 

Media ұйымында арнайы конструктор қолданылады. 

Сонымен 

конструктор 

көмегімен 

жүйені 

қолданушы 

растау 

параметрлерін анықтайды: параллельді, жиынтықты, араласқан түрінде. 

Параллельді  растау  жүйесі  қалай  жұмыс  жасайды?    Электронды  құжат 

айналымында жұмыс жасауда құжаттың нақты мөлшерде алға жылжымайды.  

Ол  құжаттар  сервер  жүйесінде  сақталады,  сондықтан  да  эксперттер  растау 

парағына  қосылады  да  бірдей  уақытта  құжатқа  араласуға  мүмкіндік  туады 

және  де  осы  ретте  құжаттар  бір−біріне  тәуелсіз  түрде  жұмыс  атқара  алады. 

Жұмыстың  басталуы  жөнінде  дабыл  қатысушылардың  құжат  туралы  растау 

сілтемесін алған кезде беріледі, ол электронды тасымалдағыш арқылы келеді. 

Ол стандартты мәтіннен тұрады да ақпаратты алушыға оның құжатты растау 

операциясына  қатысуы  туралы  мәлімет  келеді.  Сілтеме  бойынша  хатты 

алғаннан кейін қатысушы құжатты бірден ашып қарай алады.  

Қолданушы  растау  операциясында  құжатқа  кіру  мүмкіншілігін 

эксперттер анықтайды, олар растаушылардың тізіміне қосылады. Қолданушы 

растау  операциясын  керек  болған  жағдайда  қиын  тізбек  түрінде  құруға 

болады:  растау  кезеңінің  уақытын  белгілеу  (және  де    әртүрлі  етіп  өзгертуге 

болады), растау уақытының аяқталып, «қайта жазу» керектігін анықтайды.  

«Конструктор» келесідей әрекеттер тізбегін ұсынады:  

- ешнәрсе істемеу; 

- процесті жалғастыру; 

-  растау  уақытының  өткендігін  инициаторға  жеткізу  және  де  процесті 

жалғастыру;  

-  растау  операциясын  тоқтату  және  де  инициатордың  үздіксіз  хабар 

алуын реттеу.  

Егер  де  қатысушылардың  бірі  қарсы  болатын  болса,  «конструктор» 

келесідей нұсқадағы реакцияларды ұсынады:  

-

 

инициаторды көндіріп процесті ары қарай жалғастыру; 

-

 

растаусыз процесті жалғастыру;  

-

 

инициаторды көндіру және процесті тоқтату.  

Растау парағы дайын болғанда инициатор тетікті басады.  

Құжатты жүйеде растауда уақытты үнемдеу  құжат түрінің бір кезеңнен 

екінші  бір  кезеңге  ауысу  жылдамдығына  байланысты  болады.  Растау 

инициаторы    берілген  процесті  басқару  үшін  аз  уақыт  пен  аз  растау  күшін 

қажет  етеді.  Растау  инициаторына  сонымен  қатар  жүйені  пайдалану  үшін 

құжатты дайындаудың қатаң тізбектері қажет болады. 

 

  

28 

 

1.5 Құжат шаблондарымен жұмыс  

 

Электронды  құжатты  айналдыру  жүйесінде  уақытты  үнемдеу  үшін 

құжатты  шаблон  негізінде    құру  сервисі  қолданылады.  Шаблон  –  бұл 

құжаттың белгілі түрін дайындау, оның құрамына бірнеше элементтер тізбегі 

кіреді.  

Шаблондардың екі түрі болады: 

- «дайындама» бір кеңселік қалыптағы құжат түрі. Шаблон туыс бетінде 

ашылады да сол қатынаста жұмыс жасайды;  

- тіркеуші –бақылаушы құжаты бетіндегі мәтін болып саналады. 

Шаблондардың  бірінші  нұсқасын  пайдалану  өте  оңай,  кеңсе  

электронды  құжат  айналымын  пайдалануда  бұл  өте  тиімді  болып  саналады: 

құжаттарды  өңдеудің  жартылай  жұмысы  электронды  құжат  айналымында 

жүргізіледі,  шаблондарды  пайдалануда  маңызды  болып  қағаз  бетінде 

жазылған құжаттардың көшірмесі саналады.  

Шаблондардың  екінші  нұсқасын  пайдалану  одан  да  оңай  болады, 

электронды  құжат  айналымын  пайдалануда  бұл  өте  тиімді  болып  саналады. 

Мысалы, жеке құрамдағы бұйрықты шаблонды  WORD құжаты ретінде құру 

оңай,  себебі  оны  оны  қағаз  бетіне  шығарғаннан  кейін  ұзақ  уақыт  сақтауға 

болады    (заңнама  түріне  сәйкес  -  75  жыл).  Шаблонның  екінші  бір  түрі  ішкі 

бұйрықтар мен келісім−шарттарды түзуде пайдалану оңай болады. 

Шаблон құрамына реквизиттерді жазу мен сызбаларды енгізуден басқа 

бұйрықтың  мәтінін  де  сақтауға  болады.  Егер  де  құжат  құрамында  міндетті 

мәліметтер  болатын  болса,  оларды  құжатқа  мәтін  ретінде  енгізуге  болады, 

сонымен қатар оны түске бояйды. 

Құжаттарда  шаблондар  түрлі  болады  және  де  корпоративті  түрде 

қолданылады.  

Электронды  құжатты  айналдыру  жүйесінде  жұмыс  жасайтын  әрбір 

қызметкер  өзінің  көп  жұмыс  жасайтын  құжаттамаларын  дайындай  алады. 

Мұндай  мүмкіншілікті  ЭҚЖ  жеке  жұмыс  түрін  құруға  көмектеседі,  олардың  

шарттары    тайм-менеджмент  жүйесіне  сәйкес  келеді  (уақытты  басқару 

жүйесі).  Сонымен  тайм-менеджмент  жүйесі  бойынша  қызметкерлер  құжат 

түрін анықтама түрінде жасайды, ал онда тізбектелген барлық сұрақтар басқа 

бір құжат негіздемесінде дайындалады.   

Барлық  қызметкерлердің  уақытын  үнемдеуде,  корпоративті  шаблондар 

түрі  көмек  береді.  Құжаттың  корпоративті  шаблондары  -    бұл  да  құжаттың 

дайындамасы  болып  саналады,  және  де  нормаларға  сәйкес  анықталады. 

Мысалы,  құжаттардың  негізгі  шаблондары  іс  –  жүргізу  құжаттарының 

нұсқаушыларымен бекітіледі (құжаттамаларды басқаруды қамтамасыз ету).   

Электронды  құжат  айналым  жүйесіндегі  қызметтер  шаблондарға  өзгертулер 

мен  толықтыруларды  тек  қана  бір  қызметкер  жасайды,  ал  қалған  барлық 

тұтынушылар құжаттардың жобасын құруда ғана шаблондарды қолданады, ол 

қызметкерлер  бастапқы  шаблон  түрін  өзгерте  алмайды.  Соның  көмегімен 

  

29 

 

шаблондарды  оперативті  түрде  өзгертуге  болады,  ал  мұндай  өзгертулерді 

қызметкерлердің көбісі жүзеге асыра алады.  

 

жүктеу/скачать 2,4 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: