Правила  оформления  базы  данных

192
2. Таблица должна находиться в начале документа или листа без
пустых строк перед ней.
Шаблон содержит документ, который будет создаваться для каждой
записи из базы данных.
Чтобы создать шаблон документа, необходимо выполнить следую-
щие действия:
1)  создать  документ  Microsoft  Word  (сочетание  клавиш  CTRL
+
+ N);
2) убедиться, что файл базы данных закрыт;
3)  открыть  панель  инструментов
Слияние  (выбрать  пункт  меню
Вид | Панели инструментов | Слияние);
4) нажать кнопку
Открыть источник данных на панели инстру-
ментов
Слияние и выбрать файл базы данных;
5)  для  каждого  из  полей  слияния  выполнить  следующие  дей-
ствия:
установить  курсор  на  место,  где  необходимо  вставить  поле
•
слияния;
нажать  кнопку
•
Вставить  поле  слияния  на  панели  инстру-
ментов
Слияние;
выбрать поле слияния и нажать кнопку
•
Вставить.
Чтобы выполнить слияние, необходимо открыть шаблон, нажать
кнопку
Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние
или нажать сочетание клавиш ALT
+ SHIFT + N.
В результате будет создан документ, состоящий из шаблонов с за-
полненными полями слияния из базы данных.
Путь к файлу базы данных записывается в файл шаблона. Поэто-
му  при  изменении  расположения  файла  базы  данных  необходимо
вновь открыть файл базы данных.
Специальные служебные поля, используемые при слиянии.
NEXT
•
— перейти к следующей записи базы данных без создания
документа  для  текущей  записи.  Используется  для  помещения  не-
скольких записей в текущий документ, а не в новый.
SKIPIF
•
 —  пропустить  текущую  запись  в  случае  истинности
условия. Общий вид поля:
{
SKIPIF Поле Оператор Значение},
где
Поле — название поля слияния; Оператор — операторы сравне-
ния,  «пусто»,  «не  пусто»;
Значение  —  значение  поля,  при  котором
запись должна быть пропущена.
Ключи
Оператор и Значение образуют условие;
NEXTIF
•
— пропустить следующую за текущей запись в случае
истинности условия. Общий вид поля:
{
NEXTIF Поле Оператор Значение},
где
Значение — значение поля, при котором следующая запись долж-
на быть пропущена;

193
IF
•
— вставка текста в зависимости от значения поля. Общий вид
поля:
{
IF Поле Оператор Значение Текст1 Текст2},
где
Текст1  —  текст,  который  будет  вставлен  в  случае  истинности
условия;
Текст2 — текст, который будет вставлен в случае ложности
условия;
MERGEREC
•
— фактический номер записи в базе данных;
MERGESEQ
•
— число записей, вставленных в шаблон на теку-
щий  момент.  Будет  отличаться  от
MERGEREC  в  случае  пропуска
записей.
Чтобы вставить служебное поле в шаблон, необходимо выполнить
следующие действия:
1) нажать кнопку
Добавить поле Word на панели инструментов
Слияние;
2) выбрать в списке название служебного поля;
3) при необходимости задать ключи поля.

жүктеу/скачать 4,7 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: