Описание функциональных возможностей и ограничений, накладываемых на программную систему, называется требованиями к этой системе, а сам процесс формирования, анализа, документирования и проверки этих функциональных возможностей и ограничений - разработкой требований (requirements engineering).
Определение требований разных уровней:
Пользовательские требования - описание на естественном языке (плюс поясняющие диаграммы) функций, выполняемых системой, и ограничений, накладываемых на неё.
Системные требования - детализированное описание системных функций и ограничений, которое иногда называют функциональной спецификацией. Она служит основой для заключения контракта между покупателем системы и разработчиками ПО.
Проектная системная спецификация - обобщённое описание структуры программной системы, которое будет основой для детализованного проектирования системы и её последующей реализации. Эта спецификация дополняет и детализирует спецификацию системных требований.
Пользовательские требования пишутся для заказчика ПО и для лица, заключающего контракт на разработку программной системы, причём они могут не иметь детальных технических знаний по разрабатываемой системе. Спецификация системных требований предназначена для руководящего технического состава компании-разработчика и для менеджеров проекта. Она также необходима заказчику ПО и субподрядчикам по разработке. Эти оба документа также предназначены для конечных пользователей программной системы. Наконец, проектная системная спецификация является документом, который ориентирован на разработчиков ПО.
Пользовательские требования пишутся для заказчика ПО и для лица, заключающего контракт на разработку программной системы, причём они могут не иметь детальных технических знаний по разрабатываемой системе. Спецификация системных требований предназначена для руководящего технического состава компании-разработчика и для менеджеров проекта. Она также необходима заказчику ПО и субподрядчикам по разработке. Эти оба документа также предназначены для конечных пользователей программной системы. Наконец, проектная системная спецификация является документом, который ориентирован на разработчиков ПО.