Қ. Ш. Әлімғазинов
жүктеу/скачать 6,84 Mb. Pdf көрінісі
|
Паспорт архива Паспорт архива – учетный документ периодической отчетности, содержащий сведе- ния об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно - справочного аппарата к ним и кадрах архива. В Паспорт включаются также соответст- вующие объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотофонодоку- ментах, машиночитаемых документах, микрофильмах. Паспорт составляется ежегодно в 2- х экземплярах, 1 - й экземпляр остается в АП РК, 2 - й экземпляр передается в соответст- вующий государственный архив для дальнейшего внесения сведений в сводный каталог данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источни- ках его пополнения, ведение которого предусмотрено Законом республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах». Карточка фонда Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих пере- именований, название архива, в котором хранится фонд, дата первого поступления кар- точки фонда в архив, объем фонда на 1 января наступившего года, состав фонда с ука- занием крайних дат фондообразователя. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудни- ка, ее составлявшего. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его со- ставе и объеме. Карточки располагаются по номерам фондов. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 27 Учетные базы данных Учетные базы данных ведутся для подготовки автоматизированном режиме паспор- та архива; статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике из- менений объема, состава и состояния архивных документов; оперативного представле- ния сведений о наличии в архиве документов за определенный промежуток времени. Реквизитами учетных баз данных являются: архивный фонд, единица хранения, единица учета. Учетные базы данных ведутся на основе соответствующих традиционных учетных документов АП РК. Порядок создания и ведения учетных баз данных предусматривается инструкцией, описывающей содержание каждого реквизита и организацию ведения базы данных. Перед началом работы с базой данных необходимо провести проверку всех учетных документов архива, проверенные сведения вносить в базу данных. Вновь поступающие данные по уче- ту документов вносятся в базу данных оперативно по мере поступления сведений. Карточный указатель фондов Карточный указатель фондов позволяет вести поиск фондов по их названиям. В ука- затель включаются сведения о названии фонда, его номере, объеме и крайних датах до- кументов. Если название фондообразователя менялось, то в указатель включается каж- дое название. Группировка названий фондов внутри указателя производится в соответст- вии от характера хранимых документов. В основу может быть положена группировка по разделам согласно производственно - отраслевому признаку, например: Высшие органы государственной власти (Ф. 5 - Н – Администрация Президента Республики Казахстан), партийные комитеты (Ф. 139 – Киргизский областной комитет РКП (б)), контрольные ко- миссии (Ф. 718 – Киргизская областная контрольная комиссия РКП (б)) и т.д. Внутри ос- новных рубрик производится дальнейшая группировка названий однородных фондов по признакам характера деятельности, подведомственности. Например, раздел «Комсо- мольские органы» может состоять из подразделов: губернские, уездные, окружные и во- лостные комитеты, производственные комитеты комсомола, районные (сельские) комите- ты комсомола, комитет комсомола и др. Внутренние описи Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут состав- ляться внутренние описи, в которых перечисляются все документы дела с указанием их номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Характерным для системы учета документов является их взаимодополняемость и со- поставимость данных. Это позволяет вести учет архивных документов на всех стадиях их хранения и по любым классификационным группам, начиная от листа фонда и кончая ар- хивным фондом. Эти особенности учетных документов могут быть прослежены на приме- ре проанализированных выше форм. Название и номер фонда, впервые записанные в списке фондов, повторяются во всех учетных документах. Повторяются данные об объеме документов. Объем документов, принимаемых в архив, указан в книге поступлений, объе- мы по фондам даются в листе фонда, где этот показатель выводится на основе итоговых записей в описях, затем в виде количества хранимых документов на 1 января текущего года этот показатель включается в карточку фонда, а объем документов архива определя- ется как сумма объемов документов всех хранимых в архиве фондов. То есть, показатели объема документов, указанные в итоговых записях описей данного фонда, должны совпа- дать с аналогичным показателем в листе фонда и карточке фонда. Если этот показатель в различных учетных документах одного фонда имеет различное цифровое выражение, то, следовательно, в учете документов фонда допущена ошибка, которая должна быть опера- тивно устранена. Например, показатель количества хранимых в архиве фондов, должна совпадать с количеством соответствующих карточек фондов. Взаимодополняемость учет- ных документов может быть прослежена на примере определения количества листов до- кументов. Этот показатель, основанный на нумерации листов в деле, в виде суммы указы- вается в заверительной надписи, это же сумма указывается в описи. Такие особенности учета имеют очень важное значение в обеспечении сохранности документов, поскольку позволяют осуществлять контроль за количеством хранимых документов. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 28 Приложение 1 Книга учета поступлений документов № п.п Дата поступ- ления Наименова- ние организации, (фамилия, инициалы лица), от которой по- ступили документы Наименова- ние, номер и дата документа, по которому приняты документы Назва- ние фонда Годы доку- ментов Кол - во ед. хр. или неописан- ных доку- ментов (листов) Краткая характе- ристика состоя- ния Номер фонда, присвоен- ный поступив- шим документам по списку фондов Приме- чания 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Итого поступило за _____ год ____________________________ ед. хр. (документов, листов цифрами и прописью) в том числе: _________________________________________ наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата Приложение 2 Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах Номер поступления Дата поступления Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии Дата копирования Номера фондов Номера описей 1 2 3 4 5 6 продолжение таблицы Количество дел, вклю- ченных в заказ Количество ед. хр. (микрофиш) страхо- вого фонда Фонд пользования Примечания количество позитивов количество диазокопий 7 8 9 10 11 Всего поступило за _____ год _____ _________ ____________ ед. уч. (отснятых дел) (цифрами и прописью) _____________________________ ед. хр. (микрофиш) страхового фонда (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 29 Приложение 3 Список фондов Номер фонда Дата первого поступления Название фонда Отметка о выбытии Примечания 1 2 3 4 5 Итого на 01.01. _____ г. ________________________________________ _ фондов (цифрами и прописью) в т.ч. поступило за _____ г. ________________________________ ___ __ фондов (цифрами и прописью) выбыло за _____ г. ____________________________________________ фондов (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата Приложение 4 Лист фонда Крайние даты каждого названия фонда Название фонда Категория фонда 1 2 3 Дата первого поступления фонда Дата посылки карт. фонда вышестоящ. арх. органу Местонахождение фонда (название государственного архива) № фонда , прежний № фонда 1 2 3 4 Учет неописанных документов Дата записи Поступление Выбытие Наличие (ос- таток) ед.хр. (дел, док - тов, листов) акт к - во ед.хр. (дел, док - тов, листов) основание к - во ед.хр. (дел, док - тов, листов) название документа № Дата № дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Учет описанных документов Дата записи Поступление Выбытие Наличие (остаток) ед.хр. (дел) № о писи Год Название описи или аннотации (краткая характе- ристика док - та) Ед.хр. (д ел ) № о писи Основание к - во ед .хр. (дел ) назв а- ние д ок - та № Дата по д ан- но й оп иси по фонду в целом 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 30 Приложение 5 Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве * наименование должности руководителя организации личная подпись, расшифровка подписи _________ 20___ г. Фонд № ________ ОПИСЬ № ______ дел постоянного хранения за __________________ год № пп Делопроизводственные индексы или номера по старой описи Заголовок дела Крайние даты Количество листов Примечания 1 2 3 4 5 6 опись внесено _____________________________ ________ дел с № ______ по № ______ (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата Приложение 6 Форма описи особо ценных дел Утверждаю Директор ______________ (название архива) _______________________ (подпись, расшифровка подписи ) _______________ дата № пп Номер описи Номер дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Номер ед. уч. (ед. хр.) страхо- вого фонда Примечания 1 2 3 4 5 6 7 8 * К описи составляется титульный лист в установленном порядке. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 31 Итого по описи ___ ________________________ ____ дел ___________ из них скопировано (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата Согласована протоколом ЭПК _______________________ (название архивного органа, архива) от _______________ № ____ __ Приложение 7 Форма описи страхового фонда на микрофишах ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА МИКРОФИШАХ * № пп (номер ед. хр.) Номер поступления в книге учета поступлений Номер описи Номер дела Количество ед. хр. (микрофиш) стра- хового фонда Количество кад- ров в ед.уч. страхового фонда Дата копи- рования Приме- чания 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого по описи ___________ ______________________________ __ ед. уч. (отснятых дел), (цифрами и прописью) __________________________________________________________ _ ед. хр. (микрофиш) (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата * Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 32 Приложение 8 Форма реестра описей особо ценных документов (первый лист) ____________________________________________________________________________ (название архива) РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ Начат______________________ Окончен____________________ АЛМАТЫ, 20.… г. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 33 Продолжение прил. 8 Форма реестра описей особо ценных документов (заключительный лист) № п/п № фонда № описи Количе- ство дел Количество листов в описи Количество экземпля- ров описей Примечание 1 2 3 4 5 6 7 На 01.01. 20___ г. в архиве числится _______________________________________________________ _____ особо ценных дел (цифрами и прописью) Приложение 9 Карточка фонда Дата первого поступления фонда Дата получения кар- точки в фондовый каталог Уполномоченный орган Местонахождение фонда (название госу- дарственного архива) Категория № фонда Крайние даты каждого названия фонда Название фонда Объём фонда на 1 января Годы Описанных ед.хр. Смикрофильмировано ед.хр. Неописанных ед.хр. (доку- ментов, листов) Карточка фонда (оборотная сторона) Название описи, аннотация документов Нач. год Кон. год Прежний N фонда _________ Примечание Дата ____________ Должность _____________ Подпись ________________ НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 34 Приложение 10 Паспорт Архива Кому представляется Кем представляется Паспорт Архива 1. Состав и объем архивных документов Показатели Код строки Кол - во фондов Кол - во ед.хр. Кол - во ед.хр. принятых на временное хранение Всего В том числе внесенных в описи секрет- ных учтенных особо цен- ных А Б 1 2 3 4 5 6 Документы на бум. основе, всего: Управленческая доку- ментация Документы личного происхождения НТД Документы по личному составу Кинодокументы Фотодокументы Фонодокументы Видеофонограммы МЧД (электронные документы) Микроформы на пра- вах подлинников Итого 1.1 Состав и объем архивных документов. Примечание Показатели Код стро- ки Кол - во ед. учета Всего в .ч. внесенных в описи А Б 1 2 Кинодокументы Фонодокументы Видеофонограммы МЧД (электронные документы) Микроформы на правах подлинников (кадров) Документы личного происхождения, не внесенных в описи Управленческая документация, не вне- сенная в описи (документы Националь- ного комитета РК) НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 35 Продолжение прил.10 1.2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов Показатели Код стро- ки Кол - во ед. хр. Объем страхового фонда скопированных дел для страхового фонда имеющих фонд пользова- ния кол - во кадров негативов Кол - во ед. хр. страхо- вого фонда А Б 1 2 3 4 Документы на бум. основе, всего: Управленческая документа- ция Документы личного происхо- ждения НТД Документы по личному со- ставу Кинодокументы Фотодокументы Фонодокументы Видеофонограммы МЧД (док - ты на электронных носителях – ЭД) Микроформы на правах под- линников Итого: 3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам 3.1. Описи, каталоги, базы данных Показатели Код строки Кол - во описей Закаталогизировано Создано баз дан- ных о составе и содержании док - тов Всего Из них в полном комплек- те Кол - во фон- дов Кол - во ед. хр. ед.уч. Кол - во состав- ленных карточек Кол - во БД Инф. объем (в Мбайт) Всего Из них вкючен- ных в каталоги А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 Док - ты на бум - ой основе. Всего: Управленческая докумен- тация Док - ты личного происхож- дения НТД Документы по личному со- ставу Кинодокументы Фотодокументы НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 36 Фонодокументы Видеофонограммы МЧД Микроформы на правах подлинников Электронные документы Итого: Продолжение прил.10 3.2. Справочно - информационные издания 4. Состав и объем научно - справочной библиотеки 5. Условия хранения документов Показатели Код строки Количество Зданий (помещений) архива. Всего: в т . ч .: специальные приспособленные Протяженность стеллажных полок (в пог.м). Всего: в том числе: металлических деревянных смешанных Степень загруженности (в %) оснащенность зданий сигнализацией (в %) охранная пожарная Закартонировано ед.хр. Руководитель ____________ ___________________ _______________________________ подпись расшифровка подписи "____" ___________________ фамилия и телефон исполнителя Показатели Код строки Количество Изданные справочники. Всего: в т . ч . : Путеводители, краткие справочники по фондам Других типов По административно - территориальному делению По истории учреждений Показатели Код строки Количество Книги и брошюры Газеты Журналы Др. виды печатной продукции НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 37 Приложение 11 Архив Президента Республики Казахстан П А С П О Р Т архивохранилища № ____ на 1 января 20___ г. № пп. Показатели Состав и объем документов по видам Общий объем до- кументов и в единицах Управл. документа- ция Фотодокументы Документы по личному составу 1. Количество фондов 2. Количество ед. хранения 3. Количество ед. хранения закартонированных 4. Количество выявленных особо ценных документов (ОЦД) 5. Количество ед. хранения скопированных для страхо- вого фонда 6. Количество ед. страхового фонда 7. Количество кадров негатива страхового фонда 8. Количество кадров фонда пользования Приложение 12 Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № пп Делопроизводственный индекс Дата Заголовок документа Количество листов Примечания 1 2 3 4 5 6 Итого _________________ ____________ _________________________ листов документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ___ _____________ _________________________ лл. (цифрами и прописью) наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 38 Приложение 13 Лист – заверитель дела Фонд № _____ Опись № _______ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ______________________________________ лист (ов), (цифрами и прописью) в т. ч. литерные №№ листов ___ ________________________________________________ пропущенные №№ листов _ ____________________________________________________ пронумерованные чистые листы _____________________________ ___________________ + листов внутренней описи _____ ________________________________________________ Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела №№ лис- тов 1.Брошюры, др. печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Фотодокументы 7. Карты, планы, чертежи и др. нтд 8. Рисунки, гравюры и акварели 9. Склеенные листы 10. Утрата части листа 11. Угасающий текст 12. Биологические повреждения наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 39 АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Утверждаю Директор Архива __________ Б.А. Джапаров ____ _____________ 2016 г. ИНСТРУКЦИЯ о порядке подготовки и проведения сканирования бумажных документов Составители: Руководитель Управления архивных технологий Шайлазымов Б.Д., Руководитель Управления обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов Бекишева Г.О. Список сокращений АП РК – Архив Президента Республики Казахстан Ф. – Фонд Оп. – Опись Д. – Дело ПК – Персональный компьютер МФУ – Многофункциональное устройство 1. Термины и понятия Сканирование бумажных документов – процесс получения цифровой копии объ- екта путем преобразования образа бумажного документа в цифровой формат с помощью специальных сканирующих устройств. Сканирование бумажных документов является одним из видов оцифровки и являет- ся неотъемлемой составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумаж- ных архивов к электронным системам хранения информации и работы с ней. Сканирование производится с помощью набора аппаратного обеспечения, пред- ставляющего собой широкую линейку сканеров, систем хранения, компьютеров, серверов и других вспомогательных устройств. Оцифровка ( англ. digitization) – описание объекта , изображения или аудио - видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выбо- рок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры, т. е. перевод его в цифровой вид, пригодный для записи на электронные носители . НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 40 Сканер – это устройство, которое анализируя какой - либо объект (обычно изображе- ние, текст), создаёт цифровую копию изображения объекта. Многофункциональное уст- ройство (МФУ) – устройство, сочетающее в себе функции принтера , сканера, копироваль- ного модуля и/или факсимильного устройства. Эти функции могут присутствовать в стан- дартной комплектации устройства или же некоторые из них могут добавляться к базовому устройству опционально. Уполномоченный сотрудник станции оцифровки – сотрудник Управления архив- ных технологий, на которого возложены дополнительные полномочия по осуществлению контроля и решению практических вопросов улучшению качества и количества оцифров- ки бумажных документов. 2. Введение Одним из актуальных направлений деятельности государственных архивов в облас- ти обеспечения сохранности архивных документов является создание копий страхового фонда и фонда пользования путем перевода документов в электронный вид. Настоящая инструкция разработана в целях ознакомления сотрудников учреждения с правилами и порядком сканирования бумажных документов, а так же сопутствующим данному процессу работам по их подготовке и выдаче. В инструкции содержатся описание по использованию сканирующей техники, стан- дарта форматов сканирования, порядка приема и выдачи бумажных документов, а также самого процесса сканирования. Данные сканированные документы предназначены для последующей обработки, хранения и использования в информационной системе Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив). 3. Порядок выдачи и приема бумажных документов для сканирования Контроль выдачи и приема архивных документов (дела, описи) для проведения оцифровки осуществляет Управление обеспечения сохранности и государственного уче- та архивных фондов. Управление не выдает на сканирование архивные документы со слабоконтрастными и угасающими текстами, а также требующие реставрацию, укрепле- ние основы и ранее сканированные (рескан, Англ. rescan ). Перед выдачей дел на сканирование Управление проводит сверку заголовков дел с описью, проверку правильности нумерации листов и уточнение в листе - заверителе (При- ложение № 1 ). Уполномоченнй сотрудник Управления равномерно распределяют сканируемые до- кументы между работниками станции оцифровки, в соответствии с требованием на выда- чу документов для изготовления электронных копий архивных документов (Приложение № 2). После регистрации требования в журнале учета заказов на создание электронных копий документов осуществляется выдача архивных документов для сканирования. В процессе деятельности исполнители несут персональную ответственность за со- хранность архивных документов в течение всего времени работы с ними. Завершив сканирование, сотрудники станции оцифровки в нижней части листа - заверителя дела, под отметкой «Дата», делают запись «Дело переведено в электронный вид» с указанием своей фамилии, инициалов, должности и даты сканирования. Также за- полняется лист использования (Приложение № 3 ). После того как дела будут подготовлены к сдаче в хранилище их передают в лабо- раторию подшивки и реставрации Управления обеспечения сохранности и государствен- ного учета архивных фондов. Сведения о сдаче и приеме документов фиксируются в спе- циальном Журнале учета приема - передачи документов для подшивки. После подшивки сотрудники станции оцифровки сдают их в Управление обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов для полистной проверки и раз- мещения в архивохранилище. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 41 5. Подготовка бумажных документов к сканированию Предварительная подготовка бумажных документов к сканированию требует про- фессионального подхода. Утвержденный руководством вид сканирования – скоростной, требует обязательную расшивку дел. Поэтому, от специалиста, выполняющего оцифров- ку, требуется максимум ответственности и аккуратности при разделении технологических листов без нарушения целостности и нанесения урона физическому состоянию докумен- та, особенно если они прочно склеены, прошиты металлической нитью (проволокой), слипшиеся, скреплены скобами в папки и т. п. В этой части, задачей сотрудника станции оцифровки является: осторожная расшивка дел, разделение и тщательная очистка лис- тов от чужеродных образований, таких как клей, скотч, скрепки и т. п. Листы дел, имеющие механические повреждения (мятые, надорванные, порванные) и разноформатные, откладываются отдельно для сканирования посредствам планшетно- го сканера либо модуля планшетного сканирования МФУ. 6. Формат электронной версии документа В качестве электронной версии документа в информационной системе Архива Пре- зидента РК принят файл со следующими параметрами: Размер документа – А4 (ширина – 21,59 см., длина 27,94 см.); Формат файла – TIF/TIFF; Цветовая палитра – черно - белая (B/W); Разрешение 200 dpi (200 точек на дюйм); Сжатие – CCIT группа 4, сжатый (Group 4 2d). 7. Процесс сканирования Для сканирования бумажных документов необходимо выполнить следующие действия: 1. Включить сканер вместе с рабочей станцией (нагрев обеих машины занимает 5– 7 мин.); 2. Провести осмотр всех доступных узлов сканирующего оборудования на наличие пыли, грязи и частиц бумаг, образовавшихся в результате работы, если таковые имеются, необходимо очистить с помощью специальной жидкости и мягкой ткани (без ворса); 3. На локальном диске ПК (Е:/I:) нужно создать папку в названии которой должны быть указаны номера сканируемого фонда, описи и дела. Пример: Ф.5 - Н. Оп.1. Д.34. После сканирования в данной папке будут размещены отсканированные, пронуме- рованные документы дела ; 4. Подготовленные для сканирования листы документа разместить в одном из ска- нирующих модулей (податчик скоростного сканера/планшетный сканер). Размещение бу- мажных листов в сканере или МФУ осуществляется в соответствии с форматом каждого документа. 5. Начать сканирование в соответствии с типом и моделью сканирующего устройства: МФУ «KONI C A MINOLTA bizhub c 454e», «KONI C A MINOLTA bizhub c 224е» (Прило- жение 4 ); «LANIER LD 328c» (Приложение 5 ); Комбинированный сканер «Kodak 1220i Plus Scanner» (Приложение 6 ). Документы сканируются в строгой последовательности, соответствующей их разме- щению в бумажном архиве, так как после обработки документации, выполняется обрат- ная комплектация листов в их исходное состояние. В процессе сканирования сотрудник обязан следить за качеством финальных фай- лов, контролировать, чтобы не сглаживалась глубина оттенков, не смазывались детали. В исключительных случаях, когда сканированию подлежат отдельные документы с выцветившейся основой и затухающим текстом, необходимо настраивать сканирующее устройство таким образом, чтобы изображения в файле были максимально четкими, кон- трастными. НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 42 Документы с размытым текстом, имеющие пятна от чернил и жира, следы неаккурат- ной реставрации сканируются с использованием специальных графических редакторов. Каждый сканированный электронный документ должен оцениваться на наличие де- фектов, на отличие от оригинала, и в случае обнаружения несоответствий или погрешно- стей, необходимо выполнить повторное сканирование. В целях обеспечения сохранности архивных документов и гигиены труда, во время работы сотрудники станции оцифровки должны быть одеты в рабочие халаты, при необ- ходимости матерчатые перчатк. Управление хозяйственной службы Архива обеспечивает сотрудников станции оцифровки необходимым рабочим материалом и приводит соотве- ствующую профилактику. Во время сканирования уполномоченный сотрудник станции оцифровки осуществляет контроль качества проводимых работ. Некачественно изготов- ленные электронные образы возвращаются им на переделку (рескан, Англ. rescan ). Уполномоченный сотрудник ведет учет количества отсканированных документов и мони- торинг работы, обеспечивает активный темп работы станции. Приложение № 1 Лист – заверитель дела Фонд № _____ Опись № _______ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ______________________________________ лист (ов), (цифрами и прописью) в т. ч. литерные №№ листов ___________________________________________________ пропущенные №№ листов _____________________________________________________ пронумерованные чистые листы ________________________________________________ + листов внутренней описи _____________________________________________________ Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела № листов 1. Брошюры, др. печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Фотодокументы 7. Карты, планы, чертежи и др. нтд 8. Рисунки, гравюры и акварели 9. Склеенные листы 10. Утрата части листа 11. Угасающий текст 12. Биологические повреждения наименование должности работника подпись расшифровка подписи дата НОРМАТИВТІК-ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӘНЕ ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ НОРМАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 43 Приложение № 2 ТРЕБОВАНИЕ на выдачу документов из архивохранилища для создания электронных копий документов Фамилия, имя, отчество _____________ __________________________________________ Тема ______________________________________ _________________________________ Оборотная сторона № пп. Фонд Опись № дела Кол - во листов Заголовок дела 1 2 3 4 5 6 ____________________________________________ ___________________ Должность получившего сотрудника подпись «___» _____________ 20___ г. Приложение № 3 ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ______ ОПИСИ № __________ФОНДА № __________ Дата жүктеу/скачать 6,84 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|