2. организация хранения документов архивного
Ведение учетных документов
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| 4.3. Ведение учетных документов
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. Основной "костяк" внутренних учетных документов в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от типа и вида архива. Например, в архиве организации имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный или муниципальный архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений. Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов. Книга учетов поступления документов предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива, а также установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно отразить динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик- фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы, за которые находятся документы на хранении. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Ежегодно на 1 января в книге учета поступлений документов делается итоговая запись о количестве поступивших за год архивных документов. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива "освободившийся" номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот и учетные документы. В организации, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива номер фонду этой организации присваивает при первом поступлении документов тот государственный или муниципальный архив, куда документы передаются на постоянное хранение. *** Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию. Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.). Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.). Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя. В государственном или муниципальном архиве список фондов оформляется как отдельное дело, листы которого обязательно нумеруются, к нему составляется итоговая запись (на 1 января каждого года) о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|